Проверка соблюдения условий, обеспечивающих сохранность денежных средств

При проведении инвентаризации особое внимание уделяется вопросам обеспечения сохранности денежных средств.

Руководителям субъектов хозяйствования рекомендует­ся обращаться в органы внутренних дел и медицинские учреждения для получения сведений о лицах, принимаемых на работу кассира, имея в виду, что к ведению кассовых операций, обслуживанию средств охранно-пожарной сиг­нализации, охране и транспортировке денежных средств не допуска­ются лица:

· ранее привлекавшиеся к уголовной ответственности за умышленные преступления, судимость у которых не погашена или не снята в установленном порядке;

· страдающие хроническими психическими заболеваниями;

· систематически нарушающие общественный порядок;

· злоупотребляющие спиртными напитками либо употребляющие наркотические вещества без назначения врача.

Кассир несет полную материальную ответственность за сохран­ность всех принятых им ценностей и за всякий ущерб, причиненный предприятию как в результате умышленных действий, так и в резуль­тате небрежного или недобросовестного отношения к своим обязан­ностям. Поэтому после издания приказа (решения, постановления) о назначении кассира на работу руководитель предприятия обязан оз­накомить кассира с Правилами ведения кассовых операций и заклю­чить договор о его полной индивидуальной материальной ответ­ственности.

Договор хранится у инспектора по кадрам в личном деле кассира.

В ходе проверки особое внимание уделяется контролю за обеспе­чением сохранности денег при доставке их из банка на предприятие.

Руководитель субъекта хозяйствования, физическое лицо, осу­ществляющее предпринимательскую деятельность без образования юридического лица с применением наемного труда, должен пре­доставить кассиру охрану при транспортировке денежных средств и ценностей из учреждений банков или сдаче в них и, в случае необхо­димости, — транспортное средство.

При транспортировке денежных средств кассиру, сопровождаю­щим его лицам и водителю транспортного средства запрещается:

· разглашать маршрут движения и размер суммы доставляемых денежных средств и ценностей;

· допускать в салон транспортного средства лиц, не назначенных руководителем предприятия для их доставки;

· следовать пешком, попутным или общественным транспортом;

· посещать магазины, рынки и другие места;

· выполнять какие-либо поручения и любым иным образом отвлекаться от доставки денег и ценностей по назначению.

Ревизор должен проверить обеспечивается ли сохранность денежных средств и других ценностей, находящихся в кассе пред­приятия, для чего проверяется, отвечает ли касса следующим тре­бованиям.

· Изолировано ли помещение кассы от других служебных и подсобных помещений.

· Располагается ли она на промежуточных этажах многоэтажных зданий. В двухэтажных домах кассы размещаются на верхних этажах. В одноэтажных зданиях окна касс оборудуются внутренними ставня­ми, металлическимитон деревянными,обитыми с двухсторон листовым металлом.

· Имеются ли капитальные стены, прочные перекрытия пола и потолка, надежные внутренние стены иперегородки.

· Закрывается ли помещение кассы на две двери:

а) внешнюю, открывающуюся наружу,дощатую, однопольную, имеющую изнутри металлическую цепочку, смотровой глазок, запи­рающуюся на два внутренних врезных замка;

б) внутреннюю, открывающуюся вовнутрь, изготовленную в виде стальной решетки и закрывающуюся на навесной замок в сторону внутреннего расположения кассы, а также металлический засов.

· Оборудована ли касса специальным окошком для проведения операций с работниками хозоргана или клиентами, закрывающимся изнутри на деревянную дверцу, обитую с двух сторон листовым ме­таллом.

· Укреплена ли касса металлическими решетками на оконных проемах между рамами либо с внутренней стороны помещения, в теп­лопроводах, дымоходах, вентиляционных каналах, тонкостенных пе­регородках и других местах кассы, доступных для проникновения в нее с внешней стороны.

· Имеется ли сейф (металлический шкаф) для хранения денег и ценностей, в обязательном порядке, прочно прикрепленный к строительным конструкциям пола и стены стальными ершами.

· Имеется ли исправный огнетушитель.

Кассы должны оборудоваться охранно-пожарной сигнализаци­ей, которая выводится на пультведомственной охраны.

Ревизору необходимо проверить, как соблюдаются правила веде­ния кассовой книги.

Каждый субъект хозяйствования, физическое лицо, осуществля­ющее предпринимательскую деятельность без образования юриди­ческого лица с применением наемного труда, ведет только одну кас­совую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью.

Количество листов в кассовой книге заверяется подписями руко­водителя и главного бухгалтера субъекта хозяйствования, физичес­кого лица, осуществляющего предпринимательскую деятельность без образования юридического лица с применением наемного труда.

Записи в кассовой книге ведутся в 2-х экземплярах через копиро­вальную бумагу шариковой ручкой или чернилами.

Вторые экземпляры листов должны быть отрывными и служат отчетом кассира. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковы­ми номерами. Подчистки и неоговоренные исправления в кассовой книге за­прещаются. Сделанные исправления заверяются подписями касси­ра, а также главного бухгалтера субъекта хозяйствования или лица, его заменяющего, кассира и физического лица, осуществляющего предпринимательскую деятельность без образования юридического лица с применением наемного труда.

Записи в кассовую книгу производятся кассиром сразу же после получения или выдачи денег отдельно по каждому ордеру или друго­му заменяющему его документу. Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег по кассе на следующее число и передает в бухгалтерию в качестве от­чета кассира второй отрывной лист (копию записей в кассовой книге за день) с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге.

У субъектов хозяйствования с согласия кассира кассовая книга может вестись автоматизированным способом при условии обеспе­чения полной сохранности кассовых документов и обеспечения за­щиты программных средств, выполняющих функции обработки кас­совых документов, от несанкционированного доступа. При этом ее листы формируются в виде машинограммы "Вкладной лист кассовой книги". Одновременно с ней формируется машинограмма "Отчет кассира". Обе названные машинограммы должны составляться к на­чалу следующего рабочего дня, иметь одинаковое содержание ивключать все реквизиты, предусмотренные формой кассовой книги за год. Нумерация листов кассовой книги в этих машинограммах осу­ществляется автоматически в порядке возрастания с начала года.

В машинограмме "Вкладной лист кассовой книги" последним за каждый месяц должно автоматически печататься общее количество листов кассовой книги за каждый месяц, а в последней за календар­ный год — общее количество листов кассовой книги за год.

Кассир после получения машинограмм "Вкладной лист кассовой книги" и "Отчет кассира" обязан проверить правильность составле­ния указанных документов, подписать их и передать отчет кассира вместе с приходными и расходными кассовыми документами в бух­галтерию под расписку во вкладном листе кассовой книги.

В целях обеспечения сохранности и удобства использования ма­шинограммы "Вкладной лист кассовой книги" в течение года хранят­ся кассиром отдельно за каждый месяц. По окончании календарного года (или по мере необходимости) машинограммы "Вкладной лист кассовой книги" брошюруются в хронологическом порядке. Общее количество листов за год заверяется подписями руководителя и глав­ного бухгалтера субъекта хозяйствования, икнига опечатывается.

Помещение кассы должно быть изолировано, а двери в кассу во время совершения операций — заперты с внутренней стороны. доступ в помещение кассы лицам, не имеющим отношения к ее работе, воспрещается.

Все наличные деньги иценные бумаги субъектов хозяйствованияхранятся, как правило, в несгораемых металлических шкафах, а в от­дельных случаях — в комбинированных и обычных металлических сейфах, которые по окончании работы закрываются ключом иопеча­тываются сургучной печатью кассира. Ключи от металлических сей­фов и печати хранятся у кассиров, которым запрещается оставлять их в условленных местах, передавать посторонним лицам либо изготав­ливать неучтенные дубликаты.

Учтенные дубликаты ключей в опечатанных кассирами пакетах, шкатулках и др. хранятся у руководителей субъектов хозяйствова­ния. Не реже одного раза в квартал проводится их проверка. При об­наружении утраты ключа руководительсубъекта хозяйствования со­общает о происшествии ворганы внутренних дел и принимает меры к немедленной замене замка металлического шкафа.

Хранение в кассе наличных денег идругих ценностей, не принад­лежащих данному субъектухозяйствования, запрещается.