Регистрация исходящих документов.

2.5.1. Регистрацию исходящих документов проводит секретарь  генерального директора в день их подписания.

2.5.2. На подлиннике и на копии исходящего документа проставляется исходящий номер по Журналу регистрации исходящей документации и дата регистрации.

2.5.3. Исходящий номер документа состоит из номера дела, в которое будет подшита копия исходящего документа, и порядкового номера документа по Журналу регистрации исходящей документации. Копия документа в день отправки подшивается в дело, которое хранится в секретариате.

2.5.4. Данные об исходящем документе заносятся секретарем генерального  директора в «Журнал регистрации исходящей  документации».

2.5.5. Перед отправкой исходящего документа проверяется правильность его оформления. Секретарь  генерального директора проверяет наличие регистрационных данных (номера и даты) на обоих экземплярах документа, наличие подписи директора и, по необходимости, оттиска печати на подлиннике документа.

2.5.6. Подготовленные к отправке документы должны быть сданы на почту не позднее 12 часов дня, следующего за днем подписания.

Обеспечение сохранности дел и документов.

2.6.1. Законченные делопроизводством дела хранятся в управлении в течение одного года.

2.6.2. Дела хранятся в запирающихся шкафах в вертикальном положении.

2.6.3. По истечении одного года дела переводятся на хранение в специально отведенное помещение, обеспечивающее надежную сохранность документов и оборудованное сигнализацией от несанкционированного доступа. Ответственность за сохранность документов несет секретарь генерального  директора.

2.6.4. В случае утраты или порчи дел или документов секретарь немедленно докладывать об этом директору. По распоряжению генерального директора в таких случаях проводится служебная проверка, по результатам которой к виновным применяются меры дисциплинарного или иного характера.

2.6.5. В течение делопроизводственного года на выданные сотрудникам для работы документы заполняется лист – заместитель (приложение № 8). После возвращения документа лист- заместитель уничтожается.

2.6.6. По окончании делопроизводственного года изъятие и выдача каких – либо документов из дел не разрешается. При необходимости для работы выдается дело целиком. На место выданного дела закладывается карта – заместитель (приложение №9).  После возвращения дела карта – заместитель вкладывается в дело и хранится вместе с ним.

2.6.7. Секретарь генерального директора не реже двух раз в год проводит выборочную проверку наличия дел и документов, о результатах которой информирует генерального директора.

2.6.8. Полная проверка наличия дел и документов проводится ежегодно по завершении делопроизводственного года.

Порядок составления и оформления служебных документов.

Общие сведения.

3.1.1. Документы Организации оформляются с учетом рекомендаций ГОСТ Р 6.30-2003 и в соответствии с формами и образцами документов, приведенными в Приложении.

3.1.2. Документы Организации приобретают юридическую силу с момента подписания или утверждения их генеральным  директором.

3.1.3. Гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу первого листа документа.  Пример оформления грифа утверждения документа, подготовленного на стандартном листе бумаги формата А4:

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
ООО "МРР
ФИО
01.12.2010

3.2. Подготовка и оформление приказов по основной деятельности.

3.2.1. Приказ – правовой акт, издаваемый генеральным  директором Организации.

3.2.2. Для оформления приказов используется бланк приказа (приложение № 4). Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.

В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи предписываемых действий, факты или события, послужившие причиной издания приказа. Констатирующая часть может отсутствовать, если предписы­ваемые действия не нуждаются в разъяснении. Текст приказов в таких случаях начинается со слова «ПРИКАЗЫВАЮ»

3.2.3. Распорядительная часть отделяется от констатирующей части распорядительным словом «ПРИКАЗЫВАЮ». Слово печатается прописными (заглавными) буквами на отдельной строке непосредственно от левого поля или с красной строки. Не подчеркивается, не берется в кавычки. Может быть выделено полужирным начертанием.

3.2.4. Текст распорядительной части делится на пункты, в ко­торых указываются исполнители, конкретные действия и сроки ис­полнения предписываемых действий. Если приказ дополняет, от­меняет или изменяет ранее изданные приказы или их отдельные пункты, это оговаривается в тексте. В последнем пункте распоряди­тельной части приказа указывается должностное лицо, на которое возлагается контроль за исполнением приказа в целом.

Например:

"Контроль за исполнением приказа возложить на юриста П.П. Петрова"

или

 "Контроль за исполнением приказа оставляю за собой".

3.2.5. Проект приказа в зависимости от содержания согласовывается с бухгалтером, юристом. Визы согласования оформляются на оборотной стороне последнего листа приказа.

3.2.6. Регистрация приказов осуществляется секретарем  генерального директора. Приказы нумеруются в пределах календарного года.

3.2.7. На обороте последнего листа приказа оформляются визы ознакомления с приказом.

3.2.8. Подлинники приказов формируются в соответствующие дела в секретариате, копии приказов вывешиваются секретарем  генерального директора на доске объявлений для ознакомления сотрудников Организации.

3.3. Подготовка и оформление служебных писем.

3.3.1. Служебные письма оформляются на бланках для писем (приложение № 3).

3.3.2. Служебные письма должны быть написаны кратко, ясно и обоснованно. Формулировки в письмах не должны допускать различных толкований.

Письма, как правило, должны затрагивать только один вопрос, что обеспечивает более оперативное рассмотрение их в Организации – получателе документа. В крайнем случае в служебном письме могут освещаться два взаимосвязанных вопроса.

3.3.3. Внесение в подлинник служебного письма добавлений или изменений после его подписания не допускается.

3.3.4. Письма передаются на подпись директору через секретаря, который вправе вернуть документы исполнителю на доработку, если они оформлены с нарушением существующих правил.

3.3.5. Наименование адресата и почтовый адрес проставляют в правой верхней части бланка.

3.3.6. Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «копия» перед вторым, третьим и четвертым адресатом не проставляется. При направлении документа более чем четырем адресатам составляется список рассылки (приложение № 10). В этом случае на каждом экземпляре документа следует указать только один адрес.

3.3.7. Дата документа и его исходящий номер проставляются на отведенных для этих реквизитов местах.

_____________ № ____________

При составлении ответного письма должен быть заполнен реквизит «Ссылка на номер и дату  инициативного документа».

3.3.8. В левом нижнем углу последней страницы документа оформляется отметка об исполнителе, включающее имя, отчество и фамилию исполнителя документа и номер его служебного телефона (при отсутствии свободного места на лицевой стороне отметка оформляется в нижнем углу оборотной стороны последнего листа документа).