Управление проектом по созданию КИС

Инвестиционный проект «Создание корпоративной информационной системы (КИС) в компании».

Инициатор: финансовый директор. Считает, что создать КИС необходимо для повышения прозрачности компании. Именно финансовый директор вносит предложение по реализации проекта.

Инвестор: акционеры компании. Дают согласие на реализацию проекта, утверждают цели и бюджет проекта.

Заказчик: департамент IT во главе с директором. Разрабатывает стратегию реализации проекта, план и бюджет проекта, управляет его реализацией.

Исполнитель: привлеченные внешние консалтинговые компании. Внедряют различные информационные системы в рамках единой стратегии. В больших проектах могут работать одновременно несколько таких компаний.

Потребитель: руководители среднего и нижнего звена. Получают выгоды от создания КИС (например, обеспечивается оперативность, полнота и достоверность получаемой информации).

Этап 3. Опишите процедуры управления проектом

Для начала специального управления необходимо регламентировать как минимум три формальные процедуры.

Процедура начала проекта. Нужно установить, кто и на основании чего принимает решение о начале инвестиционного проекта. Обязательный пункт такого решения - назначение инвестора и заказчика. На начальном этапе это может быть одно и то же лицо или структурное подразделение.

Процедура контроля состояния проекта и его прерывания. Необходимо установить регламент отчетности заказчика о состоянии проекта. Также нужно определить признаки, при появлении которых принимается решение о закрытии проекта. Обычно на предприятии начинают одновременно реализовывать несколько инвестиционных проектов. Допустим, стало ясно, что бюджет, сроки или трудоемкость одного из проектов будут превышены на 50%. Как выходят из положения? Каждому из проектов урезают финансирование на 20%. Однако недофинансирование всех проектов намного опаснее, чем закрытие наиболее слабых. Менеджер проявит мужество, предприняв все усилия к закрытию явно неэффективного проекта. К сожалению, не каждый может это сделать.

Процедура завершения проекта. Она должна описывать, каким образом формально признается окончание проекта. Реализация перечисленных процедур позволит Генеральному Директору предприятия:

понять, кто и как принимает решение об инвестиционных проектах;

составить их перечень;

соизмерять объем проектов с возможностью их финансирования;

контролировать ход их реализации;

отсеивать «мертвые» проекты;

совершенствовать управление инвестициями и повышать их эффективность.

Завершающий этап

Систему корпоративного управления проектами можно считать внедренной, когда она становится частью корпоративной культуры. В среднем это происходит года через три. Но это не значит, что пользы от создания такой системы придется ждать столько времени. Уже сама ясность в отношении процедур определения инвестиционного проекта, его начала и завершения дает колоссальный эффект.

В дальнейшем Вы можете автоматизировать управление проектами. Но помните: затраты на программное обеспечение - вторичны. Вначале необходимо создать организационную структуру, найти ключевые фигуры, обучить персонал, выработать стандарты, описать процессы... Лишь затем наступит очередь автоматизации.

Рассказывает практик

Илларион Цеханович | Директор по развитию торговой сети группы компаний «Связной», Москва

«Связной» - федеральная розничная сеть, специализирующаяся на реализации услуг сотовых операторов, продаже персональных средств связи, аксессуаров, портативной цифровой аудио- и фототехники. Основана в октябре 1995 года. Компания является официальным дистрибьютором ведущих производителей GSM-телефонов и телефонов стандарта DECT, а также дилером крупнейших операторов сотовой связи.

Для инвестиций мы используем собственные средства или привлекаем кредиты банковских структур. Этот капитал стимулирует региональное развитие сети «Связной», а также пополняет оборотные средства, обеспечивающие полный товарный ассортимент во вновь открываемых магазинах.

Все пути стратегического развития определяются президентом компании и пулом топ-менеджеров. Решение по открытию нового магазина принимается в рамках плана развития компании, а за выбор конкретного места отвечают директор по развитию и региональный директор. В компании также существует управление по развитию, в обязанности которого входит воплощение в жизнь плана расширения сети. Ответственность за реализацию проекта несут региональный директор, директор по развитию и исполнители - руководители отделов наружной рекламы, розничной сети, отделов кадров, строительства...

Эффективность инвестиций контролируют финансовые структуры компании. В магазинах, которые не оправдывают вложенных средств в течение определенного срока, принимаются меры по повышению уровня продаж. Если эти действия не приносят результатов, магазин могут закрыть (такое у нас случалось). Санация торговых точек - это непрерывный процесс. Мы постоянно проводим мониторинг рынка недвижимости и ищем наиболее интересные для торговли места.

Как автоматизировать управление инвестиционными проектами

Татьяна Дудкина | Руководитель отдела маркетинга компании «Эксперт Системс», Москва

«Эксперт Системс» - российская компания, специализирующаяся на решениях для развития бизнеса и роста стоимости компании. Входит в группу «Про-Инвест». Свыше 15 лет занимается консультированием в области финансового моделирования, проектного анализа и принятия инвестиционных решений.

В инвестиционной деятельности компании можно выделить два уровня: стратегический и операционный. На стратегическом уровне формируются цели, анализируются инвестиционные потребности, прорабатываются предложения, проводятся экспертиза проектов и их отбор для инвестиционной программы, оценивается эффективность осуществленных инвестиций. На операционном уровне формируется и утверждается инвестиционный бюджет, контролируется его исполнение в ходе управления проектами.

Расскажем подробнее о программных продуктах стратегического уровня. В их основе лежит общий принцип работы - создание финансовой модели, прогноз финансовых результатов, анализ и подготовка необходимых отчетов и документов для акционеров, банков и инвесторов.

Excel. Самый универсальный продукт из всего спектра программного обеспечения.

Достоинства. Гибкость и возможность для инвестиционного аналитика реализовать собственные методики и наработки.

Ограничения. Пользователь должен уверенно владеть аналитическими методиками и навыками работы с Excel, необходимо дополнительно готовить итоговые отчеты и документы по результатам анализа. Усложнено в этом случае быстрое создание и сравнение альтернатив. Это относится и к разного рода шаблонам и программам на основе Excel (например, «Альт-Инвест»), в которых уже реализованы формы ввода и расчета данных, упрощающие создание модели и проведение анализа.

Специализированные программы. К ним относятся «ИНЭК-Аналитик», Project Expert, из новейших - Prime Expert. Такие программы предлагают пользователям готовые методики и инструменты инвестиционного проектирования.

Достоинства. Программы содержат широкий спектр финансовых показателей, методик проектного анализа, удобные формы представления прогнозных результатов и подготовки отчетов. Особенно хороши такие программы для крупных компаний, так как позволяют ввести единый подход к предоставлению данных и оценке инвестиционных проектов.Наиболее развитые системы позволяют интегрировать в создаваемые финансовые модели дополнительные данные, в том числе по контрагентам, рынку, описывать сложные зависимости, вести анализ создания стоимости, применять собственные аналитические методики и отчетные формы, разрабатывать на их основе систему принятия инвестиционных решений компании.

Ограничения. Аналитикам придется использовать встроенные в программы алгоритмы и методики. Косвенным показателем качества и надежности предложенной методологии может служить количество пользователей программы.

Программные продукты операционного уровня можно разделить на инструменты управления проектами и инструменты формирования инвестиционных бюджетов. Увязать же показатели операционной деятельности со стратегией позволяют инструменты управления эффективностью.

Возможности программных продуктов представлены в таблице.

IT в управлении инвестиционными процессами