Как действовать, если запрошенный по заявке платеж не был одобрен

Как организовать согласование платежей

Евгения Биркая, финансовый директор компании «PR-Premier»

Чем полезно это решение

Эффективность управления денежными средствами компании во многом зависит от того, как выстроена процедура согласования платежей. Нередко заявки на оплату «застревают» и даже теряются, возвращаются к инициатору без каких-либо комментариев, а в результате это приводит к ухудшению взаимоотношений с контрагентами, срывам сроков работ. Это решение позволит определиться с маршрутами движения заявок на платеж, обязанностями должностных лиц, участвующих в цепочке согласований, и сроками.

Преимущества и недостатки

Основной недостаток предлагаемого решения в том, что оно не учитывает особенности конкретной компании. Например, специфика организационной структуры может серьезно влиять на последовательность и состав этапов согласования. При этом описываемый подход содержит рекомендации по решению наиболее распространенных проблем, с которыми сталкиваются компании, при разработке маршрутов согласования платежей.

Чтобы эффективно организовать процесс согласования платежей, предстоит ответить на несколько принципиальных вопросов, а именно:

· как организовать движение заявок на платеж;

· что делать, если заявка не была согласована;

· сколько времени отводится каждому сотруднику на согласование;

· каковы обязанности и полномочия сотрудников, участвующих в процедуре согласования;

· как внедрить сформулированные правила согласования платежей.

Кто и в какой последовательности согласовывает заявки на платеж

Простой маршрут согласования заявок, предполагающих незначительные выплаты, можно рекомендовать выстроить так:

· Шаг 1. Подготовка заявки на платеж (составляется и визируется инициатором платежа – сотрудником подразделения);

· Шаг 2. Контроль целесообразности. Заявка проверяется на обоснованность руководителем подразделения;

· Шаг 3. Бухгалтерский контроль. Заявка оценивается сотрудником бухгалтерии на полноту и правильность оформления документов на оплату, сопутствующих заявке, соответствие выплат нормам гражданско-правового, бухгалтерского и налогового законодательства;

· Шаг 4. Бюджетный контроль. Финансовый контролер проверяет запрашиваемый платеж на соответствие утвержденному бюджету и соблюдение лимита по соответствующей статье затрат;

· Шаг 5. Исполнение платежа. Если все этапы согласования пройдены успешно, заявка передается в бухгалтерию для непосредственного перечисления средств.

Заявка на платеж может содержать требование оплатить покупку канцелярских принадлежностей на сумму в пару тысяч рублей (и количество таких заявок может достигать двух-трех десятков в день в зависимости от масштабов компании) или выплату нескольких миллионов за поставленные контрагентом товары. Если такие разные по суммам и значимости заявки будут проходить одни и те же этапы контроля, а по-другому – двигаться по единому маршруту, проблемы неизбежны. Скорее всего, в этом случае начнутся регулярные задержки выплат, например, из-за того, что у финансового директора просто не будет хватать времени, чтобы за день проверить и завизировать все поступившие заявки.

Чтобы до этого не доводить, лучше сразу предусмотреть разные маршруты согласования. То, по какому маршруту движется заявка, может зависеть от нескольких факторов:

· сумма платежа. Чем она больше, тем больше этапов согласования предстоит пройти;

· контрагент. Например, все платежи в адрес заранее определенных компаний может визировать только генеральный директор;

· назначение платежа. К примеру, все выплаты связанные с покупкой основных средств, в обязательном порядке визирует финансовый директор.

Как действовать, если запрошенный по заявке платеж не был одобрен

Помимо маршрута согласований, стоит предусмотреть ситуации, когда заявка на том или ином этапе не получила одобрения. Дальнейший порядок действий будет зависеть от причин отказа в согласовании. Варианты отказа, как правило, следующие:

· платеж не целесообразен. Например, руководитель отдела не утвердил оплату и покупку неоправданно дорогого компьютера;

· ошибки в заявке или сопровождающих ее документах. Примером может служить ситуация, когда заявку отказывается согласовать бухгалтерия из-за того, что неверно указаны реквизиты платежа;

· платеж не соответствует бюджету – запрашиваемый расход не запланирован в бюджете или превышен лимит по статье.

Для подобных ситуаций лучше заранее предусмотреть сценарии действий. В этом нет ничего сложного, но их нужно четко описать. Например, если цена, по мнению руководителя подразделения, необоснованно завышена или в реквизитах платежа есть ошибки – заявка должна быть возвращена инициатору на доработку. А когда превышен лимит по статье – требуется согласование финансового и генерального директора и плюс – пояснительная записка от руководителя подразделения по возникшему перерасходу.