Создание форм с помощью мастера

Практическая работа № 8

 Создание таблиц, запросов и формирование и вывод отчетов.

Виды и типы отчетов в MS Access

Цель работы: приобрести практический опыт создания запросов и формирования отчетов.

Теоретическая часть

В MS Access можно создать формы самых разных типов:

· “В столбец” (рис. 4.1.). Классический вариант, с которого чаще всего начинается знакомство с формами. В такой форме все поля выводятся на экран как один столбец. Слева от каждого поля отображается значение, указанное в свойстве “Подпись” данного поля. Поля могут быть упорядочены в любом порядке.

Рис. 4.1. Форма "В столбец"

· “Ленточная” (рис. 4.2.). Нечто среднее между формой “в столбец” и табличным представле­нием данных. В окне формы отображается сразу не­сколько записей таблицы. В простейшем варианте такой формы поля, составляющие одной записи, ото­бражаются в одной строке, аналогично представлению таблицы в режиме таб­лицы. Подписи полей выводятся в качестве заголовков столбцов.

Рис. 4.2. Ленточная форма

· “Табличная”. Данные в такой форме представлены в стиле электронных таблиц Microsoft Excel, когда каждой записи соответствует одна строка таблицы, а каж­дому полю — один столбец. Подписи полей выводятся в качестве за­головков столбцов. Прямо в окне формы можно изменять ширину столбцов и высоту строк, а также выполнять многие другие операции, которые исполь­зуются для настройки внешнего вида таблиц в режиме таблицы.

· “Выровненный” (рис. 4.3.). Создает форму, поля на которой занимают практически все свободное место и при этом выровнены по отношению друг к другу. Иногда полезна для создания форм, содержащих большое количество полей, которые необходимо уместить на экране, без выполнения скроллинга (прокрутки).

Рис. 4.3. Выровненная форма

· “Диаграмма”

· “Главная/подчиненная”. Используется для отображения отношения один ко многим. Одна область такой формы (главная ферма) предоставлена для данных из основной таблицы, а другая (подчиненная форма) отображает записи из связанной таблицы, причем только те, которые непосредственно связаны с текущей записью в главной форме.

· “Кнопочная”. Управляющая форма, открывает другие формы или отчеты базы данных.

Формы, являясь объектами базы данных, представлены в окне базы данных вкладкой “Формы”.

Создание форм с помощью мастера

MS Access содержит большой набор инструментов для автоматического создания стандартных элементов интерфейса. Для создания новой формы сначала следует открыть окно базы данных. Затем необходимо выбрать пиктограмму “Форма” и нажать кнопку “Создать”.

MS Access открывает диалоговое окно “Создание формы”. В поле следует указать таблицу или запрос, данные из которых необходимо представить в форме, после чего следует нажать кнопку “Мастера”. MS Access открывает окно со списком доступных мастеров по разработке форм. Выберите, например, элемент “В один столбец” и нажмите кнопку “ОК”. В результате этих действий будет запущен мастер по созданию форм, данные в которых размещены в один столбец. В первом диалоговом окне мастера необходимо определить поля данных, которые будут помещены в формы. Поля можно выбирать по отдельности и помещать в список "Порядок полей в форме” нажатием кнопки “>”. При нажатии кнопки “>>” мастер помещает в этот список все имеющиеся поля. Список определяет не только, какие поля данных будут присутствовать в форме, но и их очередность.

Продолжите процесс создания формы, нажав кнопку “Далее”. Если больше никаких установок делать не требуется, нажмите кнопку “Готово”. В этом случае для всех остальных установок мастер использует значения по умолчанию.