Вопрос 2 БИЛЕТ 12Деловое письмо
1 ДЕЛОВОЕ ПИСЬМО, ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ, ФУНКЦИИ Деловые письма имеют определенные правила составления и оформления, к ним предъявляются требования, обусловленные их принадлежностью к информационно-справочным документам.
При составлении письма автор должен детально продумать, с какой целью он составляет письмо, на что рассчитывает в результате его рассмотрения. Он должен четко прояснить для себя, что адресату известно о предмете письма, на что он может опереться как на исходную точку и какова новая информация, еще не известная адресату, ради сообщения которой и составляется письмо. От целевой установки письма будет зависеть и характер аргументации и композиция текста [7].
Можно выделить следующие этапы подготовки и составления писем:
Изучение существа вопроса;
Подготовка и написание проекта текста письма;
Согласование проекта письма;
Подписание руководителем;
Регистрация;
Отправка. Изучение существа вопроса предполагает сбор достаточной информации по данному вопросу, при необходимости изучение законодательства по существу вопроса, анализ предыдущих обращений по данному вопросу и поступивших ответов на них. Затем приступают к составлению текста письма. При подготовке текста делового письма важно: сформулировать для себя цель данного письма; определить основные вопросы, которые должны быть в нем изложены; определить отношение к адресату.
Основные вопросы располагают в последовательности, оптимальной для восприятия. Опыт показывает, что важные и сложные вопросы следует располагать в начале письма.
Обычно текст строят по схеме:
введение (приводят мотивы составления письма, ссылки на события, факты, решения вышестоящих организаций и другие факторы, послужившие основанием для написания письма);
доказательства (приводят обоснование вопроса, изложенного в письме); заключение (излагают выводы, предлагают решение).
К тексту писем применимы общие требования к текстам документов: актуальность и достоверность информации, рациональность построения, логичность изложения, использование официально-делового стиля, основные черты которого - нейтральный тон изложения, лаконичность текста, точность и ясность выражения мысли. Составитель текста должен принять во внимание следующие факторы:
Общественную позицию адресата в соотношении с собственной;
Степень знакомства, характер отношений;
Официальность/неофициальность ситуации общения;
Этикетные разрешения, действующие в данном речевом коллективе.
При печатании обращение выравнивается по центру.
Текст письма может заканчиваться выражением ожидания исполнения просьбы (гарантии, представления, приглашения, напоминания), а также формулой вежливости, например:
Выражаю свою признательность за оказанное содействие и заверяю, что представленная Вами информация будет иметь большое значение в деле развития взаимовыгодного сотрудничества.
Деловые письма относятся к группе информационно-справочных документов, основное назначение которой - передача информации от одного адресата к другому или фиксация каких-либо информационных сведений.
Письма служат средством внешних коммуникативных связей со сторонними организациями и предприятиями. Их применяют для передачи информации между двумя корреспондентами: адресантом (отправителем письма) и адресатом (получателем письма), которыми могут быть и юридические, и физические лица.
Основные функции делового письма:
информационная - в письмах фиксируют факты, сведения, мнения и другие явления практической и интеллектуальной деятельности людей;
коммуникативная - с помощью писем обеспечивают внешние связи организации;
правовая - содержание официального письма может быть использовано в качестве доказательства деятельности организации или частного лица;
организационная - посредством писем воздействуют на людей в целях организации и координации их деятельности.
Основные требования к оформлению деловых писем Написание текста письма является трудоемким процессом. Важная задача при составлении письма - его информационное насыщение, т. е. включение в него необходимого количества информации.
Составляя коммерческое письмо, следует обратить внимание на два основных момента:
оформление письма в соответствии с правилами делопроизводства;
текст самого письма. Письмо оформляют на специально предназначенном для этого вида документа бланке (бланке письма) формата А4 или А5 (если текст не превышает 7 строк). Существуют бланки письма организации, структурного подразделения и должностного лица. При составлении письма на бланке последовательно проставляют реквизиты формуляра письма: адресат, заголовок к тексту, текст, отметка о наличии приложения (если оно имеется), визы согласования (на копии письма), подпись, оттиск печати (для гарантийных писем), отметка об исполнителе. После подписания при регистрации проставляют дату и регистрационный номер письма, отметку об исполнении документа и направлении копии письма в дело [8]. Реквизиты письма оформляют в соответствии с положениями ГОСТ Р 6.30-2003. Деловые письма служат инструментом делового общения, поэтому при составлении писем следует придерживаться правил делового этикета. Этикет - установленный порядок поведения где-либо. Деловой этикет - порядок поведения в системе делового общения. Основу делового этикета составляют: вежливое и уважительное отношение к деловому партнеру;
соблюдение определенной дистанции между работниками, занимающими разное служебное положение;
умение говорить "да" и "нет", не обижая партнера и не задевая его самолюбия;
умение использовать в споре аргументы, а не служебное положение. В письменном общении деловой этикет выражен в выборе формулировок: обращения - в начале письма, а просьб, претензий, отказов, поручений и др. - в основной части текста письма. Деловое письмо практически всегда начинают с обращения, т.е. апелляции к личности адресата. Эта небольшая по объему часть текста очень важна как для ближайших, так и для перспективных целей общения. Основная функция обращения - установление контакта с адресатом. Одновременно оно является важным средством речевого этикета. Правильно выбранное обращение привлекает внимание адресата, задает переписке нужную тональность и помогает установлению и поддержанию деловых отношений. В соответствии с традицией делового общения, устанавливающейся сейчас в российских деловых кругах, для выражения официального характера отношений предпочтительнее обращение по фамилии или должности в сочетании с дополнительным этикетным речевым средством "господин" (господин Иванов, господин ректор) [9]. Наиболее универсальные формулы обращения, которые могут использовать в любых ситуациях делового общения: Уважаемый господин ... (фамилия)
Популярное: Почему люди поддаются рекламе?: Только не надо искать ответы в качестве или количестве рекламы... Как вы ведете себя при стрессе?: Вы можете самостоятельно управлять стрессом! Каждый из нас имеет право и возможность уменьшить его воздействие на нас... ©2015-2024 megaobuchalka.ru Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав. (462)
|
Почему 1285321 студент выбрали МегаОбучалку... Система поиска информации Мобильная версия сайта Удобная навигация Нет шокирующей рекламы |