Применение бланка запроса

Запросы — важнейший инструмент любой системы управления базами данных. Запросы служат для выборки записей, обновления таблиц и включения в них новых записей. Чаще всего запросы применяют для выборки конкретных групп записей, удовлетворяющих заданному условию. Кроме того, запросы позволяют комбинировать информацию, содержащуюся в различных таблицах, обеспечивая связанным элементам данных таблиц унифицированный вид. В данной главе рассматривается создание запросов, а также обсуждается задание в запросе условий отбора данных и применение результатов запроса.

Что такое запрос

Бланк запроса, называвшийся в ранних версиях бланком запроса по образцу (Query By Example — QBE), первоначально был создан, чтобы позволить пользователям компьютерных приложений баз данных, незнакомых с языками программирования, находить и отображать требуемые данные. Бланки запроса в той или иной форме применяются во многих системах управления базами данных.

По мере развития компьютерной техники совершенствовалось и средство пользовательского интерфейса, называемое графическим бланком запроса. Графический бланк запроса содержит отображение имен полей одной или нескольких таблиц базы данных в виде заголовков столбцов. Чтобы создать запрос, пользователи могут вводить в эти столбцы составные компоненты, или выражения. Поскольку в те времена, когда разрабатывался графический бланк запроса, редко использовались терминалы, которые могли работать в подлинном графическом режиме, применялся стандартный текстовый режим, позволяющий отобразить 25 строк по 80 символов. Применение графического бланка запроса принесло успех приложению Paradox RDBMS фирмы Ansa Software на рынке настольных баз данных RDBMS (система управления рв-щюнной базой данных) для персональных компьютеров, на котором в то время преобладали приложения dBASE II и dBASE III.

Windows предлагает пользователям графические средства, идеально подходящие для применения графического бланка запроса в системах управления базами данных.

Создание первого реального запроса

К данным, содержащимся в таблицах, применялась сортировка в заданном порядке и фильтрование по указанному условию отбора. Однако диалоговое окно запроса в режиме конструктора обеспечивает большую гибкость, чем окно фильтра, поскольку позволяет выбирать поля, появляющиеся в итоговом наборе данных запроса. Кроме того, объединяя основную и связанную таблицы, можно создавать более сложные запросы.

В данной главе рассматривается применение бланка запроса.

Чтобы создать простой запрос:

1. Щелкните на кнопке со стрелкой возле кнопки Новый объект панели инструментов База данных и выберите в раскрывающемся списке команду Запрос. Можно также щелкнуть во вкладке Запросы окна базы данных, затем — на кнопке Создать. Откроется диалоговое окно Новый запрос. Здесь можно выбрать самостоятельное создание запроса (в режиме Конструктор) либо применить один из мастеров создания специализированных запросов. Выделите пункт Конструктор и щелкните на кнопке ОК, чтобы отобразить окно запроса в режиме конструктора.

Поверх окна запроса в режиме конструктора появится окно Добавление таблицы. Вкладки диалогового окна Добавление таблицы позволяют выбрать все существующие таблицы или запросы, или их комбинацию. Новый запрос можно создать на основе одной или нескольких созданных таблиц или запросов.

2. В данном примере для создания запроса применяются только таблицы, поэтому оставайтесь в открывшейся по умолчанию вкладке Таблицы. Выделите таблицу Арендная плата и щелкните на кнопке Добавить. Чтобы включить таблицу в запрос, можно также дважды щелкнуть на ней. Запрос можно создать на основе нескольких таблиц, выбирая в списке имена этих таблиц и повторно щелкая на кнопке Добавить. Однако этот пример ограничивается одной таблицей. Щелкните на кнопке Закрыть. Диалоговое окно Добавление таблицы закроется.

В верхней области окна Добавление таблицы отобразится список полей таблицы Арендная плата, а в нижней области окна — пустой бланк запроса. Список полей содержит имена всех полей таблицы Арендная плата.

По умолчанию в окне запроса в режиме конструктора создается запрос на выборку, возвращающий отобранные данные из таблиц или итоговый набор данных других запросов на выборку. Также по умолчанию в этом режиме первому создаваемому (но еще не сохранявшемуся) запросу Access присваивает имя Запрос 1. Имя запросу можно присвоить при сохранении. Для последующих запросов, после сохранения первого из них, Access предлагает использовать для сохранения стандартные имена Запрос 2, Запрос 3 и т.д.

Выбор полей для запроса

После выбора таблицы в диалоговом окне Добавление таблицы, выберите поля, включаемые в запрос. Создаваемый запрос предназначен для создания списка предпочтений покупателей, в него следует включить поля, необходимые для записи персональных мнений.

В первой строке любого графического бланка запроса содержатся имена всех полей, включенных в запрос. (Иногда имена полей называют заголовками полей, или названиями полей.) Следовательно, в первой строке создаваемого образца запроса должны находиться имена всех полей, составляющих почтовый адрес.

Чтобы выбрать поля для бланка запроса, выполните следующие действия.

1. После открытия диалогового окна запроса в режиме конструктора, курсор помещается в первом столбце строки Поле. Щелкните на кнопке раскрывающегося списка в правом углу этой ячейки или нажмите клавишу F4 чтобы открыть список имен полей.

2. Щелкните на поле Название организации, чтобы выбрать его в качестве первого заголовка поля в запросе, либо выделите имя этого поля и нажмите клавишу <Еп1ег>. Список полей в нижней области окна закроется.

3. Переместите курсор во второй столбец, нажав клавишу <→> или <ТаЬ>. (Обратите внимание, кнопка раскрывающегося списка также перейдет во второй столбец.) Щелкните дважды на в списке имен полей таблицы, чтобы использовать Название как второе поле запроса. Дважды щелкнуть на имени поля в списке полей таблицы — еще один способ добавления полей в запрос Access.

В Access существует и третий способ добавления полей в запрос: метод ''перетащить и опустить". Чтобы применить его для вставки полей Название организации, прежде всего выделите эти поля в верхней части окна запроса. В списке полей таблицы Арендная плата щелкните на поле Арендная плата, затем нажмите клавишу <С1г1> или <Shift> и, удерживая ее нажатой, выделите поля Название организации и Вид автомата. Можно также после выделения поля Арендная плата, нажав клавишу < Shift>, дважды нажать клавишу < ↓ >. Теперь поля выделены.

5. Поместите указатель мыши на выделенные поля, щелкните и удерживайте нажатой левую кнопку мыши. Указатель мыши превратится в символ, условно представляющий имена трех выбранных полей. Перетащите его к третьему столбцу строки Поле бланка запроса и отпустите кнопку мыши.

Access добавит имена трех полей в запрос, начиная от столбца, на котором была отпущена кнопка мыши.

6. Теперь в бланке запроса отображаются несколько столбцов стандартной ширины. В данном запросе применяется семь полей, поэтому необходимо перетащить.границы окна запроса, чтобы отобразить дополнительно два пустых поля. Для уменьшения ширины столбцов можно переместить влево разделители полей. Чтобы отобразить два пустых поля, щелкните дважды на кнопке горизонтальной прокрутки вправо либо перетащите вправо бегунок полосы прокрутки.

7. Щелкните на кнопке Вид панели инструментов, чтобы перейти в режим выполнения запроса. Подождите некоторое время, пока Access выполнит запрос, основанный на таблице. Чтобы запустить запрос, можно также щелкнуть на кнопке Запуск панели инструментов Конструктор запросов.

Поскольку в бланке запроса в строку Условия отбора не введено никакого условия отбора, результат выполнения запроса в таблице Колбасные предпочтения отображает все записи.