ОСНОВНЫЕ ТЕРМИНЫ, ОПРЕДЕЛЕНИЯ И ПОНЯТИЯ

МИНОБРНАУКИ РОССИИ

Санкт-Петербургский государственный электротехнический университет «ЛЭТИ»

Им. В.И. Ульянова (Ленина)

(СПбГЭТУ «ЛЭТИ»)

 

ДокументациОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ

 

Фомина И.Г.

 

ТЕМА 1. «ОСНОВНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ

РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ»

 

 

Санкт-Петербург

ОРГАНИЗАЦИОННО-ЭКОНОМИЧЕСКИЕ ПРЕДПОСЫЛКИ ОРГАНИЗАЦИИ (СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ)

РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ

 

АКТУАЛЬНОСТЬ ПРОБЛЕМЫ

 

Информация является одним из необходимых средств в осуществлении процесса управления. В системе управления преобладает документальная форма представления и использования информации. Объем информации, необходимой для управления растет. Создание «безбумажной технологии управления» не состоялось. Документы являются одним из предметов труда или результатом управленческого труда, а процедуры работы с документами являются неотъемлемыми элементами технологии управления.

Роль документов на отдельных этапах процесса управления неодинакова.

На стадии организации документов достаточно много и их применение узаконено и определено законодательством РФ нормативными документами УСОРД.

На стадии планирования также необходимы плановые документы, утверждаемые руководством, либо приказами.

На стадии учета и контроля информация преимущественно выступает в документальной форме: возникает потребность в удостоверении и регистрации конкретных юридических фактов, управленческих действий, обстоятельств, процессов, событий путем составления справок, актов и других документов.

Стадия подготовки и выработки решения сопровождается составлением докладных записок, различных справок, сводок и других документов, разрабатываемых вручную и на ЭВМ. Вместе с тем значительная часть информации на этой стадии поступает в ходе личных бесед, по телефону, факсу.

Стадия принятия решения сопровождается изданием распорядительного документа – приказа, указания, распоряжения, постановления, решения и т.п.

Управленческие решения, принимаемые по вопросам оперативного управления доводятся до адресатов в недокументированном виде, решениями на совещаниях, переданные по телефону, диспетчерскими установками.

На стадии организации и регулирования исполнения управленческого решения значительное место принадлежит оперативным методам деятельности – инструктирование, обучение и др., которые обусловлены конкретными ситуациями, касаются отдельных участников управленческих отношений и обычно не документируются. корректировка же решений, принятых в форме документов, требует издания распорядительного документа, например, изменения плана.

Следовательно, отличительным признаком, отделяющим обязательность документирования управленческой деятельности, является необходимость придания форме ее выражения юридической силы. Многие управленческие действия не требуют материализации в виде документов и реализуются путем устных указаний руководителя.

ОСНОВНЫЕ ТЕРМИНЫ, ОПРЕДЕЛЕНИЯ И ПОНЯТИЯ

 

Документ– зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Носитель документированной информации – материальный, объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде. Носитель – это всегда результат технических достижений (таблички из глины (Месопотамия), папирус (Египет) и пергамент (Малая Азия, Европа, Русь), береста (Нижний Новгород)).

В настоящее время основным носителем является бумага.

Документирование – запись информации на различных носителях. Правила документирования – требования и нормы, устанавливающие порядок документирования. Документирование предполагает соблюдение установленных правил записи, специфических для каждого типа документа. Соблюдение этих правил придает юридическую силу создаваемым документам.

Юридическая сила документа – свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления. Юридическая сила документа обеспечивается установленным для каждой разновидности документов комплексом реквизитов – обязательных элементов оформления документа (наименование автора документа, адресата, подпись, дата, номер документа, гриф утверждения, печать и др.)

Реквизиты документа– обязательный элемент оформления официального документа. Постоянная часть реквизита документа – неизменяемая часть реквизита документа, содержащаяся в бланке документа, наносимая при его изготовлении. Переменная часть реквизита документа – изменяемая часть реквизита документа, вносимая в бланк при его заполнении.

Формуляр документа – набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности.

Формуляр – образец документа – модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты.

Бланк документа – набор реквизитов, идентифицирующий автора официального письменного документа.

Делопроизводство - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Как видно из определения нарду с термином «делопроизводство» употребляется термин «документационное обеспечение управления». Возникновение его связано с изменением организационно-технической основы делопроизводства и методических подходов к его совершенствованию, ставшее возможным благодаря активному внедрению в сферу работы с документами средств вычислительной техники и современных информационных технологий создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска и использования информации в управлении. Таким образом, термин «документационное обеспечение управления» как бы подчеркивает информационно-технологическую составляющую в современной организации делопроизводства.

В социальном плане любой документ одновременно выполняет несколько функций. Среди функций документа выделяются общие и специфические. К общим функциям относятся:

- информационная – любой документ создается для сохранения информации;

- коммуникативная – документ выступает в качестве средств связи между отдельными элементами общественной структуры, в частности между организациями;

- культурная – документ средств закрепления и передачи культурных традиций.

К специфическим функциям документа относятся:

- управленческая – документ является инструментом управления (управленческие документы);

- правовая – документ является средством закрепления и изменения правовых норм и правоотношений (заключительные и нормативные акты, документы представляемые в суд);

- функция исторического источника – документы выступают в качестве исторических сведений о развитии общества после того, как документа выполняют свои оперативные функции и поступят на хранение в архив.

Любой документ, создаваемый в обществе, является элементом системы более высокого уровня, он входит в соответствующую систему документации в качестве ее элемента.

Под системой документации понимается совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, вида сферы деятельности единых требований к их оформлению. Официальной системы классификации системы документации в настоящее время не существует. Отнесение документов к той или иной системе начинается с разделения всех документов на официальные и документы личного происхождения. К последним относятся документы, созданные человеком вне его служебной деятельности (переписка, мемуары, дневники).

Официальные документы в зависимости от обслуживаемой ими сферы человеческой деятельности подразделяются на:

- управленческие;

- технические (конструкторские);

- технологические;

- производственные и др.

Управленческие документы составляют ядро учрежденной документации. Именно они обеспечивают управляемость объектов как в рамках всего государства, так и в отдельной организации. Управленческие документы и составляют объект делопроизводства.

Управленческие документы представлены комплексом систем, основным из которых являются следующие системы документации:

- организационно-правовая;

- плановая;

- распорядительная;

- информационно-справочная и справочно-аналитическая документация;

- отчетная;

- документация по обеспечению кадрами (по личному составу);

- финансовая документация (бухгалтерский учет и отчетность);

- документация по материально-техническому снабжению;

- договорная документация;

- документация по документационному и информационному обеспечению деятельности учреждения и другие системы документации, включая и те, которые отражают основную деятельность учреждения, организации, предприятия.

Например, на производственном предприятии – это производственная документация, в лечебном учреждении – система медицинской документации, в Вузе – документация по высшему образованию и т.д.

Обеспечение документирования – это лишь одна составляющая делопроизводства, вторая составляющая – это организация работы с документами.