Порядок оформления реквизитов документа

СХЕМЫ РАСПОЛОЖЕНИЯ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ

Рис.1. Расположение реквизитов и границы зон реквизитов

Углового бланка

Рис.2. Расположение реквизитов и границы зон реквизитов

Продольного бланка

 

Формуляр образец имеет следующий набор реквизитов используемые при написании документов:

01 — Государственный герб Российской Федерации;

02 — герб субъекта Российской Федерации;

03 — эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 — код организации;

05 —ОГРН юридического лица;

06 —ИНН/КПП;

07 — код формы документа;

08 — наименование организации;

09 — справочные данные об организации;

10 — наименование вида документа;

11 — дата документа;

12 — регистрационный номер документа;

13 — ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14 — место составления или издания документа;

15 — адресат;

16 — гриф утверждения документа;

17 — резолюция;

18 — заголовок к тексту;

19 — отметка о контроле;

20 — текст документа;

21 — отметка о наличии приложения;

22 — подпись;

23 — гриф согласования документа;

24 — визы согласования документа;

25 — оттиск печати;

26 — отметка о заверении копии;

27 — отметка об исполнителе;

28 — отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 — отметка о поступлении документа в организацию;

30 — идентификатор электронной копии документа.

Для каждого вида документа (приказ, письмо, акт) применяются не все реквизиты, а лишь определенный набор рекви­зитов обязательный для данного типа документов, расположенных в определенной последовательности. Расположение реквизитов на документе и правила их оформления должны соответствовать требованиям стандарта.

В документах реквизиты необходимо располагать в пределах границ, установленных формуляром образцом.

Особенно важным является правильное оформление таких реквизитов, как название организации, название вида документа, дата, регистрационный номер, подпись, печать, гриф утверждения, которые придают документу юридическую силу.

Любой документ, при его оформлении, можно разделить на трех основных части, в пределах которых группируются реквизиты:

заголовочная – это начало документа (реквизиты 0 – 19);

содержательная – главная часть (реквизиты 20 - 21);

оформляющая – подтверждающая подлинность документа и

достоверность содержащихся в нем сведений (реквизиты 22-30)

 

Порядок оформления реквизитов документа

01. Государственный герб Российской Федерации

02. Герб субъекта Российской Федерации

Помещают на бланках учреждений и организаций только в случаях предусмотрен в соответствии с Федеральным конституционным законом РФ и правовыми актами субъектов РФ и только для организаций имеющих на это право.

Изображение герба при продольном расположении реквизитов будет находится в центре верхнего поля, а при угловом расположении над серединой наименования организации.

Бланки с изображением герба РФ и герба субъектов Федерации являются полиграфической продукцией и подлежат учету.

03. Эмблема организации или товарный знак.Эмблема организации или товарный знак помещается на бланке в соответствии с уставам (положением об организации).

Эмблема не воспроизводится на бланке, если на нем помещен герб РФ или субъектов Федерации. Эмблема располагается на верхнем поле бланка над серединой наименования организации или на левом поле бланка на уровне наименования организации.

Эмблемой нельзя заменить наименование организации.

04. Код организации - ОКПО, проставляется по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций.

05. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляется в соответствии с документами, выданными налоговыми органами.

06. Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляется в соответствии с документами, выданными налоговыми органами.

07 . Код формы документапо общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД)

08. Наименование организацииавтора документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Если в учредительных документах имеется сокращенное наименование организации, оно помещается ниже полного.

Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации.

 

Например: РОСАРХИВ

Всероссийский научно-исследовательский институт

документоведения и архивного дела

ВНИИДАД

Наименование филиала, структурного подразделения указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже реквизита наименования организации.

Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов Российской Федерации, печатают на двух языках.

Наименование организации на государственном языке субъекта Российской Федерации или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации.

09. Справочные данные об организациивключаютиндекс предприятия связи, почтовый адрес, номера телефонов, коды по ОПКП и ОКУД и другие сведения по решению организации (номера факсов, счетов, электронной почты и т.п.)

10. Наименование вида документасоставленного или изданного организацией должно быть определено уставом (положением об организации) или соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД

Этот реквизит является одним из важнейших, пишется заглавными буквами и проставляется на всех документах, кроме писем.

11. Дата документа. Указывает время подписания, утверждения, согласования, регистрации документа.

Дата оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: день, месяц, год (например, дату 9 января 2002 года следует оформлять 09.01.2002). В документах финансового характера и нормативных документах допускается оформление словестно-цифровым способом (без кавычек), например: 30 апреля 2002 г.

12. Регистрационный номердокумента – это цифровое и буквенно-цифровое обозначение присваиваемое документу при регистрации. Регистрация проводится по группам документов и состоит из порядкового номера в течении года (с января по декабрь) (№ 1, № 2, № 3 и т.д.). Регистрационный номер исходящих и входящих документов можно дополнить индексом структурного подразделения, номером дела по номенклатуре, а также информацией о корреспонденте (например, 02-86\15).

Регистрационный номер документа составляемого двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров каждой из организаций проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе (слева на право).

На бланках документов регистрационному номеру отведено специальное место рядом с датой.

13.Ссылка на регистрационный номер и дату.Данный реквизит полностью переписывается из инициативного документа, на который пишется ответ.

Этот реквизит размещается и заполняется при составлении письма ответа.

14. Место составления или издания документа указывается в том случае, если затруднено его определение по реквизиту «Наименование организации». В общем бланке на том месте, где в бланке письма проставляется ссылка на номер и дату входящего документа указывается место составления документа.

15. Адресат. Адресатом может быть организация, структурное

подразделение или физическое лицо

Адресование, т.е. указание, кому предназначается документ, производится на документах отправляемых в другие организации или частным лицам, а также представляемых руководству (заявление, объяснительная, докладная записка)

Реквизит «адресат» располагается в верхнем правом углу.

Реквизит «адресат» максимально может состоять из следующих составных частей:

n наименование учреждения, организации (в именительном падеже);

n наименование структурного подразделения (в именительном падеже);

n указание должности получателя (в дательном падеже);

n фамилия и инициалы (в дательном падеже, инициалы указываются перед фамилией);

n почтовый адрес.

90 – 100 мм

Каждая из указанных составных частей адресата печатается с новой строки. Расстояние между ними - 1,5 межстрочных интервала. Длина максимальной строки не должна превышать 9-10 см и ограничивается правой границей текстового поля. Знаки препинания - точки и запятые - не ставятся. Например:

 

 

Состав 15-го реквизита может меняется в зависимости от адресата и вида составляемого документа:

1). Документы адресованные организациям, и структурным подразделениям без указания должностного лица. В этом случае наименование организации и структурного подразделения даются в именительном падеже. Например:

Министерство общего и

специального образования РФ

Отдел лицензирования

 

2). При адресовании документа конкретному должностному лицу.

Например:

Рижский электронный завод

Отдел комплектации

Главному инженеру

А.Т.Петрову

 

3). При адресовании документа руководителю организации название организации входит в название должности, например:

 

Директору завода «Эталон»

г-ну С.П. Ярину

 

4). Для внутренних документов может указывается название структурного подразделения или руководитель с указанием его должности, которому подается документ. Например:

Начальнику планово-

финансового отдела

Л.К.Прохиной

 

5) При адресовании документа лицам имеющим звания (военные или ученые), эти звания указываются перед фамилией. Например:

Декану экономического

факультета

проф. А.П.Пронину

 

6). Полный почтовый адрес указывается в документе в случае его направления разовому корреспонденту. Например:

Ответственному редактору

журнала «Кадры»

Т.П.Самсонову

Ильинка, 12,

Москва, 103132

 

7). При адресовании документа частному лицу указывают фамилию и инициалы получателя затем почтовый адрес, например:

 

Фролову К.Р.

ул. Садовая, 5 кв. 13

г.Липки, Тульская область, 301264

 

8). Если документ направляется в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует писать обобщенно, например

Руководителям организаций,

предприятий, учреждений

или

Заведующим кафедрами

 

На одном документе рекомендуется размещать не более 4-х адресатов. Если их больше, составляется список на рассылку и на каждом документе указывается только один конкретный адрес. Список на рассылку составляет тот, кто готовил документ. Слово «копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатом не проставляется.

16. Гриф утверждения документа.После подписания некоторых видов документов требуется их утверждение после чего они приобретают юридическую силу. Этот гриф указывает на нормативный или правовой характер содержания документа.

Документ утверждается двумя способами, имеющими одинаковую юридическую силу: специально издаваемым документом ( постановлением, решением, приказом, иногда протоколом) или должностным лицом.

При утверждении должностным лицом гриф утверждения состоит из слов УТВЕРЖДАЮ написанных прописными буквами без кавычек и двоеточий, наименования должности лица утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты.

(Наименование должности лица утверждающего документ печатается через один межстрочный интервал на 1,5 межстрочных интервала ниже слов УТВЕРЖДАЮ. Все остальные составные части реквизита также отделяются друг от друга 1,5 межстрочными интервалами)

например:

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

АОЗТ «Текстиль»

личная подпись И.А. Сергеев

12.09.2002

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются на одном уровне двумя столбцами (от левого поля. и с 40 знака).

При утверждении документа распорядительными документами (приказом, решением, протоколом) слово УТВЕРЖДЕНО должно согласовываться с видом утверждаемого документа, например:

инструкция УТВЕРЖДЕНА

решение УТВЕРЖДЕНО

правила УТВЕРЖДЕНЫ

акт УТВЕРЖДЕН

и гриф утверждения будет состоять из соответствующего слова УТВЕРЖДЕНО (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ, УТВЕРЖДЕН) (без кавычек), наименование утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера.

Так, например, инструкция:

УТВЕРЖДЕНА

Приказом ректора ЮРГТУ (НПИ)

от 05.09.2002 № 1-122

Гриф утверждения документа располагается в правом верхнем углу документа.

17. Резолюция - «надпись на документе, сделанная должностным лицо, и содержащая принятое решение». От конкретности и четкости резолюции зависит качество исполнения задания, и своевременность их выполнения.

Состоит резолюция из следующих элементов: текста, подписи и даты.

Текст резолюции содержит три части:

n кому поручается - фамилия и инициалы исполнителя;

n что поручается - характер и порядок решения вопроса;

n срок исполнения.

Например: Трофимову С.Ю.

Организуйте проведение конференции

в указанный срок

Личная подпись 03.09. 2004

Если в резолюции указано несколько исполнителей, то лицо указанное первым, является ответственным за исполнение документа и организует работу соисполнителей, привлеченных к решению вопроса

18. Заголовок к тексту. Заголовок к тексту должен кратко отражать содержание документа и начинаться с предлога «О» или «Об». Он грамматически согласуется с названием вида документа и отвечает на вопросы: о чем? (о ком? ), но в таких документа, как протокол, инструкция, акт отвечает на вопросы чего? (кого?).

Заголовок располагается в левой части документа под основными реквизитами бланка над текстом документа в пределах площади обозначенной ограничительными уголками и не должен содержать более 40 знаков в строе и 5 строк напечатанных через один интервал.

Заголовок не составляется к тексту, оформленному на бланке формата А5.

19. Отметка о контролеобозначается буквой «К» или словом «Контроль» и располагается на верхнем поле документа, над реквизитом «адресат».

20. Текстдокумента. Отражает основное смысловое содержание документа. Тексты могут быть оформлены в виде связанного текста, анкеты, таблицы или в виде соединения этих структур.

Текст документа выражает содержание управленческого действия. Он может быть представлен виде связного текста, анкеты, таблицы или в виде комбинирования этих форм.

Сплошной связный текст документа должен передавать грамматически и логически согласованную информацию об управленческом действии. Такой текст используется при составлении положений, уставов, писем, всех видов распорядительных документов: протоколов, актов, докладных и объяснительных записок.

Текст документа составляется на русском языке в необходимых случаях, в документах субъектов Российской Федерации наряду с государственным языком РФ текст может излагаться на языках народов Российской Федерации.

Только на русском языке текст составляется при направлении документов:

- в федеральные органы государственной власти субъектов РФ;

- на предприятия не находящиеся в ведении данного субъекта РФ.

Текст большинства организационно- распорядительных документов состоит из двух частей: основания, в которой излагаются причины составления документа, события, дают описание возникшей ситуации, и заключения, в которой формулируются распоряжения, просьбы, предложения, выводы.

Текст документа делится на абзацы. Каждый абзац выделяется в документе абзацным отступом (пять знаком от границы левого поля. Абзацы связного текста не нумеруют.

Допускается составление текстов документов в виде отдельных разделов,

которые могут подразделятся на подразделы. Каждый раздел и подраздел текста сложного документа должны иметь заголовок, отдельные части текста нумеруются арабскими цифрами. Например, текст документа состоит из трех разделов, каждый из которых включает два подраздела, в этом случае нумерация текста выглядит следующим образом:

- Раздел 1.

- Подраздел 1.1. и 1.2.

- Раздел 2.

- Подраздел 2.1. и 2.2.

- Раздел 3.

- Подраздел 3.1. и 3.2.

 

Заголовки разделов пишутся прописными буквами, подзаго­ловки — со строчной буквы.

Составление текста в виде анкеты используется при изложении цифровой или словесной информации об одном объекте по определенному набору признаков.

В анкете часть информации будет постоянной. Наименование признаков в ней выражается существительным в именительном падеже (фамилия, возраст, место рождения) или словосочетания с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени (были, находились, имеете). Во второй части содержится переменная информация, касающаяся конкретных характеристик признаков. Она должна грамматически согласовываться с наименование признаков.

Таблица — это организованный в вертикальные колонки (графы или столбцы) и горизон­тальные строки словесно-цифровой материал, со­держащий информацию, характеризующую объект по определенным признакам. Наименование признаков — постоянная информация, их характеристики — пе­ременная.

ГОСТ Р 1.5-92 в своих требованиях к построению, изложению и оформлению таблиц называет обязательные элементы таблицы и порядок их графического расположения.

Структура таблицы, включающая в себя нумерационный и тематический заголовки, го­ловку (шапку), боковик и прографку, представлена на примере табл. 1.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Заголовки граф и строк пишут с прописной буквы; подзаголовки граф – строчными, если они служат продолжением заголовка, и с прописной буквы, если они имеют самостоятельное значение. В конке заголовка и подзаголовка точка не ставится. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками.

Если таблица занимает более одной страницы, то ее графы должны быть пронумерованы. Таблицы могут быть включены в текст документа или в приложения к нему. Если таблиц в документе несколько, их следует нумеровать арабскими цифрами – над таблицей слева указывается

«Таблица 1». Таблица может иметь заголовок, который отражает ее содержание. Он пишется над серединой таблицы с прописной буквы.

Текст подразделяют на разделы и подразделы, пункты и подпункты. Разделы и подразделы могут иметь заголовки и подзаголовки. Заголовки пишутся с прописной буквы или прописными буквами, подзаго­ловки — с прописной буквы. Пункты и подпункты ну­меруются арабскими цифрами, разделенными точка­ми. Текст пунктов и подпунктов пишется с прописной буквы и заканчивается точкой.

 

Таблица 1

Тематический заголовок (может и не быть)

 

Головка (шапка)	Заголовки граф
Строки (горизон-тальные ряды)   Подзаголовки граф

Боковик

(графа для Прографка

заголовков)

 

Графы (колонки)

 

Текст, как правило, состоит из двух частей. В первой (констатирующей) части указываются причины, основания, цели составления документа. Во второй ча­сти излагаются решения, распоряжения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать только заключительную часть, например, приказ по личному составу обычно содержит только распорядительную часть; в письмах-просьбах, со­проводительных письмах, письмах-извещениях, пись­мах-приглашениях и др. вводная часть, как правило, отсутствует.

Анкета — это форма представления текста доку­мента, постоянной информацией в которой является наименование признака, а переменной — их харак­теристика.

Таблица — форма представления документа, со­держащего информацию, характеризующую объект по определенным признакам. Наименование признаков — постоянная информация, их характеристики — пе­ременная.

Документы должны быть написаны деловым сти­лем, к признакам которого относится: нейтральный тон; точность и краткость изложения; лаконичность и яс­ность текста.