Начало и конец операционного дня

Перед началом рабочего дня начальник отделения почтовой связи, его заместитель или другое контролирующее лицо должно лично:

- вскрыть кладовые (хранилища) в присутствии одного из работников. За исключением случаев, когда в штате отделения почтовой связи предусмотрен один работник;

- перед открытием кладовых и других хранилищ проверить исправность дверей, оконных решеток, замков и печатей, пломб, а в самих кладовых целостность окон, стен, пола и потолка, дверей и замков хранилищ;

Печати (пломбы) не срываются, а вместе со шпагатом срезаются и хранятся до конца рабочего дня.

В случае повреждения дверей, замков, шпагата или печатей, пломб окон, стен, пола или потолка кладовой один из работников отделения почтовой связи, обнаруживший повреждение, немедленно, не входя в помещение, докладывает об этом вышестоящему руководителю и вызывает представителя правоохранительных органов;

- проверить санитарное состояние отделения почтовой связи, прилегающей территории;

- ознакомить подчиненных с поступившими изменениями в действующие приказы, технологии, инструкции, правила;

- проверить наличие средств пожаротушения в надлежащих местах;

- выдать на рабочие места именные вещи, бланки строгой отчетности, ключевые дискеты, ключи СКС, стикеры штрих-кодов, номерные индикаторные пломбы, пополнить аванс денежной наличности.

Ежедневно в конце рабочего дня (смены) контролирующее лицо подсчитывает по копиям реестров ф.11 (карты отправки ф.ПС16) количество и сумму исходящих (отправленных) денежных переводов, сданных на сортировку (отправку).

Результаты подсчета отправленных денежных переводов, (сданных на сортировку), записываются на копии последнего реестра ф.11 (карты отправки ф.ПС16) за данный рабочий день (смену), сличаются с данными подсчёта итогов с отчётом СКС и подписываются контролирующим лицом.

Количество принятых и отправленных электронных денежных переводов автоматизировано, сверяется с реестром ф.11 (картой отправки фПС16).

Работники, осуществляющие выдачу регистрируемых почтовых отправлений, подводят итоги движения почтовых отправлений за рабочий день (смену), на входящих накладных ф.16(картах отправки ф.ПС16), указывая количество почтовых отправлений, оставшихся от предыдущего дня (смены), поступивших за день (смену), выданных, досланных и возвращенных, остаток не выданных почтовых отправлений на следующий день (смену). Итог заверяется подписью работника с указанием должности и сверяется с фактическим остатком почтовых отправлений.

Производственные документы на отправленные, поступившие и выданные почтовые отправления ежедневно подшиваются в отдельные пачки. Извещения на оплаченные денежные переводы подшиваются в реестр ф.ПС10, подсчитываются количество и сумма и сверяются с итогами реестра ф.ПС10 или отчетом СКС.

В порядке очередности отправки и получения почты, подбираются и подшиваются в отдельные пачки карты отправки ф.ПС16. На верхней обложке каждой пачки сброшюрованных документов указывается название документов, наименование объекта почтовой связи, за какой период подшиты документы.

Перед окончанием операционного дня (смены) работник обязан: сдать под расписку начальнику неиспользованные стикеры штрихкодов, номерные индикаторные пломбы,предварительно приведенные в порядок именные вещи, ключи от СКС, ключевую дискету. Порядок сдачи производственной документации при работе на СКС определен инструкциями; привести в порядок рабочее место.

По окончании рабочего дня (смены) начальники (заместители начальника) объектов почтовой связи или другие контролирующие лица обязаны лично:

- принять от работников под расписку в специальных журналах стикеры штрихкодов, номерные индикаторные пломбы, именные вещи, ключи от СКС, ключевую дискету;

- проверить правильность ведения и оформления производственной документации, подведения итогов;

- осмотреть рабочие места: приведены ли в порядок, не остались ли на них почтовые отправления и документы;

- проверить правильность оплаты денежных переводов, своевременность доставки почтовых отправлений и отправки сумм наложенного платежа. Правильность оприходования сумм наложенных платежей и своевременность их отправки проверяется сличением соответствия записей на извещении ф.ПС22, по которому выдавалось почтовое отправление, с реестром ф.ПС11 (картой отправки ф.ПС16) и контрольной лентой СКС.

Проверив закрыты ли форточки, отключены СКС, весы и т.д. начальник (заместитель) и оператор закрывают двери помещения, сдав на пульт «Охраны» объект почтовой связи под сигнализацию. Ключи от входных дверей хранятся у начальника (заместителя) отделения почтовой связи или другого контролирующего лица, исполняющего их обязанности.

 

1. РАССМОТРЕНИЕ ЗАЯВЛЕНИЙ (ЖАЛОБ) ГРАЖДАН, ПРИТЕНЗИЙ ПРЕДПРИЯТИЙ, ОРГАНИЗАЦИЙ И УЧРЕЖДЕНИЙ

 

При неисполнении или ненадлежащем исполнении обязательств по оказанию услуг почтовой связи пользователь услуг вправе предъявить оператору почтовой связи претензию, в том числе с требованием о возмещении причиненного вреда, которая подлежит рассмотрению в установленном законодательством порядке.

Претензии в связи с недоставкой, несвоевременной доставкой, повреждением или утратой почтового отправления или денежных средств (невыплатой по денежным переводам) предъявляются в течение 6 месяцев со дня, следующего за днем подачи почтового отправления.

Претензии к операторам почтовой связи могут предъявляться как по месту приема, так и по месту назначения почтовых отправлений.

Претензии предъявляются в письменном виде и в установленном порядке подлежат обязательной регистрации оператором почтовой связи.

При предъявлении претензии заявитель должен предъявить документ, удостоверяющий или подтверждающий личность. В претензии указываются данные предъявленного документа.

Претензии в отношении регистрируемых почтовых отправлений принимаются при предъявлении квитанций (копий квитанций) и списков – при отправке почтовых отправлений в количестве 5 и более отправлений.

Претензии в отношении несвоевременной доставки (вручения) внутренних простых отправлений письменной корреспонденции принимаются при предъявлении оболочки почтового отправления с оттисками календарных штемпелей, подтверждающих даты отправки и получения почтовых отправлений.

В претензии указываются: вид, номер почтового отправления, дата и место приема, место назначения, при необходимости – объявленная ценность, вес, адрес и полное наименование адресата отправителя. К заявлению прилагается квитанция (копия квитанции) и список.

В претензиях в связи с утратой почтовых отправлений с товарным вложением дополнительно указываются вид упаковки, подробный перечень и стоимость пересылавшегося вложения.

Претензии возвращаются без удовлетворения, если: не истекли установленные сроки пересылки почтового отправления; заявитель не является отправителем (адресатом); прошло более 6 месяцев со дня подачи почтового отправления; отсутствует квитанция и при необходимости список о приеме почтового отправления. В случае отказа в удовлетворении претензии или ее частичном удовлетворении оператор связи обязан дать обоснованный ответ с указанием причин отказа или ее частичного удовлетворения и возвратить приложенные к претензии документы, а также разъяснить заявителю о его праве предъявить иск в суд.

По отчетным данным за 1 квартал 2008 г. В РУП «Белпочта» поступило 616 обращений от граждан, что на 6% больше по сравнению с прошлым годом (616 против 581).

Из 616 обращений 80 или 13% поступило на утрату почтовых отправлений по вине иностранных Почтовых администраций и авиакомпаний, 1 обращение на необоснованный возврат из США, 4 на недостачу части вложения по вине иностранных почтовых служб, 1 обращение на вручение почтового отправления ненадлежащему лицу на территории США.

Из 616 обращений 23 признано обоснованными.

Обоснованные жалобы в 1 квартале 2008 г. Вызвали следующие нарушения:

- нарушение порядка приема и вручения почтовых отправлений – 9;

-некачественное обслуживание и невыполнение служебных обязанностей специалистами и руководством подразделений - 5;

- нарушение сроков хранения почтовых отправлений в доставочном отделении - 2;

- трудовые вопросы - 2;

- некачественная доставка печатных СМИ - 2;

- нарушение порядка обработки и оплаты электронного денежного перевода - 1;

- неполучение уведомления о вручении телеграммы – 1.

Наибольшее число обоснованных обращений поступило на нарушение порядка приема, обработки и вручения почтовых отправлений и печатных СМИ – 14 или 61% от общего количества и на некачественное обслуживание и невыполнение служебных обязанностей – 5 или 22%.

Рост общего числа обращений произошел как следствие издания Директивы Президента Р Б №2 от 27.12.2006 «О мерах по дальнейшей дебюрократизации государственного аппарата» и вступления в силу с 15.01.2008 г. Указа Президента РБ №498 от 15.10.2007 г. «О дополнительных мерах по работе с обращениями граждан и юридических лиц». Действия, направленные на реализацию положений данных нормативных документов имели широкий резонанс в СМИ, привлекли внимание населения к возможности активно пользоваться своим правом на обращение.

В РУП «Белпочта» изданы приказы, постоянно контролируются планы мероприятий по реализации требований Декрета и Директивы Президента РБ. Разработаны рекомендации по размещению информации для граждан в объектах связи, методические материалы.

 

1. ДОКУМЕНТАЛЬНАЯ ПРОВЕРКА ЭКСПЛУАТАЦИОННОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОТДЕЛЕНИЙ ПОЧТОВОЙ СВЯЗИ

 

Руководители филиалов должны располагать информацией о сложившемся положении с сохранностью почтовых отправлений, качестве обработки, своевременной отправке и вручении их адресатам.

В целях единого подхода в решении данных вопросов на объектах почтовой связи, в зависимости от объемов пересылаемой и обрабатываемой почты, могут создаваться выделенные подразделения - контрольно - справочной службы (далее – КСС). В объектах почтовой связи с незначительными объемами пересылаемой и обрабатываемой почты, где в соответствии с нормативами создание таких служб не предусматривается, указанные функции выполняют лица, оговоренные приказом руководителя объекта почтовой связи.

На каждом объекте почтовой связи осуществляется проверка документов на принятые и сданные почтовые отправления и закрытые почтовые вещи (далее – почту). В зависимости от функциональных обязанностей проверка документов за отработанную смену (рабочий день) осуществляется, как лицом, назначенным приказом, так и работниками КСС.

Документы на обработанную страховую почту сдаются в КСС после окончания смены (рабочего дня), бригадами почтовых вагонов - после сдачи почты в пункте приписки вагона, но не позднее рабочего дня следующего за днем окончания смены (рабочего дня) или отчета бригады почтового вагона под расписку в журнале сдачи документов.

Все поступающие в КСС документы структурных подразделений регистрируются в специальном журнале учета документов, а поступающие из ОПС учитываются по первым экземплярам описи.

КСС обязана осуществлять ежедневный контроль за своевременным поступлением документов от структурных подразделений.

Проверкой документов на почту, обработанную на объекте почтовой связи (ПВ), путем поименного сопоставления записей в накладных ф.16 (картах отправки ф.ПС16) на полученную и отправленную почту устанавливается получение и сдача: страховых мешков, мешков и постпакетов с отметкой «Правительственное», мешков с отправлениями «Экспресс» и EMS, а также с международными почтовыми отправлениями.

Кроме того, по оборотной ведомости (путевому листу) проверяется наличие баланса принятых и сданных всех видов почтовых отправлений и закрытых вещей, правильность оформления накладных ф.16 (карт отправки ф.ПС16), получения расписок за сданную почту, а также правильность оформления выявленных упущений со стороны других объектов почтовой связи, составление поверочных уведомлений, актов ф.ПС51 и извещений ф.ПС30.

Проверка документов на обработанную почту за смену (рабочий день) должна быть закончена не позднее рабочего дня следующего за днем их сдачи на проверку в КСС. При расхождении количества поступившей и сданной почты должны быть выявлены причины путем поименной проверки всех видов почтовых отправлений.

По окончании проверки лицо, осуществляющее проверку, делает за своей подписью на обложке пачки документов отметку: «Нарушений нет», указывая дату проверки, фамилию и должность. Если при проверке документов будет выявлен брак, работником, производившим проверку, составляется сводка в соответствии с п.345 Технологии. Подлинник сводки приобщается к документам, а копия передается начальнику объекта или его заместителю и с его резолюцией направляется начальнику структурного подразделения для принятия мер и учета брака. Перед возвратом сводки нарушений в КСС начальник цеха, участка (иное контролирующее лицо) должен убедиться в устранении допущенных нарушений и после этого в сводке нарушений сделать отметку об этом. Сводка возвращается в КСС. Об устранении выявленных недостатков в сводке делается соответствующая отметка работником КСС.

Если во время проверки документов будет обнаружено, что какое-либо почтовое отправление или закрытая вещь отсутствует в сдаче, то об этом, кроме записи в сводке нарушений, составляется акт ф.ПС51, который подписывается лицом, производившим проверку, и руководителем контрольно-справочной службы. Копия акта ф.ПС51 приобщается к документам, а подлинник регистрируется в книге учета актов.

О недостаче почтового отправления или закрытой вещи немедленно докладывается руководителю объекта либо его заместителю.

По акту ф.ПС51 КСС проводится проверка с участием руководителя цеха (участка), принимаются меры к розыску почтового отправления. О результатах розыска информируется руководитель объекта почтовой связи и решается с ним вопрос об учете брака в соответствии с СТП СМК.

Об организации дополнительных рабочих мест по обработке почты начальники цехов (участков) обязаны предупреждать КСС с тем, чтобы обеспечить контроль за своевременным поступлением документов.

 

ЛИТЕРАТУРА

 

1 Распространение и экспедирование печати. Учебное пособие по дисциплине «Организация и технология почтовой связи». ОТПС Минск 2004 г.

2 «Правила оказания услуг почтовой связи» Минск 2004 г.

3 «Технология приема, обработки и пересылки внутренних и международных почтовых отправлений» Минск

4 Методический материал «Анализ обращений, поступивших в филиалы РУП «Белпочта» в 1 квартале 2008 года» в соответствии с СТП СМК 8.2.2.-01-2006 «Оценка удовлетворенности потребителей». Минск, 2008 г.