Анализ предметной области показывает, что для автоматизации работы Отдела кадров целесообразно создать БД ОТДЕЛ КАДРОВ, состоящую из трех таблиц: СОТРУДНИК, СОСТАВ СЕМЬИ, ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ. Таблицы будут связаны между собой следующим образом:
Таблица СОТРУДНИК с таблицей СОСТАВ СЕМЬИ связываются по полю Идент код, а с таблицей ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ - по полю Должн.
Характеристики таблицы-объекта СОТРУДНИК:
- идентификационный код Идент код (10 символов - тип текстовый );
- фамилия Фамилия ( 20 символов - тип текстовый);
- имя Имя ( 15 символов - тип текстовый);
- отчество Отчество ( 15 символов - тип текстовый);
- пол Пол (1 символ - тип текстовый);
- дата рождения Дата рожд ( поле типа дата );
- место рождения Место рожд ( 15 символов - тип текстовый );
- образование Образов (15 символов - тип текстовый);
- должность Должн (15 символов - тип Мастер подстановок);
- стаж работы Стаж работы (длинное целое - тип числовой );
- семейное положение Сем полож (7 символов - тип текстовый) ;
- дата зачисления на работу Дата зач (поле типа дата/время);
- телефон Тел (8 символов - тип текстовый);
- домашний адрес Адрес (поле-МЕМО).
Характеристики таблицы-объекта СОСТАВ СЕМЬИ:
- идентификационный код Идент код (10 символов - тип Мастер подстановок );
- отношение Отношение (10 символов - тип текстовый);
- фамилия Фамилия (20 символов - тип текстовый);
- имя Имя (15 символов - тип текстовый);
- отчество Отчество (15 символов - тип текстовый);
- год рождения Дата рожд (поле типа дата/время).
Характеристики таблицы-объекта ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ
- № п/п НПП (длинное целое - тип числовой);
- название подразделения Назв подр (30 символов - тип текстовый);
- должность Должн (15 символов - тип текстовый);
- количество штатных единиц Кол ед (длинное целое - тип числовой);
- должностной оклад Оклад (длинное целое - тип числовой);
- фонд заработной платы за месяц ФЗПМ (длинное целое - тип числовой);
- фонд заработной платы на год ФЗПГ (длинное целое - тип числовой);
Описание работы
Загрузить Microsoft Access, выполнив действия: Пуск-> Программы -> Microsoft Access (или выполнив щелчок на соответствующей пиктограмме на панели Microsoft Office).
Для создания новой базы данных выполнить следующее:
- В окне Microsoft Access выбрать переключатель Новая база данных, затем – кнопка ОК.
- В появившемся окне Новая База данных выбрать диск и открыть папку в которой будет создаваться новая БД. Затем в разделе Имя файла ввести имя создаваемой БД ОТДЕЛ КАДРОВ, выполнить щелчок по кнопке Создать.
- В появившемся на экране окне БД ОТДЕЛ КАДРОВ выбрать вкладку Таблицы, затем – кнопку Создать.
- В окне Новая таблица выбрать режим создания таблицы Конструктор, затем щелчок по кнопке ОК.
- Создать структуру таблицы СОТРУДНИК: В окне Конструктора таблиц заполнить соответствующие разделы: Имя поля, Тип данных, Описание. Для перехода от раздела к разделу использовать клавишу .
- В разделе Тип данных для изменения типа раскрыть окно выбора типа, выполнив щелчок по кнопке раскрытия списка, затем выполнить щелчок в строке, содержащей соответствующий тип.
- При этом в нижней части экрана в разделе Свойства поля появляется информация о данном типе поля. При необходимости туда можно вносить изменения, выполнив щелчок в соответствующей строке, удалив предыдущее значение, введя новое. Дополнительно можно задать формат поля, условие на значение и т.д.
- После создания структуры таблицы необходимо задать ключевое поле. Обычно, поле, используемое в качестве ключевого, располагается в таблице первым. Для создания ключевого поля выделить поле, выполнив щелчок слева от имени поля на полосе выделения. Выполнить Правка -> Ключевое поле или выполнить щелчок по пиктограмме Ключевое поле. Слева от имени поля появится изображение ключа.
- Поле Должн выбрать в качестве индексированного. Для этого в разделе Свойство поля выбрать строку Индексированное поле. Выполнить щелчок по кнопке раскрытия списка и выбрать строку Да (Допускаются совпадения).
- После создания структуры таблицы сохранить ее. Выбрать Файл -> Сохранить или Сохранить как...В окне Сохранение объекта выбрать В текущей базе данных, затем ввести имя для сохранения созданной таблицы: СОТРУДНИК, затем - ОК.
Аналогичным образом создать структуру таблицы СОСТАВ СЕМЬИ. - Для поля Идент код целесообразно выбрать тип Мастер подстановок. Это позволит облегчить заполнение данными этого поля. После выбора типа Мастер подстановок откроется первое диалоговое окно Создание подстановки. В этом окне выбирается способ, которым столбец подстановки получит свои значения: из таблицы или запроса. Затем щелчок по кнопке ДАЛЕЕ. В следующем диалоговом окне выбирается таблица, содержащая столбец подстановки. Затем щелчок по кнопкеДАЛЕЕ.
- В следующем окне выбирается поле, используемое в качестве столбца подстановки и щелчком по кнопке > переносится в окно Выбранные поля. Щелчок по кнопке ДАЛЕЕ.
Следующее окно содержит сообщения о том, какие действия выполнить со столбцом в случае необходимости. Затем щелчок по кнопке ДАЛЕЕ.
В следующем окне выполнить щелчок по кнопке ГОТОВО. Появится сообщение о том, что перед созданием связи необходимо сохранить таблицу. Для этого выполнить щелчок по кнопке ДА. В разделе Тип данных будет указан тип Текстовый, т.е. тип, соответствующий типу поля подстановки из таблицы СОТРУДНИК. - В таблице СОСТАВ СЕМЬИ необходимо выбрать поле Идент код в качестве индексированного поля. Для этого в разделе Свойство поля выбрать строку Индексированное поле. Выполнить щелчок по кнопке раскрытия списка и выбрать строку Да (Допускаются совпадения).
- При сохранении таблицы отказаться от создания ключевого поля.
Создать структуру таблицы ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ, включив в нее указанные поля и выбрав для них соответствующие типы.
- В качестве ключевого поля выбрать поле Должн.
Заполнение таблиц
Заполнение таблиц целесообразно начинать с таблицы ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ, так как поле Должн этой таблицы используется в качестве столбца подстановки для заполнения соответствующего поля таблицы СОТРУДНИК.
- В окне Базы данных выбрать нужную таблицу
- Выполнить щелчок по кнопке ОТКРЫТЬ
- На экране появится структура БД в табличном виде
- Заполнение производится по записям, т.е. вводится информация для всей строки целиком
- Переход к следующему полю осуществляется нажатием клавиши .
- При заполнении первой строки следом за ней появится новая пустая строка.
Для заполнения поля МЕМО в таблице СОТРУДНИК нажать комбинацию клавиш SHIFT+F2, предварительно установив курсор в поле МЕМО. После ввода или редактирования данных в этом окне щелкнуть по кнопке ОК.
Для заполнения данными поля Должн в таблице СОТРУДНИК использовать список поля подстановки, раскрывая его щелчком мыши по кнопке раскрытия списка. Выбор нужной должности производится щелчком мыши в соответствующей строке.
Аналогично заполняется данными поле Идент код в таблице СОСТАВ СЕМЬИ.
После заполнения таблиц данными установить связь между таблицами:
- Выбрать команду Сервис -> Схема данных или выбрать пиктограмму Схема данных. Появится окно Схема данных, содержащее диалоговое окно Добавление таблицы.
- Выбрать таблицу СОТРУДНИК, затем выполнить щелчок на кнопке ДОБАВИТЬ, для добавления таблицы в окно Схема данных.
- Повторить действие для каждой таблицы, участвующей в установке связи.
- Для создания связей между таблицами СОТРУДНИК и СОСТАВ СЕМЬИ поместить поле Идент код из таблицы СОТРУДНИК, на соответствующее поле таблицы СОСТАВ СЕМЬИ, появится диалоговое окно Связи.
- Для автоматической поддержки целостности БД установить флажок Обеспечение целостности данных.
- Установить также флажки Каскадное обновление связанных полей и Каскадное удаление связанных полей.
- Выполнить щелчок на кнопке СОЗДАТЬ. В окне Тип отношений будет указан тип один-ко-многим.
- Соответствующим образом связать таблицы СОТРУДНИК и ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ, выбрав для связи поле Должн и установив те же флажки.
- Затем закрыть окно Связи.
- При запросе на сохранeние связи выполнить щелчок на кнопке ДА.
В окне БД выбрать таблицу ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ, открыть ее в режиме Таблицы. Удалить должность "статистик". Открыть таблицы СОТРУДНИК и СОСТАВ СЕМЬИ и убедиться в том, что из таблиц исчез сотрудник, занимавший эту должность, а также сведения о его семье.
Восстановить удаленную информацию во всех таблицах.
Идент код
| Фамилия
| Имя
| Отчество
| Пол
| Дата рожд
| Место рожд
| Образов
|
| Старченко
| Светлана
| Борисовна
| ж
| 22.04.43
| г.Казань
| ср.технич.
|
| Архипов
| Сергей
| Иванович
| м
| 23.03.49
| Харьков
| высш.
|
| Круговой
| Геннадий
| Иванович
| м
| 22.04.45
| г.Омск
| высшее
|
| Царева
| Анна
| Николаевна
| ж
| 30.07.50
| г.Харьков
| высшее
|
| Каменева
| Татьяна
| Дмитриевна
| ж
| 24.06.59
| г.Курск
| высшее
|
| Безродный
| Владимир
| Михайлович
| м
| 05.09.53
| г.Харьков
| высшее
|
| Садчиков
| Аркадий
| Викторович
| м
| 10.01.57
| г.Тамбов
| ср.технич.
|
| Бронзов
| Станислав
| Иванович
| м
| 12.11.60
| г.Москва
| высшее
|
| Мапошенко
| Юрий
| Николаевич
| м
| 21.11.64
| г.Омск
| высшее
|
| Коваль
| Александра
| Николаевна
| ж
| 31.03.65
| г.Киев
| высшее
|
| Строков
| Олег
| Викторович
| м
| 05.08.65
| г.Орел
| высшее
|
| Бородулин
| Андрей
| Васильевич
| м
| 31.12.69
| г.Киев
| высшее
|
Таблица 1. Таблица-объект СОТРУДНИК
Должн
| Стаж работы
| Сем полож
| Дата зач
| Телефон
| Адрес
|
статистик
|
| замужем
| 24.09.95
| 65-12-13
| ул.Гв.Широнинцев21,кв.30
|
директор
|
| женат
| 10.12.88
| нет
| пер.Хрустальный 8
|
зав.кафедрой
|
| вдовец
| 01.09.90
| 68-14-13
| ул.Светлая 14,кв.55
|
гл.бухгалтер
|
| замужем
| 01.01.96
| 47-23-15
| ул.Артема 24, кв.1
|
начальник ОК
|
| замужем
| 30.12.90
| 65-67-72
| ул.Героев труда 28-Б,кв.76
|
зам.директора
|
| женат
| 01.09.92
| 32-32-14
| пр.Правды 44, кв.55
|
диспетчер
|
| холост
| 15.10.98
| 10-12-10
| пер.Короленко 2, кв.1
|
преподаватель
|
| женат
| 31.08.94
| 23-10-70
| ул. Революции 6, кв.2
|
специалист
|
| женат
| 31.08.94
| 43-35-13
| ул.Пушкинская 54,кв2
|
методист
|
| замужем
| 01.10.92
| 47-67-33
| ул.Иванова 5, кв.2
|
преподаватель
|
| женат
| 10.09.92
| 69-05-03
| пр. Косиора 162, кв161
|
доцент
|
| холост
| 31.08.95
| 27-14-12
| пр.Гагарина 117, кв.20
|
Продолжение Таблицы 1. Таблица-объект СОТРУДНИК
Идент код
| Отношение
| Фамилия
| Имя
| Отчество
| Дата рожд
|
| отец
| Старченко
| Николай
| Иванович
| 12/01/1917
|
| мать
| Старченко
| Людмила
| Яковлевна
| 25/12/1920
|
| сын
| Архипов
| Дмитрий
| Сергеевич
| 01/091988
|
| муж
| Царев
| Петр
| Алексеевич
| 14/11/1948
|
| муж
| Каменев
| Александр
| Иванович
| 15/02/1952
|
| дочь
| Безродная
| Алла
| Владимировна
| 24/06/1991
|
| мать
| Садчикова
| Мария
| Ивановна
| 29/04/1930
|
| дочь
| Бронзова
| Инна
| Станиславовна
| 15/12/1998
|
| сын
| Мапошенко
| Игорь
| Юрьевич
| 22/06/1992
|
| сын
| Мапошенко
| Владимир
| Юрьевич
| 23/08/1995
|
| дочь
| Строкова
| Юлия
| Олеговна
| 28/07/1985
|
| дочь
| Строкова
| Наталия
| Олеговна
| 14/03/1990
|
Таблица 2. Таблица-объект СОСТАВ СЕМЬИ
Нпп
| Назв подр
| Должн
| Кол ед
| Оклад
|
| Дирекция
| бухгалтер
|
|
|
| Дирекция
| гл.бухгалтер
|
|
|
| Дирекция
| директор
|
|
|
| уч.кафедра
| диспетчер
|
|
|
| уч.кафедра
| доцент
|
|
|
| уч.кафедра
| зав.кафедрой
|
|
|
| Дирекция
| зам.директора
|
|
|
| уч.кафедра
| методист
|
|
|
| Дирекция
| начальник ОК
|
|
|
| уч.кафедра
| преподаватель
|
|
|
| уч.кафедра
| статистик
|
|
|
| уч.кафедра
| Специалист
|
|
|
Таблица 3. Таблица-объект ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ
При выполнении лабораторной работы были изучены следующие вопросы:
- Создание БД
- Создание структуры таблиц
- Создание индексных и ключевых полей
- Заполнение таблиц
- Установка связей между таблицами
- Каскадное удаление