СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО

Директор школы № 583 Протокол заседания

(подпись) В. В. Соколова профкома 09.08.2003

21.12.2003 25

Слово СОГЛАСОВАНО пишется прописными буквами без кавычек двоеточия.

Гриф согласования может быть оформлен как на документе, так и на отдельном листе согласования

24. Визы согласования.Внутрен­нее согласование проводится с теми подразделениями, участие ко­торых предусмотрено при реализации данного документа. В учреждениях, имеющих юридическую службу, документы до подписания согласовываются с юристом, а также может быть согласован с заместителем руководителя учреждения, курирующим вопро­сы, отраженные в документе и главным бухгалтером, если выполнение документа связано с финансовыми затратами.

Внутреннее согласование оформляетсявизой согласования до­кумента, состоящей из указания должности визирую­щего, его подписи, ее расшифровки (инициалы и фамилия) и даты. Например:

Юрисконсульт Зав. бюро персонала

Подпись Е.М. Моисеева Подпись М.М. Черняк

25.06.2000 26.06.2000

При наличии замечаний по документу визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются.

Должность

Личная подпись Расшифровка подписи

Место визы - если подлинник документа будет отправлен из организации, располагается ниже подписи на экземпляре, который будет оставлен в учреждении. Для внутренних документов это первый экземпляр, для отправляемых – второй.

Внешнее согласование мо­жет проводиться с подчиненными и неподчиненными органами, с научно-исследовательс­кими и общественными организациями, органами государственного и ведомственного контроля, вышестоящими органами.

25. Оттиск печати.Для заверения подлинности документа на подпись ответственного лица проставляется печать. Печати бывают двух видов: одна гербовые и простые находящиеся в структурных подразделениях. Гербовая печать круглая, с изображением герба, проставляется на подлинниках документов требующих особого удостоверения: договорах, документах удостоверяющих личность, трудовой стаж, квалификацию – это паспорта, трудовые книжки, дипломы, а также бухгалтерских документах: гарантийных письмах, платежных поручениях, доверенностях и д.т.

Печать следует проставлять таким образом, чтобы она захватывала часть наименования должности лица, подписавшего документ и начало его личной подписи.

26. Отметка о заверении копиинеобходима при заверении соответствия копии документа подлиннику.

Отметка располагается ниже реквизита «подпись» и состоит из слов «Верно», наименования должности лица, заверившего копию, его личной подписи, ее расшифровки (фамилии и инициалов) и даты заверения. Например:

Верно

Начальник ОК Личная подпись Т.Р. Рюмина

23.02.99

27. Отметка об исполнителе.На документах, исходящих из учреждений проставляется отметка об исполнителе с указанием фамилии сотрудника готовившим документ (а лучше фамилию, имя, отчество для удобства последующего общения) с номером его служебного телефона. Отметка располагают на лицевой стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:

И.И.Иванов

7-04-78

или

Александр Иванович Емельянов

2-53-20

28. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело.Отметка об исполнении свидетельствует о том, что работа над документом закончена.

Этот реквизит помещается на нижнем поле в левой его части и может содержать краткие сведения об исполнении, слова «В дело», № этого дела, подпись и дату.

Подписывает и датирует отметку исполнитель или руководитель структурного подразделения.

Например:

В дело 14/6

(Подпись) И.В.Иванова

12.05.99

29. Отметка о поступлении документа в организацию.При поступлении документа на нем проставляется первая отметка, фиксирующая факт и время приема его в данной организации. Она проставляется специальным штампом и состоит из сокращенного названия организации, даты поступления и входящего номера (индекса). Дата получения является важным поисковым признаком и началом отсчета срока исполнения поступившего документа.

Проставляется отметка на нижнем поле документа справа.

30. Идентификатор электронной копии документа

Идентификатором электронной копии документа является отметка

проставляемая в левом нижнем углу каждого листа документа, содержащая имя файла, дату, место составления и другие поисковые данные.