Задание для самостоятельной работы с подробными комментариями

1. Запустить MS Access (Пуск – Программы – Microsoft Access).

2. Создать новую базу данных. Для этого в появившемся окне включить опцию Новая база данных (рис. 61) и щелкнуть Ок.

3. Откроется окно сохранения (рис. 62), в котором надо указать имя для создаваемой базы данных (например, Студенты) и сохранить ее, щелкнув по кнопке Создать.

Задание № 4

1. Создать базу данных, предназначенную для автоматизированного заполнения «Личной карточки студента» (рис. 7.6). Кроме основной таблицыТ_студенты, содержащей сведения о студентах, предусмотреть создание таблиц Т_городаи Т_специальности, связанные с таблицей Т_студентысвязью типа один ко многим.

2. Создать Списки подстановки в таблицеТ_Студенты.

3. Создать формы для ввода данных, запросы по специальностям, группам, месту рождения.

4. Сформировать отчеты, используя Мастер отчетов, в которых сгруппировать данные по специальностям, фамилиям студентов.

Рис. 7.6. Исходные данные для самостоятельной работы № 4

Контрольные вопросы Access

1. Какую базу данных называют реляционной?

2. Из каких основных объектов состоит база данных?

3. Какую информацию содержит таблица, в которой нет ни одной записи?

4. Приведите примеры использования различных типов полей в таблицах.

5. Какое поле можно считать уникальным?

6. Какой параметр определяет длину поля?

7. Как запретить ввод пустых полей?

8. Поле какого типа является ключевым в большинстве таблиц?

9. Назовите три основные свойства запросов, используемых пользователями при работе с большими базами данных.

10. Какие операции закрывают базу данных?

11. Как с помощью Мастера отчетов сгруппировать записи по дате?

12. Как назначить сортировку в алфавитном порядке при создании отчетов по одному полю, по двум полям?

13. Для чего создаются межтабличные связи при объединении таблиц и создании схемы данных?

14. Какова роль флажков «Обеспечение целостности данных», «Каскадное обновление связанных полей и «Каскадное удаление связанных записей» в диалоговом окне «Связи»?

3.1. Базы данных. Основные понятия[2] (2-й источник)

Электронные картотеки на материальных носителях, в которых данные структурированы таким образом, чтобы их могли использовать различные пользователи и программы, получили название базданных(БД). Средства управления этими данными называются системами управления базами данных(СУБД).

Основные требования к СУБД:

1. Непротиворечивость данных.Не должно быть такой ситуации, когда заказывается отсутствующий на складе товар или в результате ошибки ввода информация о покупателе в заказе не соответствует данным картотеки покупателей. Такое требование называется требованием целостности.

Целостностьбазы данных подразумевает поддержание полной, непротиворечивой и адекватно отражающей предметную область информации.

С требованием целостности данных связано понятие транзакции.

Транзакция– это последовательность операций над БД, рассматриваемых как единое целое (то есть или все, или ничего). Например, при оформлении заказа на определенный товар в системе нужно выполнить такие операции: регистрацию заказа и резервирование определенного количества товара, а также уменьшение данного товара на складе. Если на любом этапе изменения данных произойдет сбой, то целостность БД будет нарушена. Для предотвращения подобных нарушений вводится транзакция «Оформление заказа», в которой над БД либо должны произвестись все необходимые операции (товар продан, уменьшен его запас на складе), либо должен произойти возврат к исходному состоянию (товар не продан, его количество на складе не изменилось).

2. Актуальность хранимых данных.В любой момент времени информация, содержащаяся в БД, должна быть современной.

3. Многоаспектное использование данных– поступление информации из различных источников в единую БД и возможность ее использования любым отделом предприятия в соответствии с правами доступа и функциями.

4.Возможность модификации системы– возможность ее расширения и модификации данных, а также дополнение новыми функциями без ущерба для системы в целом.

5. Надежность– целостность БД не должна нарушаться при технических сбоях.

6. Скорость доступа– обеспечение быстрого доступа к требуемой информации.

СУБД осуществляют взаимодействие между БД и пользователями системы, а также между БД и прикладными программами, реализующими определенные функции обработки данных.

СУБД обеспечивают надежное хранение больших объемов данных сложной структуры во внешней памяти компьютера и эффективный доступ к ним. К основным функциям СУБД относятся:

– Непосредственное управление данными во внешней и оперативной памяти и обеспечение эффективного доступа к ним в процессе решения задач.

– Поддержание целостности данных и управление транзакциями.

– Ведение системного журнала изменений в БД для обеспечения восстановления БД после технического или программного сбоя.

– Реализация поддержки языка описания данных и языка запросов.

– Обеспечение безопасности данных.

– Обеспечение параллельного доступа к данным нескольких пользователей.