ОБЩИЕ ПРИНЦИПЫ ФУНКЦИОНИРОВАНИЯ ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ ПОДДЕРЖКИ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ПРЕДПРИЯТИЙ И ОРГАНИЗАЦИЙ

ОГЛАВЛЕНИЕ

ВВЕДЕНИЕ. 3

1. ОБЩИЕ ПРИНЦИПЫ ФУНКЦИОНИРОВАНИЯ ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ ПОДДЕРЖКИ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ПРЕДПРИЯТИЙ И ОРГАНИЗАЦИЙ.. 4

2. ПОДХОДЫ К ВНЕДРЕНИЮ СИСТЕМ ОБЕСПЕЧЕНИЯ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА, ОРГАНИЗАЦИИ СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОЙ ЦИФРОВОЙ ПОДПИСИ.. 11

3. ОСНОВНЫЕ ПРОБЛЕМЫ И РИСКИ ВНЕДРЕНИЯ СИСТЕМ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА ДЛЯ РАЗЛИЧНЫХ ПРЕДПРИЯТИЙ И ОРГАНИЗАЦИЙ 19

4. ПЕРСПЕКТИВЫ РАЗВИТИЯ ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ ДЛЯ ОБЕСПЕЧЕНИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ПРЕДПРИЯТИЙ И ОРГАНИЗАЦИЙ.. 23

ЗАКЛЮЧЕНИЕ. 27

СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМЫХ ИСТОЧНИКОВ.. 28

ВВЕДЕНИЕ

Электронный документооборот имеет свои особенности и радикально отличается от обычного. Системы электронного документооборота облегчают работу, сокращают время, требующееся на оформление документов, и производят обобщение накопленных данных для анализа деятельности предприятия, тем самым увеличивая его экономическую эффективность.

Основные преимущества автоматизации – это сокращение избыточности хранимых данных, экономия времени и средств, уменьшение затрат на многократные операции, устранение возможности возникновения противоречий, увеличение степени достоверности информации и увеличение скорости обработки информации, быстрый способ получения информации.

Тема настоящей курсовой работы – «Автоматизация организаций путем внедрения систем электронного документооборота».

Цель работы – исследовать особенности работы и внедрения, а также перспективы развития системы электронного документооборота.

Исходя из цели работы, необходимо решить следующие задачи:

− описать общие основные принципы функционирования информационных систем поддержки деятельности предприятий и организаций;

− описать различные подходы к внедрению систем обеспечения электронного документооборота, организации системы электронной цифровой подписи и т.д.;

− привести примеры архитектуры различных систем электронного документооборота;

− проанализировать и описать основные проблемы внедрения систем электронного документооборота для различных предприятий и организаций;

− сделать выводы о перспективах развития информационных технологий для обеспечения деятельности предприятий и организаций.

ОБЩИЕ ПРИНЦИПЫ ФУНКЦИОНИРОВАНИЯ ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ ПОДДЕРЖКИ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ПРЕДПРИЯТИЙ И ОРГАНИЗАЦИЙ

На современном этапе развития информационных технологий документационное обеспечение в различных организациях немыслимо без внедрения автоматизированных информационных систем. Такие системы являются не просто инновационными, они радикально меняют организацию принятия управленческих решений и не имеют аналогов в стандартном управлении информационными потоками. Информационные технологии в значительной степени увеличивают скорость организации и исполнения бизнес-процессов, а также повышают конкурентоспособность предприятий.

Сегодня руководители предприятий малого бизнеса хорошо понимают, что применение информационных технологий (ИТ) дает возможность не только упорядочивания документации, но также является мощным экономическим фактором. По данным аналитического агентства CNews Analytics, рынок ИТ за последние годы показал одну из самых высоких динамик роста в сегменте отечественной индустрии. Основной потребитель информационных систем – это, конечно же, малый и средний бизнес, а также государственный сектор, и именно потребность в применение ИТ стала главным фактором устойчивости данного рынка [6].

К сожалению, наша страна в сфере управления по средствам ИТ в значительной степени отстает от западноевропейских стран и США, из-за того, что работа по внедрению ИТ в области автоматизации работы предприятий активно ведется только в последнее пятилетие.

Первые информационные системы были максимально индивидуализированы и разрабатывались по месту необходимости на предприятиях. Такие системы, которые разрабатывались в самих организациях, как правило, не имели возможности масштабироваться, и изменить структуру процессов автоматизации было невозможно. Данная особенность приводила к невозможности дальнейшего развития таких систем. Цена подобных информационных систем была очень высока, и производственный документооборот по этой причине применяли только там, где внедрение ИТ давало возможность обеспечить большую экономию. В тех случаях, когда информация в рабочем процессе обрабатывалась в малых объемах, внедрение процессов автоматизации не имело место [5].

Российский рынок ИТ начал образовываться только в 1990-х гг., когда стали появляться первые универсальные информационные системы. Разработка специализированного программного обеспечения автоматизации была достаточно популярной, вследствие чего на российском рынке были представлены более двух десятков программных продуктов. Связано это было в первую очередь с тем, что в этой области практически полностью отсутствовала конкуренция относительно западных фирм, несмотря на большое количество предложений с их стороны. Дело в том, что в нашей стране сформировалась особенная методика работы с документацией, которая отличается от западной. Как правило, документооборот в России характеризуется строго вертикальным направлением, а на Западе - он стремится к горизонтальной структуре, когда документ должен попадать непосредственно к исполнителю, минуя его руководство. Кроме этого, западные системы были неспособны исполнять некоторые задачи управления, являющиеся необходимыми для традиционно российской системы управления, таких как: функции регистрационной системы, контроля исполнения, подготовки отчетов, документационного обеспечения работы коллегиальных органов и прочее.

В современном мире, который практически полностью подчинен компьютерам, информационные технологии являются необходимым элементом инфраструктуры любой компании. Благодаря их использованию, различные компании коммерческого направления, а также промышленные предприятия, значительно повышают эффективность своей деятельности.

Для разработчиков информационных систем задача поставлена довольно широко – системы должны уметь работать, как и с обычной корреспонденцией и различными документами организационно-распорядительного характера, так и с разнообразными документами внутреннего пользования, такими как справочная и проектная документация, различные договора, а также документы, регулирующие кадровую деятельность. Так же ИТ применяют и для решения задач прикладных, которые подразумевают взаимодействие с электронным документооборотом, таким, как управление в сфере взаимодействия с клиентами, обработка обращений и заявлений граждан, автоматизация работы сервисных служб и другое. Можно сказать, что практически любая информационная система является системой автоматизации делопроизводства, главной задачей которой есть обеспечение нормального функционирования и работы с электронными документами.

Основными пользователями ИС и их технологий выступают различные организации, независимо от масштаба деятельности и ее специфики.

Информационные технологии вообще и применение информационных систем в частности – являются решениями, которые предназначены, в основном, для организации управления информационными процессами малых и средних предприятий. Главная причина данного расслоения – это, прежде всего, высокая цена присутствия на этом рынке. Владение полноценными, качественными, безопасными информационными системами, обеспечение их средствами защиты, а также необходимость привлечения к процессу внедрения квалифицированного персонала, приводят к тому, что компании, пришедшие к необходимости получения таких средств управления вынуждены нести финансовые затраты, которые не могут себе позволить отдельные индивидуальные предприниматели. Таким образом, информационные системы стали инструментом модернизации системы управления в устойчивых компаниях малого и среднего бизнеса, а также и в крупных компаниях.

Расширение возможностей ИТ привело к автоматизации все большего количества документно-ориентированных процедур управления. В результате чего, все большее количество областей повседневной деятельности покрывались функционалом информационных систем автоматизации.

В настоящее время фактический стандарт современных ИС включает нижеприведенные области деятельности, а так же реализуемые функций:

1. Общее делопроизводство – включает обработку входящих документов и обращений, подготовку исходящей документации, внутреннюю и организационно-распорядительную документацию, а также контроль исполнения поручений.

2. Кадровое делопроизводство – охватывает регламентированную область частного документооборота, которая позволяет осуществлять поддержку таких процедур, как прием на работу, увольнение работников, направление работников в командировки, предоставление отпусков. Данные системы дают возможность ведения утвержденных форм кадрового делопроизводства, таких как [2]:

− приказы о приёме работника на работу (ф. Т-1);

− приказы о расторжении трудового договора (ф. Т-8, Т-8а);

− приказы о переводе работника на другую работу (ф. Т-5);

− личные карточки работника (ф. Т-2, Т-2ГС, Т-2МС);

− штатное расписание (ф. Т-3);

− графики отпусков (ф. Т-7).

3. Архивное делопроизводство – является областью частного делопроизводства, которая завершает жизненный цикл документации и поддерживает процедуры:

− формирования описей по утвержденным формам;

− передачи дел на архивное хранение;

− экспертизы ценности документации и дел в целом;

− уничтожения документации и дел, которые не представляют ценности;

− сдача документации на хранение в структуры федерального архивного агентства (Росархив);

− коллегиальная работа – направление, позволяющее организовать автоматизацию документного обеспечения коллегиальных органов управления, таких как совещаний, советов директоров, заседаний, собраний акционеров и так далее. Также дает возможность производить подготовку, согласование и утверждение планов на день (плановая документация) и протоколов (результирующая документация);

− управление взаимоотношениями с клиентами – функции CRM (cunsumer relationship management) сегодня в большей или меньшей степени имеют все ИС, за исключением самых старых, у пользователей которых, такой функционал не слишком востребован.

Всю совокупность ИС, которая представлена на рынке, можно с достаточной степенью условности классифицировать на две большие группы:

− универсальные информационные системы;

− приложения, предназначенные для автоматизации отдельных процессов.

Рассмотрим более подробно каждую из указанных групп систем.

Универсальные системы не привязывают к отдельным процессам. Данные системы предлагаются, чаще всего, в виде базовых пакетов, которые заказчик в каждом конкретном случае подстраивает под свои собственные, специфические нужды. В большинстве своем, западные поставщики программного обеспечения автоматизации ориентируются на разработку именно таких универсальных пакетов, которые имеют возможность расширять свои функции [3].

Отечественные производителя, наоборот, разрабатывают в основной своей массе программные продукты, нацеленные на автоматизацию специальных процессов, например, бухгалтерских приложений.

На мировом рынке сегодня имеет место тенденции к лидерству универсальных систем автоматизации, а для российского производителя характерен выпуск систем, автоматизирующих отдельные узконаправленные функции либо процессы с дальнейшей интеграцией в структуру информационной сети объекта.

Классификация информационных систем относительно разработчиков и применяемых систем управления базами данныхимеет следующий вид:

− системы, которые разработаны российскими производителями на основе собственных СУБД;

− системы, которые разработаны российскими разработчиками на основе СУБД «MS SQL/Oracle»;

− русифицированные версии популярных западных систем автоматизации;

− системы, которые разработаны российскими производителями по средствам технологии «IBM Notes».

Стоит отметить, что особенности программных продуктов автоматизации обуславливаются спецификой деятельности организации. Это является базой для автоматизации разнообразных областей делопроизводства. В данном случае выделяют следующие группы решений автоматизации:

− системы маршрутизации;

− электронные архивы документов;

− системы делопроизводства;

− комплексные системы управления документами;

− системы документооборота.

Электронные архивы являются интегрированными в информационную систему организаций систематизированными каталогами корпоративной документации. Оцифровка бумажных версий документов в электронные производится с помощью различных методов, в том числе – методов поточного сканирования. Электронные архивы формируются непосредственно из хранилищ документации и систем поиска документов.

Функции систем маршрутизации состоят в непосредственной пересылке документации на рабочие места сотрудников, а так же сборе данных о текущем статусе и составе документации, осуществлении консолидации документации на момент завершения работы с ними. Кроме всего прочего, системы маршрутизации обеспечивают сотрудников средствами доступа к информационным ресурсам о действующем состоянии документов [4].

Системами делопроизводства являются автоматизированные системы, которые выполняют функции построения, а так еж контроля за исполнением документов в соответствии с действующей логикой делопроизводства в программном обеспечении. Другими словами, речь идет о формировании документации в потоковом режиме, а так же отслеживании жизненного цикла каждого из документов.

ИС дают возможность организации поддержки совместной работы с документации, включая процесс разработки маршрутов движения документации, а так же описание движения, определение круга лиц, которые причастны к работе с документацией и установку уровня их полномочий и прав.

Комплексные системы дают возможность реализации функции отдельных приложений и подсистем, они подразумевают комплексную автоматизацию деятельности организации, в которых функционируют.