Учет кассовых операций в отделениях почтовой связи

Учет кассовых операций в отделениях почтовой связи (ОПС) осуществляется в соответствии с Инструкцией по учету денежных средств, товарно-материальных ценностей и составлении отчетности в ОПС. Инструкция составлена в соответствии с требованиями правил ведения кассовых операций эксплуатационных ОПС, Министерства связи и информатизации Республики Беларусь.

ОПС продают услуги физическим и юридическим лицам в соответствии с Законом Республики Беларусь “О почтовой связи”. За все предоставленные услуги выдаются квитанции, оформленные на почтово-кассовом терминале (ПКТ), а при отсутствии ПКТ, оформленные вручную. Квитанции ф. ПС1 и ПС5 являются бланками строгой отчетности и имеют корешок, заполняемый под копирку при оформлении квитанции. Квитанции выдаются потребителю, а корешок служит основанием для оприходования денежной наличности при составлении сводного денежного отчета (СДО). Квитанция ф. ПС5 используется при приеме переводов, в том числе при приеме переводов с наложенным платежом и оформлением бланка ф. ПС112 и заявления ф. 58. Квитанция ф. ПС1 заполняется при приеме всех регистрируемых почтовых отправлений, в том числе, при приеме сверхлимитных остатков, денежной наличности уполномоченных филиалов АСБ “Беларусбанка” в сельской местности. В ней указывается от кого поступила сумма, код, расчетный счет получателя, сумма и время.

При приеме денежных средств за реализацию товарно-материальных ценностей операция оформляется без выписки квитанции ф. ПС1 и отражается учетом движения денежных средств в специальной ведомости, которая направляется в налоговые органы. Поименный учет бланков строгой отчетности (БСО) осуществляется в разрезе ОПС данного районного узла почтовой связи и регистрируется в третьем разделе СДО.

На каждый кассовый аппарат ведется отдельная книга кассира-операциониста В ОПС осуществляются следующие расходные операции:

- оплата переводов, выплата пенсий и пособий, выплата на погребение;

- выплата работникам отделений почтовой связи заработной платы, премий и других социальных выплат по платежным ведомостям;

- высылка сверхлимитных остатков в вышестоящий объект почтовой связи;

- выдача наличных денег под отчет на мелкие расходы по содержанию ОПС;

- выплата комиссионных сборов за товар;

- возврат подписки;

- возврат излишне взысканных сборов за услуги.

Услуги почтовой связи могут оплачиваться наличными деньгами, знаками почтовой оплаты, по безналичному расчету (квитанции из авансовых книжек, чеки из чековой книжки, платежные поручения).

Знаками почтовой оплаты могут оплачиваться простые и заказные почтовые отправления, заявления отправителя или адресата.

По безналичному расчету оплатить услуги почтовой связи могут предприятия, организации и частные лица.

Платежными поручениями могут оплачиваться денежные переводы, отправления с объявленной ценностью, подписка на периодические издания.

Квитанциями из авансовых книжек оплачиваются страховые почтовые отправления. Для приема к оплате необходимо проверить сумму аванса, оставшуюся на счету. Если сумма меньше той, которая необходима к оплате, то квитанция не принимается до пополнения аванса. Авансовая книжка имеет номер лицевого счета и каждая квитанция должна иметь печать владельца книжки. После оформления операции на квитанциях ставится оттиск календарного штемпеля и подпись работника связи.

По расчетным чекам из чековых книжек физическое лицо может рассчитаться за услуги почтовой и электросвязи, нетрадиционные услуги связи, знаки почтовой оплаты.

При приеме чеков из чековой книжки необходимо проверить подлинность чека. Срок действия – 1 год. Оператор также проверяет правильность заполнения чека, отсутствие подчисток, наличие подписи чекодателя и ее идентичность с паспортом, соответствие суммы остатка на корешке к остатку предыдущего чека за минусом суммы за услугу. После оформления операции на обороте чека и на корешке ставится четкий оттиск календарного штемпеля, оператор подписывает чек и корешок.

Международный ответный купон – специальный знак, отпечатанный на бумаге и издаваемый международным бюро Всемирного почтового союза и подлежащий обмену на почтовые марки в порядке, определенном актами Всемирного почтового союза. Международный ответный купон принимается как платежное средство за пересылку международного простого приоритетного письма массой до 20 гр.

Клиент может оплатить услуги связи пластиковой карточкой банка при наличии в отделении связи специального оборудования. Оператор связи может пополнить карт счет, выдать наличные, оплатить услуги связи по безналичному расчету и оказать сервисные услуги связи (просмотр баланса счета).

При оказании услуг с использованием банковских пластиковых карточек оператор обязан проверить карточку на подлинность. В случае появления сомнений в принадлежности карточки держателю, оператор имеет право потребовать документ, удостоверяющий личность.

При наличии разрешения начальника объекта почтовой связи оплата может производится гарантийными письмами. Остаток в кассе объекта почтовой связи ограничивается лимитом, который устанавливается вышестоящим ОПС и утверждается его руководителем.

При расчете остатка кассы и установлении лимитов в него не включаются наличные деньги, выданные для доставки на дом почтальонам для оплаты переводов, пенсий и пособий при условии, что почтальоны отчитываются за полученные деньги на следующий день.

Итоги дневников кассовых аппаратов оформляются следующим образом: на свободном листе ленты указываются коды всех проведенных операций, количество операций и сумма по каждой операции, а также общая сумма. Услуги, оказанные по авансовым книжкам, приходуются ежедневно и отражаются в сводном денежном отчете.

Бухгалтерия проверяет правильность оформления первичных документов и составление СДО, который составляется в двух экземплярах и содержит четыре раздела:

Первый раздел - кассовые операции;

Второй раздел - движение товарно-материальных ценностей;

Третийраздел - движение квитанционного материала;

Четвертыйраздел - статистическая отчетность.

В первом отделе отражаются доходы, принятые платежи, поступившие суммы.

Первая часть первого раздела состоит из 12 столбцов; вторая часть «Расход» состоит из четырех столбцов. В столбцах 1, 5, 9, 13 указываются коды проведенных операций, которые состоят из трех цифр и буквы. В каждой цифре заложен определенный смысл:

0 – остаток в кассе; 1, 2, 3, 4 –доходы; 5, 6, 7 – услуги, которые оказываются на договорных началах и отражают платежи, плата за которые включается в доход отделения почтовой связи; 8 – денежные средства, поступившие в кассу отделения почтовой связи; 9 – расходные операции.

Вторая цифра обозначает наименование оказанной услуги, третья – разновидность услуги. Буквы указывают способ оплаты.

В столбцах 2, 6, 10, 14 отражается сумма операций, операций, которые подлежащих оприходыванию, и общие суммы по этим столбцам.

В столбцах 3, 7, 11, 15 указывается наименование операции и условное обозначение документов.

В столбцах 4, 8, 12, 16 отражается количество проведенных операций.

В третьей части первого раздела отражается выведение остатков.

Здесь отражается остаток на начало дня, приход, расход, остаток на конец дня.

В четвертой части отражается движение денежных средств по книге ф.55. Она заполняется в том случае, если почтальонам выданы деньги для оплаты на дому пенсий и пособий, и включает в себя следующие строки: переходящий остаток наличных денег на начало дня; выдано в доставку наличных денег; выплачено в доставке наличных денег; возвращено наличных денег; остаток на конец дня.

Второй раздел «Движение товарно-материальных ценностей» отражает ежедневный учет и движение ценностей и состоит из восьми столбцов. В столбце 43 – указываются коды, в столбце 44 – отражаются остатки ценностей на начало дня, в столбце 45 – поступление товарно-материальных ценностей, 46 – продано наличными, 47 –продано по денежным документам, товарно-материальных, 48 - возвращено, 49 –списано, 50 –остаток на конец дня.

Суммы, указанные в столбцах 46 и 47 должны соответствовать суммам столбцов два и четыре раздела.

В третьем разделе «Движение квитанционного материала» включено шесть столбцов, которые заполняются по принципу второго раздела. В столбце 51 указываются наименования бланков строгой отчетности, в столбце 52 – количество квитанций и товарных накладных, 53 –поступило, в столбце 54 –израсходовано, в столбце 55 –аннулировано, в столбце 56 – остаток квитанционного материала накладных на конец дня.

Количество, указанное в строке 54 должно соответствовать количеству квитанций и накладных, отраженных в столбцах 3, 7, 11, 15 первого раздела.

При недостаче денежных средств отделение почтовой связи получает подкрепление. Порядок получения подкреплений денежной наличности будет рассмотрен в следующем разделе.

Четвертый раздел «Статистическая отчетность» составляется ежедневно.

 

1. ОРГАНИЗАЦИЯ ПРВЕДЕНИЯ «НАЦИОНАЛЬНОГО ДНЯ ПОТРЕБИТЕЛЯ» В ОТДЕЛЕНИЯХ СВЯЗИ

 

На предприятиях РУП «Белпочта» уже несколько лет практикуется проведение Дня клиента, поскольку это один из способов широкой рекламы услуг, предоставляемых в ОПС страны. Ответственные представители предприятий почтовой связи РУП «Белпочта» в течение двух часов при личном общении с клиентами смогли подробно рассказать об услугах и квалифицированно ответить на все интересующие их вопросы.

РУП «Белпочта» заинтересовано в увеличении количества и улучшении качества услуг, максимальном привлечении клиентов на предприятия почтовой связи, их своевременном ознакомлении, как с почтовыми, так и нетрадиционными и новыми услугами, изучении мнения клиентов о деятельности почты и дальнейшем её развитии. Ведь именно клиент определяет имидж и состояние белорусской почты.

Накануне проведения национального Дня клиента во всех унитарных предприятиях почтовой связи разрабатываются планы мероприятий, подготавливаются сценарии, вопросы викторины о почте, анкеты для письменного опроса посетителей. Залы ОПС, в которых проводится День клиента, празднично украшаются, звучит музыка.

Информация о предстоящем мероприятии размещается в местных средствах массовой информации. Руководителям наиболее крупных предприятий, организаций и коммерческих фирм направляются письма с приглашениями. Для привлечения клиентов во всех головных подразделениях унитарных предприятий, а также в РУПС у входа вывешиваются красочные рекламные плакаты.

Белорусские «Лявоны» и «Лявонихи» рекламируют услуги почтовой связи, предлагаемые не только на почтамтах, но и в ОПС страны. Во всех предприятиях проводится также почтовая викторина, победителям которой вручаются поощрительные призы.

Работники почты информируют клиентов об услугах почтовой связи, сроках прохождения почтовых отправлений, консультируют по вопросам, касающимся страхования гражданской ответственности владельцев транспортных средств, международных и электронных переводов, каталожной торговли, отправлений EMS и DHL и т.д., дают квалифицированные ответы на другие интересующие клиентов вопросы.

С целью наиболее полного ознакомления с услугами почтовой связи клиенты получают рекламные буклеты, а те, кто воспользовались любой из предлагаемых услуг, - сувениры.

Конкурс на самого активного клиента проводился в УП «Витебскоблпочта». Победителями стали три активных участника, выполнивших условие конкурса: два клиента, воспользовавшихся услугами на сумму 30 тыс. руб., награждены чайными сервизами, один клиент, купивший филателистической продукции на 20 тыс. руб., получил возможность бесплатно воспользоваться услугой «Фото на открытку».

В Гомеле стало традицией национальный День клиента проводить на предприятиях города. На этот раз он проводился на СП ОАО «Спартак», куда были приглашены представители средств массовой информации, администрация и работники фабрики.

Такая форма получения информации и обсуждения проблем нравится участникам мероприятия.

Для любителей и знатоков филателии на всех почтамтах подготавливаются экспозиции почтовых марок РБ, организовываются дополнительные места маркированной и немаркированной продукции, что способствует росту доходов от её продажи.

День клиента стал своего рода праздником, поскольку отношения почтовых работников к людям в этот день особенно теплые, внимательные. Цель его проведения всегда достигается: существенно увеличиваются доходы, а интерес к услугам почты и радостные лица клиентов – лучшая благодарность за труд.

 

1. ОРГАНИЗАЦИЯ ПРОВЕДЕНИЯ «ДНЯ ПОДПИСКИ» В ОТДЕЛЕНИИ ПОЧТОВОЙ СВЯЗИ

 

1. ОРГАНИЗАЦИЯ КОНТРОЛЯ ЗА КАЧЕСТВОМ РАБОТЫ ПОЧТОВОЙ СВЯЗИ

 

С целью повышения качества работы связи установлены следующие виды контроля: контрольные операции, эксплуатационный контроль, последующий контроль производственной документации, контроль за сроками прохождения письменной корреспонденции и газет, ревизии предприятий связи.

Характер производственной деятельности в ОПС определяет особенность контроля за кассовыми операциями. В ходе осуществления кассовых операций, которые занимают значительный объем выполняемых функций, каждое ОПС имеет присущие ему особенности и этим вызвана особенность денежной отчетности. Основное требование, которое предъявляется к контролю кассовых операций заключается в том, что он должен осуществляться сразу после выполнения кассовых операций. Деятельность контроля кассовых операций достигается только в том случае, когда функции контроля производятся непосредственно в ОПС, а не переносятся в вышестоящий объект почтовой связи.

Первичные документы, полученные за операционный день, брошюруются по отдельным операциям, бланки строгой отчетности и другие документы отчетности формируются в отдельные пачки по каждому коду. К каждой пачке прикрепляется ярлык, на котором отражены следующие реквизиты: номер ОПС, код операции, дата проведения операции, количество услуг оказанных за день, сумма, подпись работника ОПС.

Итоги дневников кассовых аппаратов оформляются следующим образом: на свободном месте ленты указываются коды по всем операциям, сумма по каждой операции и общая сумма, подпись работника. Суммы расчетов по авансовым книжкам приходуются ежедневно для списания в расход сумм по платежным поручениям. К отчету прилагается копия платежного поручения, а при его отсутствии составляется справка, в которой отражаются следующие данные: номер платежного поручения, дата перечисления денежных средств, дебиторский счет (счет объекта почтовой связи), кредиторский счет (счет организации), вид услуги и оттиск календарного штемпеля, а также подпись работника ОПС. В правом верхнем углу на свободном месте указывается код операции. Для списания в расход сумм, возвращенных клиенту, к отчету прилагается квитанция за услугу, за которую возвращаются деньги и справка, в которой содержатся следующие данные: фамилия, имя, отчество адресата (ФИО), вид услуги, за которую возвращаются деньги, дата возврата денег потребителю, подпись потребителя получившего деньги, оттиск календарного штемпеля или клише ПКТ, подпись работника ОПС.

Последующий контроль деятельности ОПС предусматривает не только проверку правильности оформления всего кассового документооборота, но и взаимосвязь с производственными операциями, которые совершались во время предоставления услуг. Производится проверка, которая определяет взаимоотношения с потребителями и последовательность расчета с ними. Если ОПС производит инкассацию денежной наличности в пользу третьих лиц, то любая проверка начинается с проверки правильности подведения итогов и выведения конечного остатка, правильности применения тарифов с учетом отражения их в СДО и соблюдению инструкции по его заполнению.

Прежде чем приступить к проверке правильности составления СДО, бухгалтер должен проверить достоверность данных, отраженных в отчете. Проверка контролирующим лицом проводится только в тех случаях, когда он убедился в наличии и правильности составления первичных документов, приписанных к карте-отправки ф. ПС16. Все выявленные расхождения в процессе контроля ОПС оформляются актом расхождения, который составляется в двух экземплярах. Один экземпляр приобщается к СДО, а второй направляется в ОПС. Начальник ОПС должен произвести проверку и установить причину расхождений по каждому отраженному в акте коду. При наличии документов, указывающих на необъективное составление акта, начальник ОПС представляет в вышестоящий объект почтовой связи донесение с обоснованием причины неподтверждения акта. Если начальник ОПС согласен с актом, он должен подтвердить измененный остаток записью с изменением остатка, поставить оттиск календарного штемпеля и расписаться. На копии бланка СДО начальник ОПС делает отметку об изменении остатка с указанием номера акта и даты его составления. Акт приобщается к СДО текущего числа. Если в процессе проверки акта выявлено, что ошибка возникла по причине неотправки с СДО первичных документов, остаток изменяется в соответствии с актом.

Поступившие в ОПС платежные ведомости на выплату зарплаты, реестры на оказание услуг, авансовые отчеты по израсходованным подотчетным суммам, начальник ОПС передает под расписку в карте-отправке ф. ПС16, в которой они записываются поименно. После проверки корректировки СДО его данные регистрируются в журнале-ордере № 2 по операциям с денежной наличностью. А по операциям с денежными документами операции регистрируются в журнале-ордере № 6. Суммы высланных подкреплений сверяются с бланком-распоряжения ф. МС-45, а суммы сверхлимитных остатков, высланных из кассы ОПС сверяются с бланком ф. МС-44, который помогает осуществлять контроль за движением и сохранностью денежной наличности.

Контроль кассовых операций в ОПС обязан обеспечить сохранность переводных сумм в ОПС. Данные за месяц по проведенным операциям представлены в отчете администратора, снятого с ПКТ в конце месяца.

Система показателей качества работы делится на 2 группы: качества обслуживания клиентуры и качества продукции. Показателями качества обслуживания клиентуры являются плотность сети предприятий и пунктов связи, время действия и режим работы предприятий связи; к показателям качества продукции связи относятся: скорость, которая характеризуется выполнением контрольных сроков и нормативов; недопустимость утраты или порчи почтовых отправлений; точность вручения; надежность и устойчивость, характеризующиеся регулярностью движения почтового транспорта и соблюдением расписания движения транспорта.

 

1. ОРГАНИЗАЦИЯ И НОРМИРОВАНИЕ ТРУДА РАБОТНИКОВ ПОЧТОВОЙ СВЯЗИ

 

Нормирование труда обеспечивает соответствие численности работников объектов почтовой связи объему выполняемых работ и режиму работы предприятия, правильное определение состава работников, их рациональную расстановку, полное использование рабочего времени, нормальную напряженность труда, эффективное применение оборудования, материальную заинтересованность работников в результатах своего труда.

Характеристика почтальона и фактические затраты времени на получение, обработку, проходы и вручение почтовых отправлений с указанием объемов работ на день нормирования и в среднем на день по материалам учета фиксируются в наблюдательном листе.

При измерении объема работ как внутри отделения почтовой связи, так и непосредственно на доставочном участке производиться корректировка не зависимо от периодичности, установленной нормативными документами.

Норма времени обслуживания доставочного участка за рабочий день складывается из следующих нормируемых затрат рабочего времени:

- время по нормативам на получение и обработку почтовых отправлений, печатных средств массовой информации, ведомостей на выплату пенсий и пособий и т. д. внутри отделения почтовой связи;

- время по нормативам на вручение почтовых отправлений, печатных средств массовой информации, ведомостей на выплаты пенсий и пособий и др. работы, выполняемые на доставочном участке;

-время по нормативам на проход (проезд) почтальона от отделения почтовой связи до доставочного участка, по доставочному участку и с доставочного участка и до отделения почтовой связи;

- подготовительно-заключительное время по нормативам; время на обслуживание рабочего места по нормативам;

- время по нормативам на регламентированные перерывы.

Время по нормативам на выполнение работ внутри отделения почтовой связи равно сумме произведений нормативов времени по каждой операции и среднедневного количества почтовых отправлений, печатных средств массовой информации, пенсий и пособий.

В сельских отделениях связи с предусмотренным отчетом за доставку почты на следующий день затраты времени на проходы (проезды) по нормативам складываются из затрат времени на проход (проезд) от отделения почтовой связи до первого дома на доставочном участке, проходов (проездов) по ним (между домами, до и от мест установки абонентских шкафов) с учетом поправочного коэффициента, и проходов (проездов) между селами, деревнями и хуторами.

Фактические затраты времени на указанные проходы (проезды) учитываются отдельно в наблюдательном листе и таблице расчетов затрат времени на обслуживание доставочного участка.

Подготовительно-заключительное время устанавливается независимо от продолжительности рабочего дня почтальона и составляет 10 мин. для городских и 15 – для сельских почтальонов. В связи с имеющимися перерывами, вызванными нарушением производственного процесса (ожидание почты по различным причинам), в подготовительно-заключительное время по нормативам включен резерв – 3 минуты в городском и 8 минут сельском отделениях почтовой связи.

Затраты времени на обслуживание доставочного участка, определенные по нормативам, сопоставляются с фактическими затратами и продолжительностью рабочего времени почтальона за день по графику на день нормирования.

Результаты установления норм времени обслуживания для почтальонов по каждому доставочному участку и в целом по отделению связи заносится в сводную таблицу, согласовываются с комитетом профсоюза и утверждаются руководителем.

Нормы времени обслуживания для почтальонов служат основанием для определения их численности, которая определяется в целом по отделению связи, исходя из режима работы и установленного количества доставок почты.

Фотография рабочего времени – такой вид наблюдения, при котором изучаются затраты рабочего времени или времени использования оборудования на протяжении рабочей смены или ее части с помощью детальной фиксации всех данных, характеризующих их продолжительность и структуру.

Бланк, где записываются результаты наблюдений, называется фотокартой.

Запись ведется по текущему времени, отмечается время окончания каждого элемента. В разделе «Перекрываемое время» указывается номер элемента работы и его продолжительность. Обработка результатов начинается с определения продолжительности каждого элемента. Далее составляется сводка одноименных затрат, где элементы группируются по видам затрат рабочего времени и определяется суммарная продолжительность каждого вида затрат.

На основании данных сводки составляется фактический и нормативный баланс рабочего времени. При составлении нормативного баланса все нерациональные затраты времени и потери исключаются, за счет чего увеличивается оперативное время.

1. ОРГАНИЗАЦИЯ ВНУТРИПРОИЗВОДСТВЕННОГО ХОЗРАСЧЕТА