Роль документооборота в структуре управления компанией

ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА НА ПРИМЕРЕ ЗАО «ЖИЛИЩНЫЙ КАПИТАЛ»

Курсовая работа

Руководитель:

Немерова Л.Н.,

преподаватель

_____________

Красноярск, 2018

СОДЕРЖАНИЕ 

ВВЕДЕНИЕ

Актуальность.Документ играет значимую роль в сфере управления, выступая инструментом, средством или способом осуществления процессов управления. Обоснованием данного утверждения, прежде всего, является то, что вся информация, необходимая для деятельности любого учреждения, концентрируется в документах.

Документирование деятельности является важным аспектом работы любого предприятия: в организациях создаются документы, отражающие результаты и ведение производственной деятельности, финансовое состояние, работу с персоналом, материально-техническое обеспечение и т.п. Именно документы обеспечивают реализацию управленческих функций, в них определяются планы, фиксируются учетные и отчетные показатели и другая информация. В связи с этим, можно сказать, что от того как налажена работа с документами, во многом зависят оперативность и качество принимаемых решений, эффективность их выполнения и деятельность организации в целом.

Цель исследования: провести анализ документирования деятельности ЗАО Группа компаний «Жилищный капитал».

В соответствии с целью в работе были определены задачи исследования:

- проанализировать рольдокументооборота в структуре управления компанией ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал»;

- рассмотреть и проанализировать организацию документооборота ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал»;

Объектом исследования является документационное обеспечение деятельности ЗАО Группа компаний «Жилищный капитал».

Предметом исследования является система документирования деятельности ЗАО Группа компаний «Жилищный капитал».

ГЛАВА 1. ОРГАНИЗАЦИОННАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА КОМПАНИИ ЗАО «ЖИЛИЩНЫЙ КАПИТАЛ»

Роль документооборота в структуре управления компанией

Согласно основным положениям государственной службы документационного обеспечения управления в состав делопроизводственной службы, как правило, включаются: подразделения по учету и регистрации, контролю, совершенствованию работы с документами и внедрению технических средств, рассмотрению писем, секретариат, экспедиция, машинописное бюро, архив.[1]

Служба делопроизводства представлена управлением документационного обеспечения административно-правового департамента ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал». В управление документационного обеспечения входят следующие отделы: курьерский отдел, отдел документооборота, отдел архивного хранения документов. Руководит управлением документационного обеспечения директор.

В обязанности директора управления документационного обеспечения административно-правового департамента входит:

1. Организовывать регистрацию и учет документов, поступающих в компанию извне, а также создаваемых в компании.

2. Контролировать прохождение документов в компании на всех этапах.

3. Еженедельно готовить отчеты о ходе согласования договоров и предоставлять их директору административно-правового департамента для последующего доклада заместителю генерального директора по корпоративной и административной деятельности.

4. Организовывать техническое оформление и подготовку к подписанию генеральным директором договоров, согласованных в установленном порядке.

5. Организовывать своевременную передачу в административное управление административно-правового департамента документов для представления генеральному директору на рассмотрение и подписание.

6. Возглавлять работу по ведению баз данных по документообороту.

7. Контролировать своевременность подписания, отправки и получения документов от контрагентов.

8. Руководить работой по ведению архивного дела в Компании.

9. Организовывать работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивать удобный и быстрый их поиск.

10. Участвовать в работе по экспертизе научной и практической ценности архивных документов.

11. Обеспечивать контроль состояния документов, своевременности их восстановления, соблюдения в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения сохранности документов.

12. Организовывать выдачу в соответствии с поступающими запросами архивных копий и документов, составление необходимых справок на основе сведений, имеющихся в документах архива, подготовку данных для составления отчетности о работе архива.

Директору управления документационного обеспечения административно-правового департамента непосредственно подчиняется Начальник отдела документооборота управления документационного обеспечения административно-правового департамента.

Начальник отдела документооборота управления документационного обеспечения административно-правового департамента обязан:

1. Обеспечивать регистрацию и учет документов, поступающих в компанию извне, а также создаваемых в компании.

2. Координировать процесс согласования договоров в электронном и в бумажном виде.

3. Обеспечивать техническое оформление и подготовку к подписанию генеральным директором договоров, согласованных в установленном порядке.

4. Организовывать своевременную передачу в административное управление административно-правового департамента документов для представления генеральному директору на рассмотрение и подписание.

5. Обеспечивать ведение баз данных по документообороту.

6. Организовывать работу по обеспечению своевременности подписания, отправки и получения документов от контрагентов.

Менеджер отдела документооборота управления документационного обеспечения административно-правового департамента подчиняется непосредственно начальнику отдела документооборота управления документационного обеспечения административно-правового департамента.

Менеджер отдела документооборота управления документационного обеспечения административно-правового департамента обязан:

1. Регистрировать и учитывать документы, поступающие в компанию извне, а также создаваемые в компании.

2. Участвовать в ведении делопроизводства отдела документооборота управления документационного обеспечения административно-правового департамента.

3. Организовывать согласование договоров в электронном и в бумажном виде.

4. Осуществлять техническое оформление и подготовку к подписанию генеральным директором договоров, согласованных в установленном порядке.

5. Передавать в административное управление административно-правового департамента документы для представления генеральному директору на рассмотрение и подписание.

6. Вести базы данных по документообороту.

7. Участвовать в работе по обеспечению своевременности подписания, отправки и получения документов от контрагентов.

8. Составлять описи документов для передачи по назначению. [6]