Загрузка и сохранение документа

Лабораторная работа № 1

ОБЩИЕ ПРИЕМЫ РАБОТЫ В СРЕДЕ MS EXCEL

Цель работы: изучить пользовательский интерфейс приложения, освоить основные приемы открытия, создания, сохранения рабочей книги.

Методические указания

Структура окна MS Excel.

Табличный процессор MS Excel представляет собой интерактивную программу, предназначенную для обработки данных, представленных в виде двумерных таблиц. Создаваемые в табличном процессоре MS Excel файлы (.XLS) называются рабочими книгами. Рабочая книга состоит из одного или нескольких листов: рабочих листов (совокупность ячеек электронной таблицы, упорядоченных в строки и столбцы) и листов диаграмм (отдельных листов, содержащих только графические данные). Каждая ячейка на активном рабочем листе определяется своим адресом, состоящим из имени столбца и номера строки. Существует два стиля адресации ячеек: А1 и R1C1.

В первом стиле столбцы обозначаются буквами латинского алфавита A,B,C,D... затем идет двойная нумерация: АА, АВ, АС,., до IV. Строки обозначаются цифрами от 1 до 65 536 на каждом рабочем листе. При удалении строки или столбца оставшиеся автоматически перенумеровываются. Во втором случае, строки и столбцы обозначаются цифрами: R1 (1 – номер строки) и С1 (1 - номер столбца).

Внешний вид окна табличного процессора MS Excel представлен на рисунке. 1.1.

Рисунок 1.1 – структура окна MS Excel

Управление окнами и режимы отображения рабочих книг.

Табличный процессор MS Excel позволяет одновременно работать с несколькими рабочими книгами. Для перемещения между открытыми рабочими книгами можно воспользоваться либо кнопками с именами этих книг на Панели задач, либо командами группы Окно. Размерами окна можно управлять при помощи кнопок, либо путем изменения размера окна при помощи мыши.

Команда Вид– Масштаб управляет масштабом отображения рабочей книги. Масштаб отображения влияет только на представление рабочей книги на экране монитора.

Режим отображения рабочей книги:

Обычный – о6ычный режим отображения рабочей книги

Разметка страницы – режим, в котором рабочая книга представлена в таком вице, в каком она будет напечатана. Область печати отображается белым цветом. Таблица разбивается на страницы, границы страниц обозначены линиями синего цвета.

Во весь экран — режим, при котором с экрана удаляется большинство управляющих элементов, что увеличивает видимую часть документа.

Представления– выводит на экран диалоговое окно выбора или настройки представления текущей таблицы.

Страничный– предварительный просмотр разрывов страниц перед печатью.

Перемещение по рабочей книге и выделение диапазонов ячеек.

Для перемещения по рабочей книге можно использовать мышь или

указанные сочетания клавиш. Представлено в таблице 1.1.

Таблица 1.1

Способы перемещения по рабочей книге

Для выделения различных объектов рабочего листа можно воспользоваться следующими действиями. Представлено в таблице 1.2.

Таблица 1.2

Способы выделения объектов рабочего листа

Загрузка и сохранение документа.

Чтобы загрузить документ MS Excel с диска, можно воспользоваться командой Файл - Открыть... или просто выполнить двойной щелчок мышкой по имени файла в окне папки или Проводника. После запуска табличного процессора MS Excel в меню Файл можно также найти список из нескольких рабочих книг, открывавшихся в последнее время. Для быстрого открытия рабочей книги достаточно щелкнуть мышкой по ее имени.

Команда Файл - Сохранить предназначена для записи файла на диск под текущим именем.

Команда Файл - Сохранить как... позволяет изменить имя файла, его расположение, формат файла. Путь, куда по умолчанию предлагается сохранить рабочую книгу, указан в Параметрах.

Рабочие книги различных версий MS Excel имеют разные форматы файлов данных. Поэтому для того, чтобы использовать созданную рабочую книгу в предыдущих версиях табличного процессора, се необходимо сохранить в соответствующем формате (Файл - Сохранить как...- указать соответствующий Тип файла). При этом некоторые возможности рабочих книг, доступные только в новых версиях, будут утеряны.

Команда Файл – Сохранить как веб-страницу... дает возможность сохранения файла в формате HTML для последующего просмотра средствами веб-обозревателя или размещения в глобальной компьютерной сети Интернет.