Как описать обязанности сотрудников, согласующих заявки на платеж

Как правило, заявка на платеж содержит достаточно большое количество полей (о том, какую информацию стоит указать в заявке на платеж, см. Как разработать форму заявки на платеж). И каждому сотруднику компании, участвующему в процедуре согласования, нужно четко сформулировать задачу – что конкретно он должен проверить на своем этапе. А другими словами, описать его обязанности. Только в этом случае можно избежать противоречий и разночтений, например таких: «я не должен это проверять, это задача начальника подразделения».

Пример описания обязанностей инициатора платежа

Евгения Биркая, финансовый директор компании «PR-Premier»

В обязанности сотрудника, сформировавшего заявку на платеж, входит следующее:

· надлежаще оформить заявку на оплату по утвержденной форме и в соответствии с правилами оформления. Данные правила могут быть как частью документа «Порядок прохождения и согласования платежей компании», так и представлять собой самостоятельный документ;

· в утвержденные сроки подать заявку на оплату руководителю ЦФО (или уполномоченному дополнительным приказом лицу);

· в утвержденные сроки предоставить в бухгалтерию (или иной уполномоченный отдел) надлежаще оформленные первичные документы, на основании которых инициируется заявка, и т. д.

Пример описания обязанностей руководителя подразделения в части согласования заявок на платеж

Евгения Биркая, финансовый директор компании «PR-Premier»

В обязанности руководителя подразделения, чей подчиненный инициировал заявку на платеж, входит следующее:

· принять надлежаще оформленную заявку на оплату;

· проверить целесообразность, обоснованность и рациональность заявленного платежа;

· в утвержденные сроки передать заявку на оплату на дальнейшее согласование главному бухгалтеру. Если руководитель ЦФО считает заявку на оплату нецелесообразной и (или) необоснованной, и (или) нерациональной, то отклонить такую заявку или передать ее на доработку инициатору платежа с указанием причин несогласования.

Пример описания обязанностей сотрудника бухгалтерии в части согласования заявок на платеж

Евгения Биркая, финансовый директор компании «PR-Premier»

В обязанности сотрудника бухгалтерии, проверяющего заявки на платеж, входит следующее:

· принять надлежаще оформленную и согласованную руководителем ЦФО заявку на оплату;

· принять в утвержденные сроки от инициатора платежа надлежаще оформленные первичные документы, на основании которых инициирована заявка на платеж;

· проверить полноту и правильность оформления документов на оплату, а также проверить соответствие платежа нормам гражданско-правового, бухгалтерского и налогового законодательства;

· в утвержденные сроки передать заявку на оплату на дальнейшее согласование финансовому контролеру. В случае если главный бухгалтер находит нарушения в оформлении и (или) несоответствие нормам гражданско-правового, бухгалтерского или налогового законодательства, заявка на оплату отклоняется, а руководителю ЦФО передаются комментарии и причины отклонения заявки на оплату. При получении таких комментариев руководитель ЦФО принимает меры по устранению указанных нарушений, после чего инициатор платежа может сформировать и отправить на согласование новую заявку на оплату.

Пример описания обязанностей финансового контролера в части согласования заявок на платеж

Евгения Биркая, финансовый директор компании «PR-Premier»

В обязанности финансового контролера в части работы с заявками на платеж входит следующее:

· принять надлежаще оформленную и согласованную главным бухгалтером заявку на оплату;

· в утвержденные сроки проверить заявку на оплату на предмет превышения лимита расходования денежных средств по соответствующим статьям соответствующего бюджета компании. В случае превышения лимита передать заявку на согласование финансовому директору;

· присвоить заявке приоритет в соответствии с утвержденными в компании приоритетами исполнения платежа. Приоритеты исполнения платежа могут быть утверждены отдельным документом или быть составной частью (параграфом) Порядка прохождения и согласования платежей компании;

· в утвержденные сроки передать на оплату сотруднику бухгалтерии, отвечающему за осуществление платежей, согласованную на всех этапах заявку на оплату;

· в случае превышения суммы заявки установленного в компании лимита финансовый контролер обязан передать такую заявку на согласование финансовому директору.

Пример описания обязанностей финансового директора в части согласования заявок на платеж

Евгения Биркая, финансовый директор компании «PR-Premier»

В обязанности финансового директора в части работы с заявками на платеж входит следующее:

· принять надлежаще оформленную заявку на оплату от финансового контролера в двух случаях: а) если сумма заявки на оплату превышает лимит расходования денежных средств по статьям затрат соответствующего бюджета компании; б) в случае если сумма заявки превышает 500 000 руб.;

· проверить целесообразность и обоснованность такого платежа;

· в случае принятия решения о нецелесообразности и (или) необоснованности платежа, в установленные сроки отклонить заявку с обязательным уведомлением руководителя ЦФО о причинах отклонения соответствующей заявки;

· при принятии положительного решения об оплате заявки согласовать и передать заявку в установленные сроки финансовому контролеру.