Информационная база, способы и приемы проверки сохранности и использования наличных денежных средств

Как известно, операции с наличными денежными средствами носят самый распространенный и массовый характер. Поэтому кассовые операции являются таким участком деятельности, который наиболее подвержен различного рода нарушениям и даже злоупотреблениям.

В связи с этим разработано большое количество нормативно-правовых актов и инструктивных материалов с целью как можно более полного и точного освещения обязанностей материально-ответственных лиц и их ответственности в случае нарушения законодательства, которыми обязан руководствоваться ревизор при проверке соблюдения кассовой дисциплины. Перечислим некоторые из них:

· Об утверждении порядка расчетов между юридическими лицами, индивидуальными предпринимателями в Республике Беларусь: Указ Президента Республики Беларусь от 29.06.2000 г. №359 (в редакции Указа Президента Республики Беларусь от 15.07.2002 г. №376)

· О приеме наличных денежных средств при реализации товаров (работ, услуг) и о некоторых вопросах использования кассовых суммирующих аппаратов и специальных компьютерных систем: Постановление Совета Министров Республики Беларусь и Национального банка республики Беларусь от 09.01.2002 г. №18/1

· Правила организации наличного денежного обращения в Республике Беларусь. Утверждены Постановлением правления Национального банка республики Беларусь от 31.10.2002 г. №213

· Инструкция о мерах ответственности за нарушение правил ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами в Республике Беларусь. Утверждена Постановлением правления Национального банка республики Беларусь от 27.06.2003 г. №125

· Об утверждении Положения о порядке использования юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями кассовых суммирующих аппаратов и специальных компьютерных систем для приема наличных денежных средств при реализации товаров (работ, услуг): Постановление Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь от 08.02.2002 г. №11 (в редакции постановления Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь от 29.08.2002 г. №169).

Основными способами проведения ревизии кассовых операций являются сравнение, наблюдение и анализ. Для их осуществления используются приёмы фактического и документального контроля.

К приёмам фактического контроля относятся инвентаризация, то есть проверка фактического наличия денежных средств и документов в кассе, а также обследование кассового хозяйства (заключается в сборе информации, которая не может быть получена в ходе документальной проверки).

Что касается приёмов документального контроля, то сюда можно отнести формальную проверку (к примеру, проверка заполнения приходных рублёвых кассовых ордеров на бланках строгой отчётности формы КО-1 с заполнением всех обязательных реквизитов); арифметическую проверку (например, правильно ли пересчитана сумма поступившей валюты на национальную денежную единицу, исходя из курса НБ РБ на дату оприходования валюты); логическую и экономическую проверку (действительно ли было целесообразно выдать директору на хозяйственные нужды под отчёт крупную сумму наличности, к примеру, в 20 базовых величин); нормативно-правовую проверку (например, кассир не имеет право выдать подотчётному лицу новую сумму, если предыдущая задолженность этого лица не была погашена); встречную проверку (сопоставляются записи в учётных регистрах, относящиеся к данной хозяйственной операции) и проверку документов по данным корреспондирующих счетов.

Проверка правильности ведения кассовых операций производится сплошным образом. Начиная со дня окончания предыдущей ревизии (аудиторской проверки) все кассовые документы подвергаются сплошной проверке. Основными документами, которые необходимо изучить при проверке кассовых операций, являются:

· Приходные кассовые ор­дера формы КО-1 и КО-1в (для субъектов хозяйствования, не использующих кассовые суммирующие аппараты или специальные компьютерные системы), которые перед применением должны быть в обязательном порядке зарегистрированы в на­логовых органах, после чего они учитываются как бланки строгой отчетнос­ти; расходные кассовые ордера, платёжные ведомости, квитанции к кассовым ордерам и прочие документы.

· Кассовые чеки – документы, удостоверяющие покупку товара с помощью кассового аппарата, в котором указана стоимость товара, дата его приобретения и номер кассового аппарата. Оприходование денежных средств с применением кассовых чеков производится при использовании субъектами хозяйствования кассовых суммирующих аппаратов или специальных компьютерных систем.

· Журнал регистрации кассовых ордеров по форме КО-3, в котором регистрируются все приходные и расходные кассовые ордера и приравнен­ные к ним документы, ведомости на выдачу зарплаты

· кассовая книга формы № КО-4 для учета рублей и отдель­ные книги для учета валюты в которых ведется учет кассовых операций.

· выписки банка со счетов предприятия с прилагаемыми к ним документами;

· журналы-ордера по кредиту счетов «Касса», «Расчетный счет», «Специальные счета в банках», «Денежные документы», «Переводы в пути»,

· ведомости к соответствующим журналам-ордерам, ведущиеся по дебету счетов, а также машинограммы при механизированной обработке учетной документации.

· Авансовые отчеты

Состав первичных кассовых документов, с одной стороны, очень узок — это приходные и расходные кассовые ордера, кас­совая книга. С другой стороны, кассовые операции связаны практически со всеми остальными разделами учета, например, с реализацией, расчетами с подотчетными лицами, с поставщика­ми и т. д. Следовательно, при проверке необходимо сопоставить кассовые документы с прочими.