Формирование и хранение дел.   

Составление номенклатуры дел Организации.

4.1.1. Номенклатура дел – это систематизированный список наименований дел, образующихся в делопроизводстве Организации, с указанием сроков их хранения.

4.1.2. В номенклатуру дел не включаются печатные издания, брошюры, справочники, информационные листки, бюллетени, реферативные журналы, экспресс –информация и другие подобные материалы.

4.1.3. Номенклатура дел Организации составляется и подписывается секретарем генерального директора и утверждается генеральным  директором Организации.

4.1.4. Заголовки дел в номенклатуре должны отражать состав и содержание документов, которые будут группироваться в дела.

Заголовок содержит:

- наименование вида документа (протоколы, переписка и т .д.), включенных в дело;

- уточняющие сведения об авторах документов;

- период, к которому относятся документы дела;

- слово «Копии», если в дело включены копии документов и т.п.

При формулировании заголовка можно использовать термин «документы», если в дело включены документы различных видов, с обязательным уточнением наименований видов документов, включенных в дело, и вопроса, к которому они относятся по своему содержанию.

4.1.5. Составление заголовков типа «Разная переписка», «Дело с отчетностью», «Руководящие материалы», «Документы по общим вопросам» и т.п. не допускается.

Форма номенклатуры дел приведена в приложении №7.

4.16. Номенклатура дел на следующий год представляется на утверждение  генеральному директору не позднее 20 декабря текущего года.

Формирование дел.

4.2.1. Исполненные документы группируются в дела в строгом соответствии с номенклатурой дел Организации.

4.2.2. В дело, как правило, подшиваются документы одного года, за исключением переходящих дел. Если в дело включены документы за разные годы, на обложке дела следует указать даты первого и последнего документов.

4.2.3. В дело подшиваются документы с оформленной отметкой об исполнении и на правлении его в дело, что свидетельствует о завершении работы над документом.

4.2.4. Включение в дело документов, не относящихся к нему, а также черновиков и копий не допускается.

4.2.5. Документы подшиваются внутри дела в хронологическом порядке. Для формирования дел с перепиской используется вопросно – логический способ систематизации документов, когда документ – ответ подшивается вслед за документом – запросом.

4.2.6. Приказы по личному составу группируются отдельно от приказов по основной деятельности.

4.2.7. Формирование дел и их хранение организуется так, чтобы обеспечивалась полная сохранность документов, возможность быстрого поиска и оперативной работы с ними.

 

 

ПРИЛОЖЕНИЕ №1

 

Образцы бланка организации

ОБРАЗЕЦ УГЛОВОГО БЛАНКА

___________________№__________________ на № __________ от ______________

Общество с ограниченной ответственностью «Мурманская Русская к» Адрес: Тел еmail

 

 

ОБРАЗЕЦ ПРОДОЛЬНОГО БЛАНКА

Общество с ограниченной ответственностью  « VVH» Адрес ________________________ Тел. (______________  Факс: (__________________  e-mail: __________________________ ___________________№__________________ на №______________ от ______________

ПРИЛОЖЕНИЕ №2

Бланк для писем.

 

Реквизиты организации

КОМУ            КУДА

 

«О чем»

 

 

ТЕКСТ

 

 

Генеральный директор                                                                        /_________________/   

 

 

 

ПРИЛОЖЕНИЕ №3

Форма приказа по основной деятельности

 

ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ

«______________________________»

 

 

ПРИКАЗ

 

________________________                                                       №______________________

 

г. Мурманск

 

 

О чем

 

КОНСТРУКТИВНАЯ ЧАСТЬ

 

ПРИКАЗЫВАЮ:

 

1. Создать

2. Назначить ответственным

3. Контроль за исполнением приказа возложить на

 

Генеральный директор                                                подпись             /______________/

 

ОБРАЗЕЦ ЗАПОЛНЕНИЯ ОБОРОТНОЙ СТОРОНЫ ПРИКАЗА

Проект вносит:

 

Бухгалтер                                                           Подпись                         И.И. Иванова

 

 

Согласовано:

Юрист                                                                  Подпись                        П.П. Петров

 

 

ПРИЛОЖЕНИЕ №4

Форма приказа по личному составу

ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ

«МУРМАНСКАЯ ГОРОДСКАЯ КОМПАНИЯ»

 

 

ПРИКАЗ

 

________________________                                                       №______________________

 

г. Мурманск

 

 

По личному составу

 

КОНСТРУКТИВНАЯ ЧАСТЬ

 

ПРИКАЗЫВАЮ:

 

1. Принять на работу

Основание:

С приказом ознакомлен: 

 

Генеральный директор                                                подпись                /_____________/

 

ОБРАЗЕЦ ЗАПОЛНЕНИЯ ОБОРОТНОЙ СТОРОНЫ ПРИКАЗА

 

 

 

ПРИЛОЖЕНИЕ №5

Форма журнала регистрации исходящей документации

№ п/п	Дата и номер исходящего документа	Кому и куда адресован документ	Краткое содержание документа	Кем подписан документ	Отметка об исполнении

 

Форма журнала регистрации входящей документации

№ п/п	Дата и номер входящего документа	От кого получено (адрес, исходящий номер)	Краткое содержание документа	Кем подписан документ	Резолюция и кому направлен на исполнение	Расписка в получении документа

 

Форма журнала регистрации внутренних документов

Регистрационный номер и дата документа	Краткое содержание	Кто подписал	Отметка об исполнении

 

 

ПРИЛОЖЕНИЕ №6

Форма номенклатуры дел

ООО «Мурманская Городская Компания»	УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор подпись С.В. Андриенко Дата
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ Мурманск

На 2011 год

Индекс дела	Заголовок дела	Кол-во дел	Срок хранения дел и № статьи по перечню	Примечания