Особенности управления документами и нормативного регулирования электронного документооборота в США

Система управления документацией в современных США – это результат длительного исторического развития, на ход которого оказывали влияние различные факторы.

Первым из таких факторов являлось влияние многих культур.

Вторым фактором являлся постоянный рост количества документов и затрат, связанных с их обработкой.

Третьим фактором является высокий уровень автоматизации информационных процессов. Определенное влияние на развитие процессов работы с документами оказал и тот факт, что в США позднее, чем в других странах, была создана архивная служба. Только лишь в 1934 году, когда Национальный архив США стал специальным учреждением, ответственным за сбор и хранение документов правительственных органов, стал решаться вопрос об уничтожении документов.

Немаловажным факторомбыло также внимание, уделявшееся управлению документацией со стороны правительства и общественности. Практическим воплощением этого внимания являлась разработка и совершенствование специального законодательства, регламентирующего работу с документами. По мере того, как формировалось общественное мнение о роли документов в управлении, предпринимались попытки организационно оформить и юридически закрепить как особую функцию государства и его органов деятельность, связанную с созданием, использованием и хранением документов. Такая деятельность получила название управление документацией.

Под управлением документацией на начальном этапе понималось следующее:

- создание и использование документов и их бланков;

- разработка систем регистрации и каталогизации, обеспечивающих быстрый доступ к информации, содержащейся в документах;

- использование современной техники накопления информации и ее хранения;

- микрофильмирование отдельных документов в целях безопасности, быстрого доступа, ликвидации огромного количества бумажных документов.

Национальный архив и службы документации представлял собой сложный комплекс, в который входили:

- национальный архив;

- отдел управления документацией;

- отдел президентских библиотек;

- отдел федеральных центров документации;

- отдел федерального регистра.

Закон «О федеральных документах» 1950 года обязал ведомства разрабатывать специальные программы управления документацией.

Основными элементами таких систем являлись:

- создание документов;

- хранение и использование информации;

- передача документов в архив;

- управление архивами.

В Законе«Об управлении документацией» сформулированы цели управления документацией:

- точная и полная информация, касающаяся политических действий и мероприятий федерального правительства;

- контроль качества документов, составленных федеральным правительством, и их количества с целью предотвращения создания ненужных документов;

- упрощение систем и процессов составления документов, а также их хранения и использования;

- обеспечение сохранности и установление порядка распоряжения документами.

11 декабря 1980 года рассмотрен на заседании Конгресса и затем утвержден президентом в качестве федерального, Закон «О сокращении объема работы с документами». Общая цель Закона – сократить объем работы с документами и повысить экономию и эффективность работы правительства и частного сектора путем совершенствования политики в области федеральной информации.

В соответствии с законом общее руководство управлением информационными ресурсами в США осуществляет Административно-бюджетное управление (АБУ).

В 1987 году принят Закон «О документах местного правительства» , определявший значение документов :

- они содержат информацию, необходимую для сегодняшней деятельности;

- создают преемственность с работой учреждений в прошлом;

- фиксируют их юридические полномочия;

- являются информационной базой защиты прав граждан.

Проблема управления документами будет оставаться актуальной еще длительное время. При этом в условиях широкого внедрения новых информационных технологий требуются и новые подходы к данной проблеме. Перспективным считается создание интегрированных систем управления информационными ресурсами, в которых управление документацией в качестве составной части системы реализовано на высоком техническом уровне.

Сегодня США – одна из стран, наиболее активно трансформирующая свою систему для управления информационным обществом и экономикой.

Интересен переход США на электронный документооборот. Согласно Закону «О ликвидации бумажного документооборота в государственных органах»1998 года федеральные органы должны перейти на электронный документооборот и обеспечить доступ граждан к электронным документам.

Государственные органы должны проанализировать документацию с позиций требований, предъявляемых к ней законодательством, решить вопрос о возможности замены бумажных документов электронными. В ряде случаев допускается, что отдельные виды документов могут быть только на бумажных носителях. Возник вопрос о регистрации, хранении электронных документов.

Следует коснуться проблемы информационной безопасности. Вопросы информационной безопасности и защиты личной информации, прежде всего, решаются на уровне агентств, которые разрабатывают соответствующие программы

В США в 2000 году был принят Федеральный закон «Об электронных подписях в международной и внутренней торговле». Он посвящен общим принципам регулирования электронной торговли, в том числе, правовому признанию электронных сделок, а также включает большое число норм, регламентирующих применение электронных документов и электронных подписей. Стоит отметить, что Федеральный закон США отвечает тем же основным принципам, что и названная выше Директива Европарламента.

Закон применяется в тех случаях, когда электронные подписи используются для совершения коммерческих операций. Он закрепляет правило, в соответствии с которым электронные документы и подписи приравниваются к документам и подписям в письменной форме. Исключением является ограниченное число случаев. Например, федеральные органы власти могут потребовать представить документ в письменной форме в случаях, диктуемых соображениями национальной безопасности.

Закон предусматривает принцип технологической нейтральности, т.е. электронные документы могут быть созданы с использованием различных технологий. Кроме того, федеральный закон имеет приоритет над законодательством штатов, которое не может противоречить его нормам.