ОСНОВНЫЕ ПРОБЛЕМЫ И РИСКИ ВНЕДРЕНИЯ СИСТЕМ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА ДЛЯ РАЗЛИЧНЫХ ПРЕДПРИЯТИЙ И ОРГАНИЗАЦИЙ

Система электронного документооборота позволяет значительно повысить эффективность и корпоративную культуру работы с документами на предприятиях всех форм собственности, а также в государственных учреждениях. Однако внедрение СЭД – процесс сложный и многосторонний. Его эффективность зависит от многих факторов. Поэтому необходимо с самого начала взять под контроль все направления и этапы внедрения системы, подверженные рискам. Это позволит избежать увеличения финансовых и временных затрат в процессе реализации проекта. Очень важно получить планируемый результат в установленное время. В противном случае заказчик может быть разочарован в исполнителях, в эффективности новых технологий и оптимизации в целом. Таким образом, анализ и предотвращение возможных рисков становится первоочередной задачей.

Риски можно разделить на группы:

− административные;

− организационные;

− субъективные;

− технологические.

Данное деление условно, так как риски зачастую тесно связаны и взаимно обусловливают друг друга. Недооценка рисков на одном этапе может привести к нарушениям работы системы на другом. Чем раньше возник риск, тем более разрушительны в дальнейшем будут его последствия.

Рассмотрим более подробно каждую группу рисков и методы управления ими.

Административные риски:

1. Недостаточное внимание высшего руководства к проекту. Это может привести к пассивности линейных руководителей и рядовых сотрудников.

2. Загруженность занятых в проекте работников компании. Следствие данного риска - несоблюдение сроков реализации проекта.

3. Слабая вовлеченность в проект сотрудников. Чем выше активность персонала в проекте, тем выше вероятность, что нововведения будут отвечать ожиданиям коллектива и вызовут положительную реакцию.

Организационные риски включают:

1. Недостаточное планирование. Следствиями данного риска могут стать сбои в системе контроля выполнения работ и несоблюдение сроков реализации проекта.

2. Отсутствие или некорректная постановка целей и задач проекта. Следствия этих рисков: нет представления об ожидаемых результатах реализации проекта; не определено, какие показатели считать успешными. Если руководство компании не может сформулировать, на какой эффект от СЭД оно рассчитывает, то невозможно четко планировать проект. То есть нельзя, например, оценить необходимые ресурсы, обозначить этапы реализации.

3. Недооценка важности определенного этапа проекта — например, обучения пользователей или (чаще всего) информационного обследования. А ведь именно информационное обследование помогает выявить наиболее проблемные зоны и ключевые точки проекта, определить участников и потребителей результатов, собрать материал для оценки сложности доработок и перспектив внедрения СЭД. Пренебрежение данным риском может повлечь за собой изменение требований к модели документооборота или функциональности системы на этапе внедрения - и придется возвращаться на этап формирования требований к проекту.

4. Несогласованность действий в процессе выполнения работ. Этот риск особенно высок в тех случаях, когда в проекте участвует несколько сторон - например, компания-заказчик, компания-исполнитель, соисполнители.

5. Отсутствие или неэффективное управление коммуникациями внутри проекта, недостаточное информирование сотрудников компании о ходе работ и текущих результатах приводит к возникновению субъективных рисков.

Субъективные риски включают:

− отсутствие навыков работы с компьютером;

− недостаточный опыт работы с информацией в электронном виде;

− резкое сопротивление нововведениям со стороны рядовых сотрудников и руководства компании.

Следует отметить, что эти риски наиболее сложно поддаются прогнозированию и управлению.

Появление субъективных рисков (в качестве субъекта здесь выступает, конечно, персонал оптимизируемого предприятия) может быть обусловлено следующими причинами:

− нежелание обучаться новым методам работы, менять привычный образ действий;

− стремление скрыть недостатки в работе, необоснованные временные потери, так как в процессе обследования и оптимизации деятельность сотрудников становится прозрачной и контролируемой;

− попытки избежать штрафных санкций и штатных изменений, связанных с выявлением низкой эффективности труда.

Таким образом, прежде чем внедрять СЭД, необходимо организовать соответствующее обучение персонала.

Технологические риски включают:

1. Неготовность имеющейся в организации ИТ-инфраструктуры. Это приведет к низкой работоспособности системы, зависанию, сбоям, а длительная работа с документами за устаревшими мониторами будет утомительной и вредной для здоровья сотрудников.

2. Недостаточное исследование потребностей компании. При этом на стадии внедрения или эксплуатации может выясниться, что работа системы не соответствует ожиданиям: не поддерживаются необходимые сценарии работы, не выполняются нужные функции. Или, наоборот, система слишком сложна, но в реальной работе используется минимум возможностей.

3. Отсутствие нормативной базы. Неформализованные бизнес-процессы существенно затруднят внедрение СЭД, так как при отсутствии четких правил работы и единых регламентов документооборота невозможна эффективная эксплуатация системы.

Технологические риски могут существенно замедлить реализацию проекта, а также серьезно повлиять на ожидаемый результат. Более того, проект может быть остановлен.

Выше упоминалось, что риски могут взаимно обусловливать друг друга. Поэтому вопросы управления рисками актуальны на всех этапах внедрения и функционирования системы.