Контроль исполнения документов

Контроль исполнения документов - совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов.

Организация контроля над исполнением документов в комбинате ОАО «Магнезит» обеспечивает их своевременное и качественное исполнение (Схема № 4).

Схема 4. Контроль исполнения документов

Контроль осуществляется за наиболее важными входящими, исходящими и внутренними документами.

Контроль за исполнением документов и содержащихся в них поручений осуществляют руководители учреждения, руководители структурных подразделений и уполномоченные ими лица. Непосредственный контроль за исполнением документов возлагается на службу документационного обеспечения управления комбинате ОАО «Магнезит».

В структурных подразделениях комбинате ОАО «Магнезит»контроль за исполнением документов осуществляет секретарь или лицо, ответственное за делопроизводство.Технология контроля состоит из постановки документа на контроль, проверки своевременного доведения документа до исполнителя,предварительной проверки и регулирования хода исполнения, учета и обобщения результатов контроля исполнения документов, информирования руководителя комбинат ОАО «Магнезит». Срок исполнения документа - срок, установленный нормативно-правовым актом, организационно-распорядительным документом или резолюцией.

Существует два вида срока исполнения документа: типовой и индивидуальный.
Типовой срок исполнения документа - срок исполнения документа, установленный нормативно-правовым актом.

Индивидуальный срок исполнения документа - срок исполнения документа, установленный организационно-распорядительным документом организации или резолюцией.

Контроль за исполнением документа начинается с момента постановки его на контроль. На документе поставленном, на контроль в соответствии с ГОСТ Р 6.30-97 делается отметка знаком "К" или штампом "КОНТРОЛЬ". Документ считается исполненным и снимается с контроля руководителем после проведения исполнителем конкретной работы (подготовки ответа, составление проекта контракта, проведение делового совещания). Результаты исполнения в краткой форме записываются на самом документе (согласно ГОСТ Р 6.3-97, реквизит 27 "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело"). Также ставится отметка и в контрольно-ревизионной карточке.

Данные о ходе и результатах контроля за исполнением документов периодически анализируются. На основе анализа разрабатываются предложения по ускорению исполнения документов и повышению исполнительской дисциплины, совершенствованию организации контроля и управления в целом.

Вывод: Организация работы с документами – это обеспечение оптимальных условий для всех видов работ с документами. Значение документа для предприятия трудно переоценить. Современное управление государственным предприятием, в частности комбинате ОАО «Магнезит»- это в значительной степени непрерывная череда процессов составления и перемещения документов. Степень совершенства технологической системы работы с документами определяется оперативностью перемещения и исполнения документов и эффективностью обеспечения руководства комбинат ОАО «Магнезит»документированной информацией.

Заключение

Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки называется документооборотом.Цель курсовой работы была достигнута. Проведя анализ организации документооборота комбинате ОАО «Магнезит»я пришла к выводу, что от четкости и оперативности обработки и движения документа зависит скорость получения информации, необходимой для выработки решения. Поэтому на комбинате рациональной организации документооборота всегда уделяется большое внимание.

В настоящее время наличие успешно действующей системы автоматизации делопроизводства и документооборота говорит о благополучии данного предприятия и его руководства. Это означает полную управляемость подчинённых руководству аппарата, их компетентность, солидарность и дисциплинированность.

Также я пришла к выводу, что оперативность и надежность управления документооборота связана с быстротой прохождения и обработки документов. Ускорение документооборота достигается за счет сокращения количества инстанций, проходимых документами, сокращения и убыстрения операций, производимых с ними, сокращения объема документооборота. Последнее достигается за счет обращения в ряде случаев к бездокументным связям (по телефону, личным переговорам). Сокращению документооборота способствует также более четкое распределение функций между структурными подразделениями на комбинате ОАО «Магнезит»и исполнителями, конкретное и оперативное руководство.

Литература

1. Андреева В. И. Делопроизводство: требования к документообороту фирмы(На основе Гостов РФ). - М.: Бизнес - школа. Интел Синтез, 1994.

2. Васильев Д. В. Делопроизводство на компьютере. - М.: Приор, 1997.

3. Веселов П. В. Современное деловое письмо и промышленности. — М.: 1999.

4. Головач А. С. Оформление документов. - Киев - Донецк: Вице школа, 1999.

5. Демидова А. К., Смирнов Э. Л. Русская коммерческая корреспонденция. - М.: Русский язык, 1985.

6. Денисов В. Word 97 c самого начала. - СПб: Питер, 1997.

7. Иритикова В. С. Приказ по личному составу//Секретарское дело. – 1997. - № 1 – С. 20-27.

8. Кузнецова Т. В.. «Делопроизводство (документационное обеспечение управления)» - М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2003.

9. Кудрявцев В. А. и коллектив авторов «Организация работы с документами»: учебник - М.: ИНФРА-М, 1998.

10. Кузнецова Т. В. и др. Секретарское дело /Т. В. Кузнецова, Г. А. Серова, В. И. Андреева, Н. А. Литвинцева. – М.: журн. «Секретарское дело», 1996. – 490 с.: им. – (Специальный выпуск Журнала «Секретарское дело»).

11. Курицкий Б. Я. Организация делопроизводства и управления в офисе. - Санкт-Петербург: BVH, 1997.

12. Машинопись и основы делопроизводства./ Сост. А. П. Корнеева и А. М. Ашелина. - М.: Просвещение, 1999.

13. Самыкина И. В. «Практическое руководство для секретаря». - М.: БИНОМ, 1995.

14. Стенюков М. В. Документы. Делопроизводство: Практическое пособие по документационному обеспечению деятельности предприятия. М.: Приор, 2000.

15.Стенюков М.В.Практическое пособие по документационному обеспечениюдеятельности предприятия М.:2004.

16.Типовая инструкция по делопроизводству в Федеральных органахисполнительной власти,утверждённая приказом Федеральной архивной службы Росси от 27.11.2000 №6.

17.Справочная правовая система «Консультант Плюс».

18.Делопроизводство в системе государственного управления. (Учебно-практическое пособие).-М.: «Издательство РАГС»,2003-372с.

19.ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело .Термины иопределения(утверждено постановлением Госстандарта России от27.02.1998 №28).

20.Федеральный закон Российской Федерации «Об информации, информатизации и защите информации» от 20.02.1995 №24 – ФЗ (в редакции от10.01.2003).

21.Перечень типовых управленческих документов, образующихся вдеятельности организации, с указанием сроков хранения (утвержденоРосархивом 06.10.2000).