Экономическая информация

1. Экономическая информация: понятие, классификация и особенности.

2.Структура учетной информации.

3. Системы классификации и кодирование.

4.Унифицированная система документации и документопотока.

5.Электронный документооборот.

6. Банки данных.

7. Хранилища данных.

8. Информационное обеспечение управленческой деятельности.

1. Экономическая информация: понятие, классификация и особенности.

Экономическая информация отражает и сопровождает процессы производства, распределения, обмена и потребления, материальных благ и услуг. Экономическая информация служит инструментом управления, а с другой стороны является неотъемлемым элементом системы управления.

В информационных процессах, осуществляемых в целях управления, информация выступает и как ресурс, и как продукт.

Целесообразно оценивать прагматические свойства экономической информации:

- Достаточность (полнота) - объем и содержание информации должны быть достаточны для принятия управленческого решения.

- Актуальность – степень сохранения ценности информации в момент ее использования.

- Своевременность – поступление информации не позже ранее согласованного момента времени.

- Точность (достоверность) – степень близости информации к реальному состоянию объекта.

- Устойчивость – способность реагировать на изменение исходных данных без нарушения достоверности информации.

- Доступность – соответствие информации уровню технических, программных и интеллектуальных возможностей пользователя.

Классификация экономической информации.

1) по функциям управления:

а) Плановая информация, описывает процессы и явления, которые должны быть совершены в будущем. В зависимости от уровня управления плановая информация может быть прогнозной, перспективной или оперативно-календарной.

Б) учетная информация, отражает свершившиеся процессы и явления. В общем объеме информации предприятия на долю ученой информации приходится до 70%. Подразделяется на оперативную, статистическую и бухгалтерскую.

В) нормативная информация – нормы и нормативы, необходимые для решения задач конструкторско-технологической подготовки производства. (нормы расхода ресурсов, нормы трудовых затрат, тарифные ставки, ставки налогооблажения, банковские реквизиты и т.д.

Г) аналитическая информация, возникает в процессе оценки производственно-хозяйственной и финансовой деятельности предприятия. Она является основой для принятия управленческих решений.

 

2) по отношению к информационной системе:

а) входная информация, т.е. информация, поступающая в информационную систему. Входная информация подразделяется на внутреннюю и внешнюю по отношению к организации в целом.

Внутренняя входная информация складывается из первичной информации (возникает внутри данной ИС при регистрации фактов ее производственно- хозяйственной деятельности) и информации из других ИС организации.

Внешняя входная информация поступает из внешней для организации среды (информация контрагентов, информация о состоянии рынка, законодательная информация и т.д.)

Возможно также деления входной информации на обрабатываемую и необрабатываемую.

Входная обрабатываемая информация является информационным ресурсом для осуществления информационных процессов. Результатом обработки информации является промежуточная информация (подлежит дальнейшей обработке внутри данной ИС) или результатная информация (конечный информационный продукт для данной ИС)

Входная необрабатываемая информация проходит транзитом через информационную систему, содержится в поступающих документах, может учитывать при осуществлении информационных процессов.

Б) выходная информация, т.е. информация выходящая из ИС. К ней относят результатную и необрабатываемую в данной ИС информацию.

Подразделяется информацию внутреннего использования (передается в другие ИС организации) и внешнюю информацию (передается во внешнюю среду).

 

3) по стабильности:

а) постоянная (условно-постоянная) информация, длительное время не изменяется и многократно используется. В большинстве случаев фиксируется в справочниках БД.

Б) переменная информация отражает количественные и качественные характеристики производственно-хозяйственной деятельности организации.

 

Особенности экономической информации.

- Большие объемы информации

- Многократной повторение информационных процессов в установленные временные периоды (месяц, квартал, полугодие, год)

- Значительный удельный вес математической и логической обработки информации.

- Уменьшение объемов информации в ходе ее обработки и продвижении на верхние уровни управления.

- Большое число внутренних и внешних пользователей.

- Длительность хранения некоторых информационных продуктов.

 

2.Структура учетной информации.

Как отмечалось в предыдущем пункте, на долю ученой информации приходится до 70% общего объема информации организации. Учетная информация имеет сложную иерархическую структуру, в которую входят:

А) реквизит – элементарные единицы информации, отражающие определенное свойство объекта, явления или процесса. Различают:

- Реквизиты-основания, характеризуют количественные стороны объекта, процесса или явления. (количество, стоимость). При обработке экономической информации над ними выполняются арифметические операции.

- Реквизиты-признаки, характеризуют качественные стороны объектов, процессов и явлений (дата, наименование, фамилия, марка и т.д.). Подлежат логической обработке (группировка, сортировка и т.д.)

Б) показатель - составная единица информации, которая включает один реквизит-основание и один (несколько) реквизитов-признаков. Показатель характеризует количественную и качественную сторону объектов, процессов и явлений.

В) документ – определенным образом организованная совокупность взаимосвязанных показателей.

К документам предъявляются следующие требования:

1. минимальный набор показателей, обеспечивающий полноту (достаточность) информации
2. показатели документа должны отвечать требованиям актуальности и достоверности
3. своевременность формирования документа
4. формирования документа в доступной пользователю форме.

Большинство документов состоит из 3 частей: заголовочной, табличной и оформительской.

Отдельные документы имеют стандартную форму, задаваемую кодом, и строгие правила оформления.

Г) в целях упрощения организации и осуществления информационных процессов документы объединяют в массивы документов. Выделяют однородные массивы документов (содержат документы одинаковой формы) и неоднородные (содержат различные по форме и структуре документы).

Д) информационные потоки - совокупность перемещаемых массивов документов, относящихся к ому или иному участку управленческой деятельности.

Е) информационная база – совокупность всех массивов документов организации.

 

3. Системы классификации и кодирование.

Коды. Кодирование.

Автоматизированная обработка информации основывается на ее группировке по каким-либо реквизитам-признакам (по номенклатуре, по подразделениям, по контрагентам и т.д.). Для выполнения группировки информации появляется необходимость кодирования группировочных реквизитов-признаков условными обозначениями, для чего используются коды.

Код- условное обозначение объекта знаком или группой знаков по определенным правилам, установленным системой кодирования.

Процесс присвоения объектам кодовых обозначений называется кодированием.

Назначение кодов:

1. обеспечение группировки информации,
2. подведение итогов по группировочным признакам
3. выполнение процедур поиска и выборки информации
4. организация хранения информации
5. организация передачи информации

Требования к кодам:

1. код должен быть присвоен каждому объекту изучаемой предметной области
2. код должен иметь однозначное обозначение
3. расширение круга объектов кодирования без изменения правил кодирования и обозначения кодов
4. один и тот же объект должен иметь одинаковый код во всех решаемых задачах. Например: код, присваиваемый конкретному виду материала, применяется при регистрации его поступления, при планировании объемов производства, при зачете себестоимости продукции и т.д.
5. коды должны быть неизменны длительный период времени, удобны для восприятия и запоминания
6. коды должны быть просты для заполнения, чтения и обработки документов
7. код должен обладать максимальной информированностью при минимальной значности
8. возможность автоматического обнаружения ошибки в кодовом обозначении

Системы кодирования:

1. порядковая, обычная нумерация объектов

2. серийно-порядковая,

1. позиционная
2. комбинированная
3. штриховая, строится на двоичной основе – широким линиям и промежуткам присваивается логическое обозначение 1, а узким – 0. штриховой код – чередование узких и широких линий.

 

Классификаторы.

Классификатор – систематизированный свод однородных наименование (объектов подлежащих классификации) и их кодовых обозначений.

Систематизация классификаторов:

1. общегосударственные классификаторы (ОК), разрабатываются в централизованном порядке и являются едиными для всей страны. Насчитывается несколько десятков общегосударственных классификаторов.

2. отраслевые классификаторы, единые для конкретной отрасли

3. региональные классификаторы, единые для данной территории

4. локальные классификаторы, составляются для конкретного предприятия, организации, фирмы.

Разработка классификаторов состоит из 4 этапов:

1. установление перечня и количества объектов, подлежащих кодированию

2. выбор системы классификации объектов.

3. разработка кодовых обозначений, кодирование объектов

4. формирование классификатора. В большинстве случаев классификатор оформляется в виде справочника

Применение классификаторов:

1. заполнение документов. Отдельные документы требует ввода не наименования объекта, а его кода,

2. хранение классификаторов в памяти ЭВМ. Это позволяет осуществлять поиск информации об объекте по его коду, автоматически заполнять документы сведениями об объекте, указав его код.

4.Унифицированная система документации и документопотока.

Документ - основной материальный носитель информации. Оформляется в установленном порядке и имеет правовое значение в соотвествии с действующим законодательством. Имеют юридическую силу при наличии печати и подписи.

Документационное обеспечение видов работ и функций управления – это документирование. Совокупность документов, циркулирующих в ИС, называется системой документации.

Документы делятся:

ü Первичные (содержат исходные данные) и выходные(содержат результатную, обобщающую информации, используются при принятии управленческих решений.

ü Внутренние (формируются и циркулируют внутри организации) и внешние (создаются за пределами организации)

ü По функциям управления:

организационно-распорядительные (нормативные документы, регламентирующие статус организации, приказы, решения, распоряжения и т.д.), специальные (отражают специфику деятельности данной ИС - плановые, финансовые, учетные)

ü В 1994 были разработаны ГОСТы на унифицированную систему организационно-распорядительных и специальных документов. Унифицированная система документации– это комплекс стандартных форм документов и правил их оформления.

Каждой унифицированной форме документа присваивается общегосударственный код, который указывается в верхней части документа

В унифицированном документе можно выделить 3 части:

- Заголовочная часть содержит наименование предприятия, код документа, наименование документа, дату создания документа, зону размещения постоянных реквизитов-принаков (склад, цех и т.д.)

- Табличная (содержательная) часть, служит для размещения переменных реквизитов-признаков и реквизитов-оснований

- Оформительская часть содержит подписи ответственных лиц

 

Результатная информация может быть представлена в виде отчетов, регистров бухгалтерского учета, сводок, графиков .

 

5.Электронный документооборот.

Информация документа может быть использована различными службами и подразделениями, что обуславливает необходимость их перемещения, образуя документопотоки.

Документопоток– это движение упорядоченных групп документов от момента их создания до момента передачи в архив.

Электронный документооборот – это способ представления первичных данных о хозяйственных процессах и явлениях на машинных носителях. Они являются важной и неотъемлемой частью информационной базы данных, которые отражают информационную модель конкретного субъекта. Электронный документооборот обладает всеми свойствами и юридической силой документоуправления. В электронных документах содержится информационное обеспечение, имеющее различные представления: текст, графика, звук, изображение. Они хранятся как файлы на машинных носителях.

Юридическая сила документа обеспечивается с помощью реквизитов:

ü идентификационный код источника

ü электронная подпись автора документа

ü код формы документа

ü № документа

ü дата и время создания или модификации документа

Создание электронного документа осуществляется:

1. с помощью клавиатуры в вручную в экранную форму документа установленного образца

2. сканирование немашинного документа, путем создания файла графических символов и их преобразование в стандартный формат машинного документа

3. с помощью программ или вставок в документ технологий «OLE объект»

4. получение электронных документов по электронной почте.

Для управления работой с электронными документами создается и используется система управления электронным документооборотом. Эта система должна охватывать все этапы жизненного цикла документа. Это создание, обработка, хранение, поиск, помещение в архив. Система хранения документов в электронном виде должна обеспечивать:

ü централизованное хранение

ü ведение архивов электронных документов

ü администрирование системы управления документами

ü санкционированный доступ и защиту файлов электронных документов в режиме чтения и записи

ü конвертирование документов в любых форматах

ü быстрый просмотр и поиск документов по различным критериям отбора.

 

 

6. Банки данных.

Принцип интеграции ИТ предполагает организацию хранения информации в виде банка данных (БНД).

Банк данных – система специальным образом организованных баз данных, программных, технических и организационно-методическ4их средств, предназначенных для обеспечения централизованного сбора, хранения и коллективного многоцелевого использования данных.

Банк данных содержит следующие основные компоненты:

1. база данных (централизованная или распределенная). Базы данных отличаются минимальной избыточностью данных, способностью к расширению, высокой степенью сжатия информации
2. СУБД
3. ЭВМ класса СЕРВЕР или МЭЙНФРЕЙМ, обладающая высокими техническими характеристиками (большой объем внешней и оперативной памяти, высокая скорость обработки информации, многопользовательский режим работы с ЭВМ). Формирование банка данных возможно лишь при наличие компьютерной сети
4. система информационной защиты данных

При построении банка данных придерживаются следующих принципов:

хранения и описания данных отдельно от программ по их обработке,

единство организации массивов данных,

централизации процессов накопления, хранения и обработки данных,

возможности однократного ввода данных с последующим их многоразовым и многоцелевым использованием,

возможность оперативного обращения к массивам данных всех заинтересованных пользователей,

минимизация затрат на построение и функционирование.

Несмотря на довольно высокую стоимость создания банки данных находят широкое применение, в связи с тем, что обладают следующими преимуществами:

Быстрота осуществления информационных процессов в организации, наиболее эффективное удовлетворение информационных потребностей пользователя

Уменьшение информационных потоков в организации, сокращение их избыточности и дублирования

Повышение производительности пользователей, снижение временных затрат на работу с данными.

 

7. Хранилища данных.

Хранилище данных – ИТ, которая собирает данные из внутренних баз организации и из внешних источников и позволяет хранить и использовать их как единое целое. Оно позволяет преобразовать большие объемы разнообразных данных из множества источников в единую форму, которая удобна для обработки, анализа, планирования и принятия управленческих решений.

Основные компоненты хранилища данных:

1. данные, которые организуются и согласуются согласно предмету (несмотря на то, что их источники, форматы и ИТ по их обработке могут быть различны) и упорядочены во времени. Для уменьшения объема хранилищ данные хранятся в сжатой форме
2. метаданные, описывают способы извлечения информации из различных источников, методы их преобразования из различных структур и форматов.
3. различные ИТ обработки данных
4. совокупность технических средств – платформа хранилища данных
5. система информационной защиты данных

К хранилищам данных предъявляются следующие требования:

Необходимость быстрой загрузки новых порций данных. Современные платформы передавать и обрабатывать блоки данных до 32 Кб

Обеспечение согласованности данных

ИТ хранилища должны обеспечивать одинаковую быстроту обработки информации независимо от ее объема (скорость зависит от сложности задач)

ИТ не должны иметь архитектурных ограничений и поддерживать модульную и параллельную обработку данных, сохранять работоспособность при авариях, иметь возможности самовосстановления

Хранилище должно обслуживать сотни пользователей, не снижая скорость и качество обработки данных

Координирование перемещения данных между различными банками и хранилищами данных

 

 

8. Информационное обеспечение управленческой деятельности.

Таким образом, сделаем вывод о структуре информационно обеспечения управленческой деятельности. Это совокупность единой системы показателей, массивов и потоков информации, вариантов организации документооборота, систем классификации и кодирования, унифицированной системы документации.

Назначение ИО – обеспечить организацию и представление информации таким образом, что бы она отвечала требования пользователей и ИТ.

Требования, предъявляемые к ИО:

сбор организация и представление полной, достоверной и актуальной информации необходимой пользователю. Минимальные затраты на осуществление информационных процессов

обеспечение взаимосвязи задач управления на основе использования единых массивов данных

информационно-справочное обслуживание пользователей.

Наиболее распространенной внутримашинной организацией ИО являются базы и банки данных. Наиболее сложны хранилища данных