Какие документы нужны для совместных закупок

Из статьи вы узнаете

1. Где возникают сложности при работе с положением и плановыми документами

2. Почему лучше подготовить дополнительные документы к закупке

3. Какие документы нужны для совместных закупок

4. Что нужно, чтобы доверить закупки специализированной организации

С нового года Закон № 223-ФЗ сильно поменялся. Он стал объемнее, сложнее и все более напоминает Закон № 44-ФЗ. Пока все разбирались в изменениях, могли упустить из внимания подготовку документов по текущим закупкам, которые у вас должны быть. Основополагающий документ — Положение о закупках, но это еще не все.

Редакция подготовила самую полную таблицу документов по закупкам, которые должны быть у заказчика — бюджетного учреждения. Таблица будет полезна таким БУ, которые проводят часть закупок по Закону № 223-ФЗ. В список вошли не только те документы, которые должны быть у вас по закону, но и те, которые помогут вам избежать конфликтных и спорных ситуаций с участниками и контролерами. Смотрите, что у вас должно быть в наличии, в какой форме и когда какой документ нужно размещать.

Где возникают сложности при работе с положением и плановыми документами

Обратите внимание

Размещайте план закупок не позднее 10 календарных дней с даты утверждения

Положение о закупках вы обязаны разместить в ЕИС. Но его иногда приходится менять. Например, если у вас возникло несоответствие между критериями оценки заявок в положении и в системе ЕАИСТ. Техническая поддержка помочь не может, здесь у нее нет полномочий. И единственный выход в этом случае — вносить изменения в положение и зафиксировать документально, иначе оно не будет иметь юридической силы. Например, это может быть приказ, его вы тоже обязаны разместить в ЕИС. Сделайте это не позднее 15 календарных дней с момента утверждения такого приказа.

Это же правило, но с другими сроками касается и плановых документов. Свои планы закупок вы размещаете в ЕИС не позднее 10 календарных дней с момента утверждения. Такой же срок соблюдайте, когда вносите изменение в план закупок.

Почему лучше подготовить дополнительные документы к закупке

При самих закупочных процедурах вы тоже готовите большое количество документов. К закупке вы готовите документацию, если она предусмотрена способом закупки, который вы выбрали. Документацию разместите в ЕИС. Если участники обращаются с запросами на разъяснения, ответьте в течение 3 рабочих дней с момента, как получили запрос. Когда поступают заявки, вы обязаны их зарегистрировать. Для этого заведите специальный журнал регистрации поступивших заявок. Если участники подают заявки в бумажном виде, у них на руках должно остаться подтверждение того, что вы приняли заявку. Подготовьте форму расписки. Зачем? Это поможет в дальнейшем избежать конфликтных ситуаций и вот почему.

Представьте, вы объявили закупку. Заканчивается срок подачи заявок. Вы приняли все заявки, зарегистрировали в журнале, поставили дату и время, когда участники подавали заявки. На подведении итогов объявляется участник, который утверждает, что подавал заявку, но почему-то ее не рассмотрели и он намерен теперь жаловаться в ФАС. И вот на этот случай у вас есть неоспоримый аргумент — журнал регистрации заявок. Вы предъявляете журнал конфликтному участнику. Выясняется, что курьерская служба, которая должна была доставить заявку, принесла ее в 16:00, а прием заявок закончился в 12:00. Именно поэтому заявку не приняли к рассмотрению.

Мы описали только одну ситуацию, в которой вам поможет документ из нашей таблицы 1. Смотрите полный список документов, которые должны у вас быть в обязательном порядке, и документы, которые помогут вам избежать конфликтной ситуации.

В первом столбце мы указали название документа, во втором — его форму, а в третьем — обязательство по размещению и сроки. Проверьте наличие документов по закупочной деятельности в вашем учреждении.

Таблица 1. Самая полная таблица по закупочным документам в БУ по Закону № 223-ФЗ (прокручивайте таблицу мышкой вниз, чтобы увидеть все строки)

https://artdocs.glavbukh.ru/gzru/2018/n5/table223fz.html

Какие документы нужны для совместных закупок

Детали

Обяжите СО передавать вам отчет и архивное дело по проведенной закупке

Заказчики бюджетных учреждений по Закону № 223-ФЗ вправе проводить совместные закупки. Если организатор закупки не вы, передайте организатору информацию. Во-первых, сведения о лице, которое от вашего учреждения войдет в состав комиссии по совместной закупке. Во-вторых, зафиксируйте в соглашении о совместной закупке порядок согласования документации о закупке и иных документов.

По результатам такой закупки заключают многосторонний договор или отдельный договор с победителем закупки от каждого заказчика. Если участвуете в совместной закупке, подготовьте документы из таблицы 2. Проводить совместные закупки можно, если это учтено в Положении о закупке.

Таблица 2. Какие документы подготовить для совместной закупки