Достоинства электронной почты

ü обеспечивает внутренний и внешний информационный обмен;

ü является компонентом системы документооборота;

ü формирует транспортный протокол корпоративных приложений;

ü является средством образования инфраструктуры электронном коммерции.

Благодаря выполнению этих функций электронная почта решает одну из важнейших на настоящий момент задач – формирует единое информационное пространство. В первую очередь это ка­сается создания общей коммуникационной инфраструктуры, которая упрощает обмен информацией между отдельными людьми, подразделениями одной компании и различными организациями. Использование электронной почты для обмена информацией между людьми как внутри отдельно взятой организации, так и за ее пределами способно коренным образом изменить технологии и методы ведения дел. Переход к обмену документами в электронном виде открывает новые возможности для повышения эффективности труда и экономии средств и времени.

2. Электронная почта обладает рядом преимуществпо сравнению с обычными способами передачи сообщений (традиционная почта или факсимильная связь):

ü оперативность и легкость использования. Электронная почта - это глобальная система, позволяющая передавать письма в любую точку мира за считанные минуты независимо от времени суток. Отправка и прием сообщений электронной почты не требуют глубоких знаний компьютерных технологий, благодаря чему этот сервис широко применяется не только в бизнесе, но и для личного общения. Кроме того, современные условия требуют оперативного реагирования на процессы, происходящие в бизнесе. Электронная почта позволяет собирать информацию, принимать решения и доводить их до различных подразделений компании и партнеров по бизнесу;

ü доступность независимо от географического положения. Электронная почта доступна везде, где есть компьютеры, подключенные к всемирной сети. Всемирная сеть постоянно расширяется;

ü универсальность форматов писем и вложений. Удобство использования электронной почты состоит в том, что она способна "переносить" большие объемы информации различных форматов данных. В одном письме могут быть одновременно переданы графическая, видео, текстовая информация; файлы баз данных, приложений и т. п.;

ü дешевизна сервиса. Отправить электронное письмо стоит значительно дешевле, чем обычное, или сделать междугородный (международный) телефонный звонок. Электронная почта позволяет рассылать письма сразу нескольким адресатам без дополнительных затрат;

ü надежность и скорость инфраструктуры доставки. Так как электронная почта пересылается непосредственно с сервера отправителя на сервер получателя по каналам Internet, этот процесс протекает быстро, даже если эти серверы расположены на противоположных сторонах земного шара. Фактически на передачу текстового сообщения, например из России в Америку, требуется не более 1-2 мин.;

ü использование для обработки электронной почты прикладного специального программного обеспечения. Электронный характер письма позволяет проводить его обработку при помощи дополнительного программного обеспечения. При этом виды обработки электронной почты зависят от характера деятельности организации. Это может быть: создание базы данных электронной почты, формирование различных отчетов, проведение анализа деятельности компании и т. п. Все это позволяет созв дать единую систему управления документооборотом, полностью интегрированную с остальными информационными процессами в компании.

ü списки почтовой рассылки;

ü группы новостей.

Оба эти способа основаны на принципе пересылки электронных почтовых сообщений на определенные адреса. Списки рассылки отличаются от групп новостей тем, что каждый подписчик получает по электронной почте отдельный экземпляр любого сообщения, которое появляется в конференции. В случае же групп новостей все сообщения поступают на отдельную машину, а участники конференции могут их читать и при желании сохранять на своей локальной машине.

2. Списки почтовой рассылки, как правило, меньше по объему, чем группы новостей. Списки могут быть очень специфичными и обычно более строги по содержанию. Поэтому списки почтовой рассылки являются самой эффективной формой долговременного сетевого сотрудничества.

Через некоторое время после подписки на список рассылки почти все его участники становятся знакомыми. Поэтому можно очень быстро получить консультацию по интересующему вопросу.

Однако найти точно подходящий список не всегда просто. Для поиска нужной конференции (списка или групп новостей) нужно внимательно просматривать литературу по тематике и особенно материалы WWW.

Все списки почтовой рассылки имеют два адреса:

ü адрес списка;

ü административный адрес.

Сообщения, посылаемые по первому из них, направляются всем участникам списка. Нельзя пользоваться этим адресом для административных целей, например для подписки, отказа от нее или получения справочных сведений по самому списку. Для этого служит административный адрес. Сообщения, посылаемые по нему, часто обрабатываются автоматически, без вмешательства человека. Следует строго придерживаться формата, указываемого в документации по списку.

Списки рассылки бывают:

ü обслуживаемыми вручную;

ü обслуживаемыми автоматически.

Сейчас обслуживание вручную применяется редко, но перед подпиской лучше это выяснить. По многим проблемам в обслуживаемый вручную список вы можете обратиться в произвольной форме, в то время как в автоматическом списке все» запросы строго регламентированы.

При запросах к программе обслуживания списка надо указывать свой первоначально определенный адрес.

Для автоматической подписки необходимо послать сообщение:

SUBSCRIBE <наименование_списка> [Ваше_имя]

Для отказа от подписки:

UNSUBSCRIBE <наименование_списка> [Ваше_имя]

Списки почтовой рассылки бывают:

ü открытыми;

ü закрытыми.

Большинство из них открытые, и их участником может стать каждый. В закрытый список можно войти по приглашению.

Отправка сообщений в список осуществляется по обычной электронной почте.

3. Другим видом организации сетевых конференций являются группы новостей. Эти группы действуют почти по тем же правилам, что и списки рассылки. Отличие заключается в том, что можно читать сообщения непосредственно на удаленном сервере и только в необходимых случаях забирать их на свою машину.

Группы новостей, так же как и списки, могут быть:

ü открытыми;

ü закрытыми.

Многие открытые группы, которые действуют уже давно, периодически рассылают список часто задаваемых вопросов (Frequently Asked Questions - FAQ). Хорошим правилом этикета участия в работе групп новостей является регулярное ознакомление с этим списком, чтобы не задавать уже заданные вопросы.

Ответам, помещенным в FAQ, как правило, можно доверять, но иногда они представляют собой лишь мнение одного человека.