СОЗДАНИЕ СТРУКТУРЫ ТАБЛИЦЫ

СУБД ACCESS

 

Типичным представителем реляционной СУБД является мощное приложение MicrosoftAccess.

Access предназначен для хранения и получения данных, представления их в удобном виде и автоматизации часто выполняемых операций (например, для ведения счетов, учета материальных ценностей, планирования и т. п.). Используя Access, можно не только разрабатывать удобные формы ввода данных, но и обрабатывать данные, а также составлять всевозможные сложные отчеты.

Производительность СУБД Access соответствует возможностям такой развитой операционной системы, как MicrosoftWindows. Windows и Access, детища фирмы Microsoft, очень хорошо взаимодействуют друг с другом. Система Access работает под управлением Windows. Это означает, что можно вырезать, копировать, вставлять данные из любого приложения Windows в Access и обратно.

Access – реляционнаяСУБД. Прежде всего, это означает, что основным элементом базы является таблица. С помощью Access можно получить доступ к любым данным любого типа и использовать одновременно несколько таблиц. Использование реляционной СУБД позволяет упростить структуру базы данных и, таким образом, облегчить выполнение работы. Можно связать таблицу Access с данными, хранящимися на большой ЭВМ или на сервере, а также использовать таблицы, созданные в Paradox или dBase.

В Access реализовано корректное управление реляционными базами данных. Эта система поддерживает первичные и внешние ключи и обеспечивает полную поддержку целостности данных на уровне самой базы данных, что предотвращает несовместимое обновление или утрату данных. СУБД Access включает в себя программы проверки данных для предотвращения ввода некорректных значений. Каждое поле в таблице имеет определенный формат и заданный по умолчанию тип. Access поддерживает все необходимые типы полей:

• текстовый– для хранения одной строки текста,

• числовой– для чисел,

• денежный– для представления величин,

• дата/ время– для времени,

• поле MEMO– для хранения произвольной информации,

• логический– для хранения объектов из других приложений, поддерживающих технологию OLE.

В Access реализован специальный инструмент, называемый Мастером.Мастер поможет за несколько минут выполнить рутинную работу, на которую раньше уходили целые часы. Мастера задают вопросы о содержании, стиле и формате объекта, а затем создают этот объект без какого-либо вмешательства пользователя. В системе Access имеется около сотни мастеров, предназначенных для проектирования баз данных, приложений, таблиц, форм, отчетов, графиков, почтовых наклеек, элементов управления и свойств.

ТАБЛИЦЫ

 

В MicrosoftAccess используется традиционная терминология баз данных. Термины базы данных: таблица, запись, поле и значение составляют элементы базы. В базе данных содержится одна или больше таблиц (другими словами, логически сгруппированных данных). Большинство приложений имеет несколько связанных таблиц, что позволяет эффективнее представлять информацию. Приложение, использующее несколько таблиц, может манипулировать данными более эффективно, чем при использовании одной большой таблицы. Множественные таблицы упрощают ввод данных и создание отчетов, уменьшая ввод избыточных данных.

В таблицеинформация группируется по строкам и столбцам. Таблица состоит из строк, называемых записями. Данные в таблице упорядочены по столбцам, например, по фамилии студента (табл. 1). Эти столбцы являются полями. Каждое поле имеет определенный тип данных (текст, число, дата и т. д.), длину и уникальное имя, которое идентифицирует хранящуюся в этом поле информацию.

Строки данных в таблице – это ее записи.Каждая строка считается отдельной величиной, к которой можно получить доступ и по которой можно отсортировать таблицу.

На пересечении строки (записи) и столбца (поля) в ячейках находятся значения – собственно данные. Например, в табл. 1 содержатся данные о студентах.

Таблица 1

 

Номер	Фамилия	Факультет	Курс	Группа
	Андреев Н.А.	Учетно-экономический
	Бобров СТ.	Финансовый
	Васина А.С.	Юридический
	Харченко Г.Г.	Юридический
	Перницкая О.Н.	Финансовый

 

В этой таблице колонки (поля) имеют имена: фамилия, факультет, курс, группа.

В то время как поля различаются по имени, записи (строки) обычно идентифицируются по некоторой уникальной характеристике. В таблице таким уникальным идентификатором является номер (первая колонка). В других таблицах это может быть табельный номер работника, шифр изделия и т. п. (Важно, что значения этого поля не могут повторяться в разных записях.)

ОБЪЕКТЫ

 

В базе данных Access хранятся данные и ассоциирующиеся с ними объекты. К объектам баз данных относятся таблицы,запросы,формы,макросыи модули.Вбазе данных Access содержится шесть объектов, состоящих из данных и средств, необходимых для использования Access.

Таблицасодержит собственно данные (для их отображения используется просмотр в режиме таблицы).

Запроспозволяет искать, сортировать и извлекать определенные данные.

Формапозволяет вводить и отображать данные в указанном формате.

Отчетпозволяет отображать и печатать форматированные данные, включая калькуляции и итоги.

Макроспредоставляет простые команды для автоматизации выполнения задач без программирования.

Модуль– программы, написанные на VBA.

РЕЖИМ ТАБЛИЦЫ

 

Одним из основных режимов работы с базой является режим таблицы.

Таблицы баз данных не являются самостоятельными документами. Сама база данных – это документ. Ей соответствует файл на диске, и мы можем сделать его копию. Структура таблиц – тоже документ. В некоторых системах она имеет отдельный файл, а в некоторых такого файла нет, но структура таблиц входит в состав общего файла базы данных наряду с запросами, формами, отчетами и другими объектами. При изменении структуры таблицы система управления базами данных всегда выдает запрос на сохранение изменений.

Просмотр данных в режиме таблицы – это один из нескольких методов просмотра данных. В этом режиме таблица отображается в виде строк и столбцов (наподобие электронной таблицы).

В этом режиме таблицу можно листать, используя клавиши управления курсором. Кроме того, можно вносить изменения в данные. При этом нужно соблюдать осторожность, так как любые изменения в этом режиме отражаются в таблице данных.

ЗАПРОСЫ

 

Для извлечения информации из базы данных используется запрос. С его помощью можно выбрать и определить группу записей, удовлетворяющих определенному условию. Использование запросов перед печатью отчета позволяет выводить на печать только нужные данные. Чтобы на экране появлялись только записи, соответствующие заданному критерию, можно использовать формы. Запросы можно использовать и в процедурах, изменяющих, добавляющих или уничтожающих записи базы данных. Выбранные записи называются динамическим набором.Он будет изменяться вместе с данными в оригинальной таблице.

ФОРМЫ

 

Формы ввода данных помогают пользователю быстро, легко и без ошибок поместить информацию в таблицу базы данных. Формы ввода и отображения данных обеспечивают более структурированный подход, чем использование режима таблицы. Тем не менее, можно по-прежнему просматривать, добавлять, изменять или удалять записи базы данных. Использование форм ввода данных – самый распространенный способ внесения данных в таблицу базы данных.

ОТЧЕТЫ

 

Отчеты представляют данные в том виде, в каком они должны выводиться на печать. В одной СУБД можно создавать несколько типов отчетов. Отчеты могут объединять множество таблиц, чтобы отразить сложные зависимости между различными наборами данных.

ОКНО ACCESS

 

Главное окно Access – это рабочий стол системы (рис. 60). Здесь можно открывать другие окна, каждое из которых по-своему представляет обрабатываемые данные. Ниже кратко описаны основные элементы главного окна Access.

 

Рис.60.

Строка заголовка. Встроке заголовка отображается имя активной в данный момент программы. Строка заголовка главного окна Access всегда отображает имя программы MicrosoftAccess.

Кнопка Свернуть . Щелчок по этой кнопке позволяет свернуть главное окно Access до кнопки на панели задач Windows. Access можно снова активизировать, щелкнув по кнопке на панели задач.

Кнопки Восстановить Развернуть .Кнопка Восстановить появляется только тогда, когда главное меню Access имеет максимальный размер.

Кнопка Закрыть После щелчка на этой кнопке работа Access завершается.

Строка меню.Строка меню располагается сразу под строкой заголовка и содержит имена нескольких подменю.

Панель инструментов.Панель инструментов – это группа пиктограмм, расположенная непосредственно под полосой меню. Главное ее назначение – ускоренный вызов команд меню. Кнопки панели инструментов также могут изменяться в зависимости от выполняемых операций.

Строкасостояния. Строка состояния располагается в нижней части окна. В левой части строки состояния отображается информация о том, что происходит в настоящее время.

Окно базы данных.Это окно появляется при открытой базе данных – в нем сосредоточены все «рычаги управления» базой данных.

Прежде чем приступить к созданию таких объектов базы данных, как таблицы, формы и отчеты, нужно разработать их проект. Главное назначение проекта в выработке четкого пути, по которому нужно следовать при его реализации.

В окне базы данных (см. рис. 60) отображаются все файлы объектов базы данных, которые можно создать с помощью Access. На самом деле база данных является единым файлом. Все создаваемые файлы объектов сохраняются в файле базы данных.

СОЗДАНИЕ БАЗЫ ДАННЫХ

 

Создать базу данных можно с помощью команды Создать из меню Файл или кнопки Создать базу данных на панели инструментов. Созданной базе данных необходимо присвоить имя. По умолчанию имя принято db1.mdb. Можно ввести вместо него другое имя. При этом создается пока пустая база данных. После создания или открытия базы данных на экране появляются дополнительные пункты меню.

Кнопка Создать окна базы данных позволяет создать новый объект, а кнопка Открыть – открыть существующий объект. Для внесения изменений в существующий объект можно использовать кнопку Конструктор.

СОЗДАНИЕ СТРУКТУРЫ ТАБЛИЦЫ

 

Создание структуры таблицы – многошаговый процесс. Для быстрого конструирования таблицы необходимо выполнить следующие шаги:

– Создать структуру новой (пустой) таблицы.

– Ввести имена полей, тип данных и их описание.

– Определить свойства для каждого поля.

– Установить первичный ключ.

– Для нужных полей создать индексы.

– Сохранить структуру.

В окне конструктора таблиц содержатся такие области:

– Область ввода полей.

– Область ввода свойств.

Область ввода полей предназначена для ввода имен полей и типов данных, а также для описания отдельных полей, а область свойств полей – для ввода других опций поля, называемых свойствами. Они включают размер поля, формат, маску ввода, подпись, значение по умолчанию, условие на значение, сообщение об ошибке, обязательное поле, пустые строки и индексированное поле.

Поля создаются путем ввода имени поля и типа данных в каждую строку области ввода полей окна конструктора таблиц. Описание поля – это опция, которая указывает на назначение поля.

При создании таблицы следует придерживаться тщательно продуманного плана. Однако даже при наличии плана можно вносить изменения. Например, чтобы вставить нужное поле, следует поместить курсор в существующее поле и выбрать команду Поле из меню Вставка. В таблице появится новая строка, а все существующие поля будут смещены вниз. Удалить поле можно тремя способами:

1. Выбрать поле, щелкнув на маркере строки (идентификатор строки с левой стороны) и нажав кнопку Delete.

2. Выбрать поле, а затем выполнить команду Удалить строку из меню Правка.

3. Выбрать поле и щелкнуть по кнопке Удалить строку на панели инструментов.

Очень просто изменить расположение полей. Для этого необходимо щелкнуть на маркере поля (идентификатор строки с левой стороны) и перетащить его в новое место.

Каждая таблица должна иметь первичный ключ – одно или несколько полей, которые делают запись уникальной. Если не был задан уникальный ключ, Access создаст его автоматически.

Завершенную структуру нужно сохранить, выбрав команду Сохранить из меню Файл. При первом сохранении Access попросит указать имя таблицы. Это имя должно состоять не более чем из 64 символов. При создании нескольких таблиц в базе данных может понадобиться использовать эти таблицы в других базах данных. В окне базы данных можно выполнять множество операций с таблицами, включая следующие:

– Переименование таблиц.

– Удаление таблиц.

– Копирование таблиц в базе данных.

– Копирование таблицы из другой базы.

 

ВВОД ДАННЫХ В ТАБЛИЦУ

 

Для ввода значений в поле таблицы следует поместить курсор в это поле и ввести значение. При редактировании записи маркер записи принимает вид карандаша. При вводе новой записи (на маркере записи изображен карандаш) автоматически появляется следующая строка.

К любой записи можно перейти, разместив в ней курсор или щелкнув на ней мышью. Для перемещения по записям можно использовать вертикальную полосу прокрутки. Кнопки со стрелками на полосе прокрутки позволяют перемещать указатель записи на одну запись за один щелчок. Команда Перейти из меню Правка предоставляет несколько вариантов выбора, обеспечивающих быстрое перемещение по таблице (первая запись, последняя запись, следующая запись, предыдущая запись, новая запись).

Найти значение в поле можно следующими способами:

1. Щелкнуть на кнопке Найти на панели инструментов.

2. Воспользоваться комбинацией клавиш Ctrl+E.

После использования любого из этих методов появится диалоговое окно. Значение поля Просмотр задает направление поиска. Для ограничения поиска по заданному полю следует поместить курсор в то поле, которое необходимо использовать для поиска, и установить флажок Только в текущем поле. В текстовом поле Образец вводится искомое значение. Значение можно ввести так, как оно выглядит в поле, а можно использовать приведенные ниже специальные символы:

* – соответствует любому количеству любых цифр или любых символов;

? – соответствует любому текстовому символу;

# – соответствует любой цифре или любому символу.

В раскрывающемся списке Совпадения содержатся три варианта выбора:

1. С любой частью поля.

2. Поля целиком.

3. С начала поля.

Значением, установленным по умолчанию, является значение Поля целиком. Флажок С учетом регистра определяет, будут ли различаться прописные и строчные буквы. По умолчанию они не различаются.

Обычно данные выводятся в сетке. С помощью команды Ячейки из меню Формат можно задать, будет ли отображаться эта сетка и как она будет выглядеть. В диалоговом окне Вид сетки содержатся опции отображения линий сетки. Используя флажки Линии сетки, можно исключить линии По горизонтали и По вертикали.

РАБОТА С ФОРМОЙ

 

Табличные данные можно просматривать в различных режимах, но режим формы обеспечивает гибкость. Форма позволяет отображать одновременно все поля одной или нескольких записей. Можно создать пять типов форм:

– В один столбец.

– Ленточная.

– Главная ~ подчиненная.

– Табличная.

– Диаграмма.

Формы представляют большую гибкость при вводе данных по сравнению со строками и столбцами. Можно не только помещать вычисляемые поля в форму, но и добавлять расширенные правила проверки корректности ввода и элементы управления.

РАБОТА С ЗАПРОСОМ

 

Главное назначение базы данных (хранение и предоставление информации) может потребоваться сразу после ввода данных либо спустя годы. Слово запроспервоначально означало спрашивать или узнавать. Запрос можно представить как вопрос, имеющий отношение к информации, которая содержится в таблицах базы данных.

А также можно представить себе как точку зрения на данные, включенные в таблицу. Они служат для селекции и фильтрации набора данных. Они позволяют выбрать из базы данных только необходимую информацию, которая соответствует определенному критерию (условию) отбора и нужна для решения конкретной задачи.

Результат обработки запроса представляет собой таблицу. В эту таблицу включены выбранные из основной таблицы (или нескольких таблиц) блоки данных, которые удовлетворяют критериям запроса. Эта таблица – динамический, временный набор данных, поэтому при каждом выполнении запроса он строится вновь на основе свежих табличных данных.

MicrosoftAccess дает большие возможности в гибкости проектирования запросов, а именно в ней можно:

– Выбрать поля,т. е. нет необходимости включать все поля таблицы в запрос.

– Выбрать записи,т. е. можно специфицировать запрос таким образом, что получите данные определенного вида.

– Отсортировать записи,т. е. можно просматривать записи в определенном порядке.

– Запрашивать данные из нескольких таблиц,которые могут обрабатываться вместе, и соответственно просматривать совмещенные данные.

– Запрашивать данные из других баз данных.

– Выполнять вычисления,создавать новые поля, которые будут содержать результаты вычислений.

– Использовать запрос в качестве источника данныхдля формуляров, отчетов и других запросов.

– Изменять данные в таблицах,т. е. можно обновлять, удалять, добавлять группы записей сразу.

– Создавать новую таблицу на базе старых таблиц или групп таблиц.

Запросы можно создавать с помощью Конструктора запросов. Он ускоряет проектирование нескольких специальных запросов.

Запрос– это требование предоставить информацию, накопленную в таблицах. Информацию можно получить с помощью инструментов запроса. Access включает множество типов запросов, которые можно разбить на пять категорий:

– Запрос на выборку.Самый распространенный тип запроса. Извлекает данные из одной или нескольких таблиц и результаты отображает в объекте в режиме таблицы, в котором допускается изменение записей (при некоторых ограничениях). Используется для группировки записей, а также для вычисления сумм, средних значений, подсчета количества записей и расчета итоговых значений других типов.

– Запрос спараметрами. Это запрос, при запуске которого открывается диалоговое окно с приглашением ввести определенные сведения. Эти запросы удобно использовать как базовый источник данных для форм и отчетов.

– Перекрестный запрос.Отображает результат статистических расчетов, выполненных по данным из одного поля. Эти результаты группируются по двум наборам данных в формате перекрестной таблицы.

– SQL. Это запрос, создаваемый с помощью инструкции SQL.

– Запрос на изменения.Это запрос, который позволяет, выполнив одну операцию, внести изменения во многие записи.

РАБОТА С ОТЧЕТАМИ

 

Отчеты используются для представления данных в удобном виде. Отчет можно вывести на экран или распечатать на принтере. В нем можно группировать и сортировать данные в любом порядке, получать итоговые значения и другие статистические величины, а также помещать в него графические объекты.

РАБОТА С МАКРОСАМИ

 

При работе с базой данных часто приходится выполнять одни и те же задачи. Этот процесс можно автоматизировать с помощью макросов.

Макрос – такой же объект Access, как таблица, запрос, форма и отчет. Он создается для автоматического выполнения определенных действий или совокупности действий. С помощью макроса можно имитировать выбор команды меню или перемещение мыши. Любая команда, которую необходимо выполнить, называется макрокомандой. Макрос создается в окне макросов; запускается он после ввода его характеристик во вкладке События окна свойств формы или отчета.

РАБОТА С МОДУЛЯМИ

 

В базах данных используются модули, которые можно разделить на две основные категории – модули общей области и модули отчетов. Такие модули можно использовать для хранения программ, разработанных в виде процедур, которые будут применяться во всем приложении. Любым событиям при работе с запросами или отчетами могут быть назначены процедуры обработки событий. Процедуры обработки событий достаточно эффективны и предоставляют дополнительные удобства при работе с базой данных.