Вопрос 1 БИЛЕТ 17 Расскажите об организационно-технических мероприятиях по подготовке и проведению совещаний

При подготовке небольшого оперативного совещания, которое обы­чно проводится в определенный день недели или ежедневно в начале рабочего дня, секретарь оповещает о нем участников, осуществляет контроль за их своевременной явкой, выясняет и докладывает руководителю о при­чинах отсутствия приглашенных сотрудников, а также вызывает в случае необходимости работников на совещание по требованию руководите­ля. Во время совещания секретарь принимает все телефонные вызо­вы и посетителей. Важно создать обстановку нормального хода сове­щания, не допуская его срывов.

Подготовка к плановому совещанию требует выполнения определен­ного объема работы и ряд последовательных действий секретаря. Секретарь согласовывает с руководителем ряд основных моментов: время и место проведения совещания — лучше назначать со­вещание на начало или конец рабочего дня, чтобы не нарушать ритм работы, не разбивать рабочий день; регламент; тип совещания; тему совещания; повестку дня с указанием причин и целей совещания; список участников; следует уточнить, будут ли приглашенные.

Чаще всего справочные материалы готовит секретарь, однако в неко­торых случаях может назначаться ответственный за их подготовку из числа сотрудников организации.

При проведении больших, ответственных мероприятий определяют: ответственного за регистрацию участников совещания; ответственного за организацию угощения. Обычно на совещаниях принято выставлять только минеральную воду, если планируется достаточно длительное по времени заседание (например, собрание акционеров), то во время перерывов может быть организован легкий завтрак, кофе, чай или небольшой фуршет. В этом случае мо­жет быть назначен ответственный, либо, как это чаще всего бывает, секретарь сам решает все связанные с этим вопросы.

Секретарь оповещает участниковсовещания о совещании – при необходимости осуществляет составление и рассылку приглашений.

Если в протоколе предыдущего совещания зафиксировано, что кто-то из сотрудников должен выступить с сообщением или докладом на следующем совещании, секретарь может проконтролировать степень готовности к выступлению.

Важное место в подготовке совещания занимает составление проекта решенияпо обсуждаемому вопросу или проектов итоговых докумен­тов. Именно для принятия решений и утверждения итоговых докумен­тов собирается совещание. Наличие проектов позволяет глубже вник­нуть в документы, внести правки, оперативно их обсудить. Секретарь обязан востребовать проекты решений от сотрудников, готовящих вопрос, и организовать их оформление.

Все предполагаемые к совещанию документы должны быть собраны не менее чем за 48 ч и размножены, а затем разосланы за 24 ч до совещания.

Готовя совещание, следует выяснить финансовые затраты,необходи­мые для его проведения: аренда помещения и демонстрационных средств, приобретение канцелярских принадлежностей, цветов, воды.

Секретарь обеспечивает также техническую сторону проведения сове­щания: помещение должно быть приведено в соответствующее состо­яние в плане чистоты и порядка. Количество посадочных мест долж­но соответствовать количеству участников. Обязательно должно быть предусмотрено достаточное количество запасных мест: для маленького совещания — два-три стула, для больших совещаний — не менее 15 — 20 мест. Каждый участник совещания должен быть обеспечен пись­менными принадлежностями. На столе должны находиться чистые стаканы в достаточном количестве и минеральная вода. Если возни­кает необходимость в упорядочении рассадки участников, секретарь готовит таблички с указанием должности, фамилии, имени и отчества. Важно помнить, что совещания могут стенографироваться или запи­сываться на специальные устройства. В этих случаях надо подготовить рабочее место для стенографистки или ведущего протокол, проверить исправность звукозаписывающей аппаратуры.

В обязанности секретаря входит также проведение организационных мероприятий — заказ гостини­цы, транспорта, организация кофе-паузы, организация культур­но-массовых мероприятий, приобретение канцелярских принадлежностей, цветов;

Если произошли какие-либо изменения, секретарь обязан в сжатые сроки внести дополнения в повестку дня и своевременно предоставить участникам совещания исправленный вариант.

Оформление доклада руководителя,подготовка иллюстративных ма­териалов для его выступления — обязанность секретаря, но секретарь должен помнить, что без контрольного чтения он не имеет права опуб­ликовать документ.

Четкой организации работы способствует составление спискапо оп­ределенной форме, в котором заранее можно предусмотреть все све­дения, необходимые впоследствии для контроля за ходом подготов­ки и проведения совещания, такие как фамилия, имя и отчество участ­ника совещания, какую организацию он представляет, его должность,согласие принять участие в работе совещания, предполагает ли он выступать (тема выступления), нуждается ли в гостинице, билетах на обратный путь, отметке о прибытии на совещание.

Секретарь должен быть готов к выполнению оперативных порученийруководителя в ходе совещания: пригласить в срочном порядке на совещание кого-то из сотрудников, ксерокопировать документ, пере­дать срочное распоряжение руководителя.

За час до начала совещания секретарь готовит для председателя папку с материалами совещания, чистую бумагу, ручки, простые и цвет­ные (красные) карандаши, фломастеры, скрепки, линейки, минеральную воду, стаканы и т. п. Во время торжественных собраний на столе предсе­дателя устанавливают цветы.

Регистрацию участников начинают, как правило, за 30 минут и закан­чивают за 5 минут до начала заседания. Необходимо предусмотреть, что­бы в гардеробе и в вестибюле висели объявления с указанием места про­ведения совещания и регистрации участников.

Вывод

Четкое планирование и тщательное выполнение организационно-технических мероприятий не только способствует успешному проведению совещания, но и позволяет экономить моральные затраты сотрудников и материальные средства организации.

ВОПРОС 2 БИЛЕТ 17…Требования предъявляемые к оформлению реквизитов писем в зарубежной практике .

1.2 Требования к оформлению реквизитов

Реквизит 1. Заголовок письма. Включает эмблему фирмы, ее наименование, почтовый и телеграфный адрес с указанием индекса, номер телефона, телекса и телефакса. В заголовке может содержаться указание на род деятельности фирмы, характеристика ее как корпорации или компании с ограниченной ответственностью (сокращенно Inc. или Ltd.)

Реквизит 2. Ссылка на данные получателя и отправителя. Приводятся инициалы составителя и оформителя письма, буквенный или цифровой код фирмы, отдела, подготовившего письмо, индекс дела, например:

Your reference

(или: Your ref.) - Вашассылка

HND/RP HND/RP

Our reference - Нашассылка

(или: Our ref.) LA/DK/187

LA/DK/187

Реквизит З. Дата. В англоязычных деловых письмах встречаются две разновидности оформления дат - британская и американская. Британский способ подобен словесно-цифровому способу, принятому в российском (делопроизводстве и применяемому в финансовой документации с некоторыми вариациями):

15 Feb. 200...

15 February, 200...

15th February, 20...

Способ обозначения даты, принятый в США, иной и строится по схеме:

February 15th, 200... February 15, 200...

Перед числительным, обозначающим год, обычно ставится запятая. В последние годы все более заметной становится тенденция к минимальному употреблению знаков препинания в деловой корреспонденции, поэтому на практике нередко можно встретить и такое написание даты: 4 August 2008. Не рекомендуется употреблять в датах цифры вместо названий месяцев, поскольку цифровое обозначение даты может быть истолковано по-разному в различных странах. Так, дата 2/5/2008 будет воспринята представителем американской фирмы как 5 февраля 2008 года, а представителем британской фирмы - как 2 мая 2008 года. Это связано с особенностями прочтения дат в разных странах:

Реквизит 4. Адресат. Распространенными вариантами адресования письма являются: адресование фирме (при этом возможен случай, когда в названии фирмы указана фамилия) и адресование должностному лицу (когда известна фамилия адресата и когда она неизвестна, когда адресат мужчина или женщина).

Если письмо направляется фирме, то сначала указываются ее название, затем адрес в такой последовательности: номер дома, название улицы, название города, обозначение почтового района (при необходимости). При адресовании письма в США приводится сокращенное название штата, при адресовании в Англию - название графства. Последней строкой указывается страна.

Например:

ContinentalSupplyCompany

312 SixthAvenue

NewYork, NY, 11011

U.S.A.

При адресовании письма управляющему фирмой, фамилия которого неизвестна, адрес пишется по образцу:

The Manager

The Hong Kong Banking Corporation

Если письмо адресуется мужчине, то перед его фамилией следует писать Mr - сокращение от слова Mister (MrAlanWhite; Mr D. C. Robinson и т. п.). При адресовании делового письма замужней женщине следует указывать Mrs - сокращение от слова Mistress. Длянезамужнейпишетсяполностью Miss (Mrs - Rosemary, MrsС. Davies, Miss G. Palmer). Вместо указания Mrs или Miss можно применять универсальное сокращение - Ms.

При печатании реквизита используют минимальное число знаков препинания.

Реквизит 5. Указание на конкретное лицо. Реквизит предназначен для того, чтобы в случае отсутствия фамилии получателя в адресате указать фамилию конкретного должностного лица, кому именно следует читать данное письмо. Если фамилия должностного лица неизвестна, указывается название должности или отдела фирмы.

Строка с указанием должности или фамилии помещается непосредственно под адресом и особо выделяется (печатается другим шрифтом, в разрядку, подчеркивается)², например:

Messrs Black and Sons,

115 Churchill Avenue Maidstone,

Kent ZH8 92B Great Britain

Attention: Mr P. Wilson

Gentlemen

Использование знаков препинания в реквизите - минимальное.

Реквизит 6.Обращение. Вступительное обращение представляет собой общепринятую стандартную формулу, являющуюся неотъемлемой частью этикета делового письма. Оно помещается на левой стороне бланка письма под внутренним адресом и пишется на отдельной строке. В деловой корреспонденции принято несколько форм обращений, различающихся своей «тональностью». В письмах к фирмам и организациям обычно употребляются следующие формулы.

Если письмо адресуется какой-либо фирме, то обычно употребляется обращение Gentlemen:, Ladies:. Подчеркнуто официально звучат обращения: Sir:, Madam:, Sirs:, Mesdames:. Также официальными являются обращения: DearSir:, DearMadam:.

Обращение с указанием фамилии звучит менее официально: DearMrAllen:; DearMrsAllen::

Есть различие в употреблении знаков препинания в форме обращения: в США используют двоеточие, в Англии - запятую (DearSir:, DearMrSmith,).

Реквизит 7. Общее содержание письма (в отечественном делопроизводстве данный реквизит носит название «заголовок к тексту»). Реквизит в сжатой форме ориентирует делового партнера в содержании письма. В англоязычных странах нередко опускается.

Общее содержание письма предваряет основной текст, размещается на отдельной строке и всегда выделяется, например:

Order № 1234 for Snow Racers

We have recieved your letter...

В реквизите поощряется открытая пунктуация.

Реквизит 8. Текст письма. Основной реквизит делового письма, печатается ниже указания на его общее содержание через 3-4 интервала. Текст письма разбивается на абзацы, которых обычно два: в первом содержится смысловая часть документа, во втором приводится заключительная фраза вежливости.

Смысловая часть должна излагаться деловым, однако подчеркнуто уважительным тоном, отличаться ясностью лексики, быть логичной и убедительной.

Заключительная фраза вежливости носит стереотипный характер. Вот ряд примеров фразы вежливости:

Реквизит 9. Завершающая формула вежливости. Реквизит размещается непосредственно под текстом письма справа. Формула вежливости может носить строго официальный, официальный и менее официальный характер. Приведем соответствующие примеры:

Yours faithfully, Yours truly, Yours very truly, (строгоофициально): Суважением…

Yours very sincerely, Yours sincerely, Sincerely yours (официально): Суважением, Ваш…

Very cordially yours, Yours cordially, Cordially yours, (менееофициально): ИскреннеВаш…

При печатании реквизита поощряется открытая пунктуация.

Реквизит 10. Подпись. Реквизит помещается под формулой вежливости. При этом отдельной строкой приводится название' фирмы, совпадающее с приведенным в заголовке. Затем приводится подпись лица с указанием занимаемой должности, иногда включается и название отдела, например:

Dennis J. Stenberg, Manager

L. К. Thompson Manager

ExportDepartment

Рекомендуется открытая пунктуация.

Реквизит 11. Приложение. Реквизит размещается в левой нижней части документа отдельной строкой. Наименованию приложения предшествует слово Enclosure (сокращенно — Enkl., или Епс), например: Enclosure: ContractEnd.: 1. Contract 2. Cheque.

Нумерация и расстановка знаков препинания осуществляется в соответствии с приведенными примерами.

Реквизит 12. Указание на рассылку копий. При необходимости рассылки письма нескольким адресатам в левом нижнем углу, после указания на наличие приложений, пишется сокращение сс и ставится двоеточие, ее означает carboncopy - т. е. «копия». Затем указываются фамилии лиц и наименования организаций, куда направляются копии, например:

сс: Mr. Jeffrey H. Winston.

Mr. Robert Baily

cc: Regional Sales Department

Использование знаков препинания - минимальное.