Понятие специальной компьютерной системы. Характеристика составных частей

Специальная компьютерная система (СКС) – это система, построенная на базе средств вычислительной техники, кассовых суммирующих аппаратов и каналов связи, предназначенная для выполнения кассовых операций, для автоматизации обработки данных при реализации товаров (выполнении работ, предоставлении услуг), для регистрации, учета, накопления, сохранения этих данных, для выдачи финансовой информации, а также для печати (оформления) платежных документов (СТБ 1364.1).

В специальную компьютерную систему входят:

1. Системный блок – состоит из: процессора; оперативной памяти; энергонезависимой памяти; модуля фискальной памяти; питания и др.

В системном блоке имеются специальные разъемы для подключения дисплея покупателя, денежного ящика и принтера печати документов (фискального регистратора). Имеется также специальный замок для ключа, который разграничивает доступ пользователей (ключ администратора, ключ продавца, ключ налогового инспектора).

2. Принтер чеков (фискальный регистратор) – для печати документов: чеков, контрольной ленты, отчетов.

3. Мониторкассира – место на экране, в котором кассир производит все расчеты с покупателем: продажу, возврат, проведение скидок, оформление чеков, отчетов и т.д.

Экран кассира состоит из следующих элементов:

Список обработанных товаров – включает в себя все позиции чека, обработка которых для данного чека закончена. Этот список находится в верхней половине экрана и содержит: номер позиции в чеке, название товара, артикул, цену товара, количество данного товара, суммарную стоимость позиции чека.

Текущая сумма - находится в правом нижнем углу экрана и показывает нарастающий итог чека. Эта область экрана дублируется дисплеем покупателя.

Строка ввода информации – используется для ввода любой нужной кассиру информации. При осуществлении кассовой операции все данные берутся из этой строки. Механизм следующий: сначала данные вводятся в строку ввода информации, потом нажимается клавиша, соответствующая этой операции. Во избежание ошибок кассира большинство операций очищает за собой строку ввода информации.

Строка статуса – находится в самой верхней строке экрана кассира (слева). В ней дается краткая контекстная подсказка и показаны действия, требующие определенного времени (например: чек продажи закрыт, открыт и т.д.).

Часы – показывают текущую дату и время.

Окно информации - предназначено для того, чтобы показывать кассиру необходимую информацию о текущей покупке, текущем чеке, проводимых скидках, отделе и т.д.

4. Дисплей покупателя –показывает покупателю текущие суммы и нарастающий итог чека. При расчете показывается сумма, которую должен уплатить покупатель, а после расчета сумма сдачи.

5. Клавиатура – предназначена для ввода данных, других необходимых действий кассира. Каждая кассовая операция выполняется по нажатию соответствующей клавиши.

6. Фискальная память– это комплекс средств в составе СКС, который обеспечивает некорректируемую, ежесуточную (ежесменную) регистрацию и долговременное (без использования внешних и внутренних источников питания) хранение итоговой информации о денежных расчетах с покупателями.

Фискальные данные необходимы для правильного исчисления налогов. Фискальный режим включается после фискализации кассового аппарата и обеспечивает регистрацию фискальных данных в фискальную память. Фискальный режим не может быть отключен. По фискальным данным печатают следующие фискальные документы: фискальный чек, сменный отчет (Z-отчет) и фискальный отчет.

Информация, полученная по данным фискальной памяти, печатается со специальным знаком (логотипом Ф-РБ, который печатается обратным курсивом). Накопитель фискальной памяти опломбирован. Фискальный итог продаж не учитывает возвраты и сторнирование.

Фискальный отчет печатается налоговым инспектором при проверке деятельности торгового предприятия. В фискальном отчете отражается суммарный итог продаж за период снятия отчета по данным фискальной памяти.

7. Сканер штриховых кодов –предназначен для считывания штриховых кодов с товаров.

8. Ключи и замки – СКС снабжена набором ключей, которые определяют доступ к различным режимам работы. Каждый ключ может находиться только в строго определенном положении, соответствующем режиму работы.

Обязанности кассира.

В начале рабочего дня кассир должен:

- получить ключи от кассового аппарата, чековую и контрольную ленты, книгу кассира;

- провести санитарную уборку рабочего места;

- включить кассовый аппарат в сеть, включить сетевой выключатель;

- совместно с администратором оформить начало контрольной ленты: указать тип и заводской номер кассового аппарата, дату, время начала работы, фамилию кассира. Данные на контрольной ленте заверить подписями кассира и материально-ответственного лица;

- заправить чековую и контрольную ленты;

- в присутствии администратора снять показания накопительных денежных счетчиков и сверить их с показаниями, записанными в книге кассира на конец предыдущего дня. Убедившись в их совпадении, сделать запись показаний суммирующих счетчиков на начало текущего дня в книге кассира и заверить их подписями кассира и администратора;

- подготовить и разместить необходимый для работы инвентарь;

- ознакомиться с ассортиментом товаров и ценами на них.

В течение рабочего дня:

- кассир должен соблюдать правила техники безопасности;

- следить за исправностью кассового аппарата, в случае неисправности – сообщать дежурному администратору. В случае невозможности дальнейшей работы из-за неисправности кассового аппарата кассир и материально-ответственное лицо оформляют окончание работы на данном кассовом аппарате так же, как и при окончании смены; делают запись в книге кассира, указав время и причину окончания работы. Затем вызывают мастера по ремонту, а кассиру предоставляется резервный кассовый аппарат и на нем открывается смена, как и в начале рабочего дня;

- соблюдать правила расчета с покупателями: четко назвать сумму полученных денег и положить их отдельно на виду у покупателя, назвать сумму причитающейся сдачи, и выдать ее вместе с чеком. (В магазинах самообслуживания чек, перед его выдачей, должен быть погашен путем надрыва). Только после полного расчета деньги покупателя можно поместить в денежный ящик кассового аппарата;

- совместно с администратором оформлять обрыв контрольной ленты: на обеих сторонах ленты пишут «Обрыв ленты» и заверяют подписями;

- при временном отсутствии электроэнергии кассир обязан осуществлять прием наличных денежных средств по отрывным талонам и приходным кассовым ордерам;

- при возврате неиспользованных покупателями чеков, необходимо подписать этот чек у материально- ответственного лица, забрать его, и вернуть покупателю деньги. По окончанию смены необходимо заполнить акт о возврате денежных сумм покупателям по неиспользованным кассовым чекам, а итоговую сумму записать в книгу кассира (на эту сумму уменьшается дневная выручка);

- оформлять реестр ошибочно сформированных чеков, если невозможно использовать эти чеки в процессе рабочей смены;

- в случае возникновения конфликтной ситуаций с покупателем по поводу правильности расчета, кассир должен пригласить материально-ответственное лицо и снять показания денежных суммирующих счетчиков в промежуточном режиме (провести Х-отчет). В присутствии покупателя пересчитать фактическое наличие денег в денежном ящике и сверить с показаниями счетчиков. При наличии излишка денег, претензии покупателя удовлетворяются.

В конце рабочего дня кассир должен:

- подобрать и подсчитать выручку;

- провести совместно с материально-ответственным лицом Z-отчет «Закрытие смены»;

- оформить контрольную ленту на конец рабочего дня;

- заполнить книгу кассира;

- сдать контрольную ленту, ключи, книгу кассира и денежную выручку в главную кассу (материально-ответственному лицу);

- привести рабочее место в санитарное состояние.

Примечание: в процессе работы может выйти чек с неясными реквизитами или укороченный. В этом случае кассир приглашает материально-ответственное лицо, вместе они сверяют чек с неясными реквизитами с показаниями на индикаторе кассового аппарата и на контрольной ленте, затем на обратной стороне чека указывают сумму прописью и своими подписями заверяют чек. Если не вышел чек, то кассир выбивает нулевой чек и от руки пишет на нем сумму прописью и чек также заверяется подписями кассира и администратора;