Правовое регулирование управления документацией

КУРСОВАЯ РАБОТА

по профессиональному модулю «Организация документационного обеспечения управления и функционирования организации»

Тема: «Законодательно-нормативное регулирование управления документацией в странах Западной Европы и США»

Выполнил студент (ка)

Очная форма обучения

Курс 2

Напольская К.Д           

Преподаватель:

Каулер Н.Н.

                                              Байкальск, 2018

Содержание

Введение. 3

1. Особенности управления документацией за рубежом. 5

1.1. Правовое регулирование управления документацией. 5

1.2. Система международных стандартов. 7

1.3. Особенности нормативного регулирования электронного документооборота в странах Европейского союза. 9

1.4. Особенности управления документами и нормативного регулирования электронного документооборота в США.. 10

1.5. Особенности нормативного регулирования организации работ с документами в Италии. 14

2. Анализ особенностей управления документацией за рубежом 17

2.1. Сравнительная характеристика российского и зарубежного направлений развития систем документооборота. 17

Заключение. 19

Список использованной литературы.. 20

Приложения. 22

Введение

Особенностью современного общества является непрерывный обмен информацией. Актуальная, полная, достоверная, своевременная информация является необходимым условием успешного функционирования любой организации.

Одним из важных компонентов этой работы является исследование относительно нового понятия в российском документоведении – управления документацией и введение его не только в научный оборот, но и в практику.

    Термин «управление документацией» широко распространен в мире. Например, в США организация, ведающая вопросами документации, носит название «Национальный архив и управление документацией» (National Archives and Records Administration).

Мы под управлением документацией будем понимать одно из ключевых направлений деятельности, осуществляемой в рамках документационного менеджмента организации.

В процессе управления документацией организации решаются следующие основные задачи:

1) организация рационального документооборота;

2) контроль исполнения документов;

3) оперативное хранение документов;

4) последующее хранение документов в архиве.

    Все процессы, связанные с управлением документацией регулируются законодательно-нормативными актами. Зарубежное регулирование делопроизводства отличается от российского.

Мы считаем, что актуальность представленной курсовой работы очевидна, т.к. для совершенствования системы документооборота в деятельности российских организаций необходимо проанализировать зарубежный опыт в данной сфере в построении законодательной базы и в непосредственном управлении документацией.

Целью курсовой работы является комплексное и системное исследование работы с документами за рубежом, изучение международной нормативной базы, использование полученных выводов для разработки и внесения предложений по совершенствованию документооборота в России.

Для достижения поставленной цели определены теоретические и практические задачи:

1) изучение системы источников правового регулирования документооборота в России;

2) исследование особенностей законодательного регулирования документооборота за рубежом;

3) анализ содержания юридических требований к электронному документообороту;

4) проведение сравнительно-правового анализа российского законодательства и нормативно-правовых актов других государств в сфере работы с документами;

5) определение роли зарубежного опыта при организации и функционировании систем документооборота в России.

Объектом исследования являются процессы, протекающие при организации и функционировании систем документооборота.

Предметом исследования является характеристика нормативного регулирования документооборота в России и за рубежом.

Курсовая работа состоит из введения, двух глав, заключения, списка используемой литературы, приложений

Особенности управления документацией за рубежом

Правовое регулирование управления документацией

Глобализация международных отношений на современном этапе привела к возрастанию значения международно-правового регулирования документооборота.

Создание специальных актов на внутригосударственном уровне не способствует развитию международных отношений, т.к. законодательство разных стран по-разному подходят к определению основных правовых институтов и принципов правового регулирования.

В последние годы в европейских странах особое внимание общественности уделяется не только вопросам работы с архивными документами, но и управлению документами. Активному внедрению программ управления документами и разработке корпоративных стратегий в области информации и документации, как в государственных организациях, так и в коммерческих способствует несколько факторов.

К таким факторам относится принятие и действие законодательства об архивном деле, о защите данных, о свободе информации, о правах человека. В законодательных и иных нормативных актах европейских стран содержатся требования к типам документов, которые должны быть созданы, и к срокам хранения документов. Могут быть установлены права или ограничения на доступ к документам или их содержанию, требования к формату документов, передаче документов в архивные учреждения, процессам управления документами.

Открытость документов, представляющих общественный интерес или необходимых для реализации прав, свобод и обязанностей граждан, требует защиты информации о частной жизни, обеспечения конфиденциальности персональных данных, а упрощенность поиска, обращения с электронными документами требует, в свою очередь, защиты персональных данных, содержащихся в автоматизированных информационных системах.

В ряде развитых стран действует Конвенция «О защите физических лиц при автоматизированной обработке персональных данных» от 28 января 1981 года, которая гарантирует каждому частному лицу соблюдение его права на личную жизнь. Законы о защите данных, отражающие положения Конвенции Совета Европы «О защите данных» (1981 год) и Директивы Евросоюза «О защите данных» (1995 год), сегодня приняты во всех странах-членах ЕС.

Внешним признаком перехода большинства стран к информационному обществу стало применение перед названием государств латинской буквы e, что означает появление «Электронных США» (e-USA), «Электронной Европы» (e-Europe), «Электронной Италии» (e-Italy) и т.д. Несомненно, что в этот ряд входит и «Электронная Россия» (e-Russia), о чем свидетельствует принятие федеральной целевой программы (ФЦП) «Электронная Россия», а на региональном уровне программ «Электронная Москва», «Электронный Санкт-Петербург».

Главы европейских государств в 2002 году приняли План действий по достижению целей «Электронной Европы».

Правильное управление документами приобретает особое значение в связи с принятием Европейской комиссией и национальными правительствами законодательства в области электронной коммерции и электронной подписи. Отдельные директивы Евросоюза признают правомочными электронный обмен данными, электронную форму сделки и цифровую подпись. Все это лежит в основе развития практики управления электронными документами.