Моделирование процедуры выполнения функций и управленческих работ в СУ.

Выбор метода моделирования процедуры зависит от характера самой работы. С организационно-технической точки зрения управленческие работы подразделяется на три группы:

I группа. В эту группу входят повторяющиеся работы, процедура выполнения которых регламентирована определенными правилами или техническими условиями. К ним относятся, например, работы, выполняемые делопроизводственным персоналом – обработка входящей корреспонденции, сдача документов в архив и др.;

II группа. В эту группу входит комплекс повторяющихся работ, составляющих в основном идентичные циклы. Такой характер имеют многие виды деятельности руководителей и исполнителей, например, разработка отдельных разделов бизнес плана (планирование себестоимости энергетической продукции, разработка штатного расписания и др.);

III группа. Это неповторяющиеся работы или работы, цикл которых весьма продолжителен, например, разработка инвестиционных проектов и др.

Метод моделирования первой из указанных групп – технологическая (операционная) цепочка. Она представляет собой таблицу, в которой фиксируются все виды операций по работе в виде операционной цепи, отражающей последовательность ее осуществления. Далее фиксируются исполнители операций и затраченное на них время. Таким образом она позволяет наглядно представить:

· состав и последовательность операций;

· состав и характер обрабатываемых документов;

· состав исполнителей и распределение между ними элементов работы;

· продолжительность каждой операции и межоперационное время;

· протяженность маршрутов исполнителей и документов.

Такая схема может служить методом диагностического анализа и последующего проектирования рациональной технологии выполнения работ.

Методом моделирования второй из указанных групп служит оперограмма.

Наиболее простым считается способ построения координатной оперограммы. Ее основой является координатная сетка на плоскости, имеющая две оси. По вертикальной оси записываются операции, по горизонтальной – подразделения и должности сотрудников, выполняющих эти операции. Пересечением осей образуются клетки поля оперограммы отражающие связи между элементами осей, т.е. операциями и ис­полнителями, которые обозначаются условно кружками, квадратами и т.п. Это вершины оперограммы.

Последовательность выполнения операций отражается дугами, т.е. направленными отрезками линий, связывающими соседние вершины. Такое графическое изображение в поле оперограммы носит название "операционной цепи", которая, как правило, проходит сверху вниз. Длина осей оперограммы не ограничена и соответствует: вертикальной оси - количеству операций работы, горизонтальной - количеству должностных лиц, выполняющих эти операции. Всегда последняя графа горизонтальной оси служит для записи среднего операционного време­ни на выполнение каждой операции (в часах или минутах) или срока ее выполнения (дата или час). В некоторых случаях возможна запись и того и другого.

Порядок построения оперограммы:

1. по материалам обследования на основе совокупности входных и выходных показателей выявляются:

· перечень операций по работе и последовательность их выполнения,

· состав подразделений и должностных лиц, выполняющих эти операции,

· сроки выполнения каждой операции;

2. вычерчивается координатная сетка оперограммы по работе, наименование и код которой записывается в названии операграммы;

3. формируется содержание осей оперограммы:

· по вертикальной оси, в строках оперограммы, записываются операции в последовательности их исполнения,

· по горизонтальной оси в графах – записываются в определенной последовательности наименования структурных подразделений и должностных лиц в пределах каждого из них, выполняющие операции анализируемой работы;

4. строится операционная цепочка:

· устанавливается последовательно связь между каждой выполняемой операцией и ее исполнителем, которая графически отображается в поле оперограммы, образуя ее вершину,

· устанавливается последовательность выполнения операций, отражаемая посредством дуг в виде стрелок, каждая из которых соединяет две соседние вершины;

5. экспертно (методом хронометража или расчетным путем) определяются трудозатраты на операции и записываются в последней графе соответствующей строки оперограммы. При необходимости здесь же записываются сроки выполнения операции.

6. рассчитываются трудозатраты на выполнение работ в целом путем сложения трудозатрат по операциям. Оценка осуществляется в чел-часах или днях

Оперограмма отражает в графической форме процедуру выполнения работы и распределение операций процедуры по исполнителям. Она может быть использована при локальном анализе процедуры и организации выполнения работ по функции. На одной и той же координатной сетке может быть построено несколько операционных цепей, каждая из которых отвечает одному из возможных вариантов процедуры выполнения данной работы. Используя метод сравнения, можно определить оптимальный вариант процедуры.