Документальное оформление и учет поступления, перемещения и выбытия основных средств

Согласно Инструкции о порядке бухгалтерского учета основных средств, основные средства могут поступать на предприятие в результате: капитальных вложений (инвестиций); приобретения за плату у юридических и физических лиц; безвозмездного получения от юридических и физических лиц; субсидий правительственного органа; внесения учредителями в счет их вкладов в уставный фонд предприятия; полученных в обмен на другое имущество; оприходование излишков, выявленных при инвентари­зации, и др.[5]

Поступающие в организацию основные средства должны быть документально оформлены, оприходованы и закреплены за материально ответственными лицами.

В аналитическом учете основные средства учитываются в натуральном выражении по инвентарным объектам. Под инвентарным объектом понимается отдельный предмет (или ком­плекс предметов), предназначенный для выполнения опреде­ленных функций. Например, по зданиям инвентарным объек­том является каждое отдельно стоящее здание, в состав кото­рого входят все коммуникации внутри здания, необходимые для его эксплуатации; по сооружениям и передаточным ус­тройствам — каждое отдельное сооружение (передаточное ус­тройство) со всеми устройствами, составляющими с ним одно целое; по силовым и рабочим машинам и оборудованию - каждая отдельная машина, аппарат, агрегат, установка и т.д., включая входящие в их состав приспособления, принадлеж­ности, приборы, инструменты, электрооборудование, а также индивидуальное ограждение и фундамент.

Основные средства, поступившие в организацию, принимаются специальной комиссией, назначаемой руководи­телем организации в установленном порядке. В состав комис­сии обычно входят главный инженер, представитель производственного или технического отдела, материально ответственное лицо, кото­рому передается поступивший объект.

Для оформления приемки в эксплуатацию поступивших объектов основных средств и их отражения в учете комиссия составляет в одном экземпляре Акт приемки-пе­редачи основных средств по форме № ОС -1 на каждый объект в отдельности, в котором указывают наименование объекта, год постройки или выпуска заводом, краткую характе­ристику объекта, первоначальную стоимость, присвоенный объекту инвентарный номер, место использования объекта и другие сведения, необходимые для аналитического учета.

Для правильной организации аналитического учета основ­ных средств каждому объекту в момент составления Акта по ф. № ОС-1 присваивается инвентарный номер по серийно-по­рядковой системе кодирования, который указывается в пер­вичных документах и сохраняется за ним в течение всего пе­риода нахождения в данной организации. Инвентарные номе­ра выбывших объектов не мо­гут присваиваться другим, вновь поступающим основным сред­ствам в течение пяти лет, начиная с года следующего за годом списания. Составленный комиссией Акт по форме № ОС-1 утверждается руководителем организации и вместе с технической до­кументацией, относящейся к данному объекту передается в бухгалтерию, которая на основании этих документов открывает Инвен­тарные карточки по форме № ОС-6 в одном экземпляре. В них записываются: наименование и назначение объекта, наиме­нование завода-изготовителя, модель, тип, марка оборудования, инвентарный номер и другие данные, после чего техническую документацию передают в соответствующий отдел предприятия. Арендуе­мые основные средства, полученные в аренду, у арендатора мо­гут числиться под инвентарными номерами, присвоенными им арендодателем.

Для контроля за сохранностью Инвентарных карточек их регистрируют в описи по форме № ОС-10, которая составляет­ся по видам основных средств в одном экземпляре. Инвентарные карточки хранятся в специальных картотеч­ных ящиках, в которых располагаются по классификацион­ным группам.

Предприятия, имеющие небольшое количество объектов, могут вести пообъектный учет в инвентарной книге. Записи в ней производятся также по классификационным группам и местам нахождения объектов. Аналитический учет объектов основных средств по месту их эксплуатации (нахождения) и по материально ответственным лицам ведут в Инвентарном списке по форме № ОС-13. Они составляются в двух экземплярах. Пер­вый экземпляр списка с распиской материально ответственного лица хранится в бухгалтерии, а второй — у материально ответ­ственного лица по месту нахождения объекта основных средств. Не реже одного раза в полугодие Инвентарные списки, находя­щиеся в бухгалтерии и у материально ответственных лиц, све­ряются. Для сохранности Инвентарные описи формы № ОС-13 должны быть сброшюрованы.

Перемещение основных средств внутри организации офор­мляется актом по форме № ОС-1 в двух экземплярах. Первый экземпляр передают в бухгалтерию для записи в инвентарной карточке, а второй остается у сдатчика для отметки о выбытии соответствующего объекта в Инвентарном списке основных средств по форме № ОС-13. Для учета изменений в составе основных средств предприятия ведут карточки учета движения основных средств по форме № ОС-12. На каждый вид основных средств открывается отдельная карточка.[12, c. 56]

Для синтетического учета основных средств в плане счетов бухгалтерского учета предназначен счет 01 "Основные сред­ства". Этот счет активный. На нем отражается движение основных средств, принадлежащие предприятию на правах собственности, находящиеся в эксплу­атации, запасе, на консервации, полученных в аренду (лизинг), доверительное управление. По дебету этого счета отра­жают поступление основных средств, а по кредиту — их выбы­тие. Основные средства учитываются на счете 01 "Основные средства" в оценке по полной (первоначальной или восстанови­тельной) стоимости.

Синтетический учет по счету 01 ведется в журнале-ордере № 13.

Большинство основных средств поступает на предприятие в результате капитальных вложений.

Поступление основных средств в результате строительства хозяйственным или подрядным способом отражается сле­дующим образом:

Д-т счета 01 "Основные средства" К-т счета 08 "Вложения во внеоборотные активы" – на стоимость фактических затрат по возведению.

При этом все затраты собираются на дебе­те счета 08 "Вложения во внеоборотные активы" с кредита раз­ных счетов: 07 "Оборудование к установке", 10 "Материалы", 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" и другими счетами.

Приобретение основных средств за плату у юридических и других лиц отражается следующим образом:

При приобретении основных средств, не требующих монта­жа, на счетах бухгалтерского учета делаются следующие записи [5] :

Д-т счета 08 "Вложения во внеоборотные активы", Д-т счета 18 "Налог на добавленную стоимость по приобретенным товарам (работам, услугам)", субсчет "Налог на добав­ленную стоимость по приобретенным основным средствам" К-т счета 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" — на сумму счетов поставщиков;

Д-т счета 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" К-т счета 51 "Расчетный счет" - при оплате постав­щикам на сумму счетов;

Д-т счета 01 "Основные средства" К-т счета 08 "Вложения во внеоборотные активы" - при вводе объектов основных средств в эксплуатацию.

Суммы налога на добавленную стоимость, уплаченные при приобретении основных средств, подлежат вычету с момента принятия на учет основных средств в размере 1/12 этих сумм ежемесячно независимо от суммы налога, исчисленной по реализации товаров (работ, услуг) в этом налоговом периоде.

Например, на исследуемом предприятии 2 мая 2001г. приобретен автомобиль ВАЗ 21099 за 3637200 руб.

Составлены проводки:

Дт 08 "Вложения во внеоборотные активы" Кт 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" на 3031000 руб.,

Дт 18 "Налог на добавленную стоимость по приобретенным товарам (работам, услугам)" субсчет "Налог на добав­ленную стоимость по приобретенным основным средствам" Кт 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" на 606200 руб. акцептован счет поставщика;

Дт 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" Кт 51"Расчетный счет" на 3637200 руб. перечислена задолженность поставщику с расчетного счета,

Дт 01"Основные средства" Кт 08"Вложения во внеоборотные активы" на 3031000 руб. ввод основного средства в эксплуатацию.

Дт 68 "Расчеты по налогам и сборам" Кт 18"Налог на добавленную стоимость по приобретенным товарам (работам, услугам)" субсчет "Налог на добав­ленную стоимость по приобретенным основным средствам" на 50517 руб. принята 1/12 суммы уплаченного налога на добавленную стоимость к вычету

Если же приобретается оборудование, требующее монтажа, на счетах бухгалтерского учета делаются следующие записи [5]:

Д-т счета 07 "Оборудование к установке",Д-т счета 18 "Налог на добавленную стоимость по приобре­тенным товарам (работам, услугам)", субсчет - "Налог на до­бавленную стоимость по приобретенным основным средствам" К-т счета 60 "Расчеты, с поставщиками и подрядчиками" — на сумму счетов поставщиков;

Д-т счета 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" К-т счета 51 "Расчетный счет" — при оплате счетов постав­щиков;

Д-т счета 08 "Вложения во внеоборотные активы" К-т счета 07 "Оборудование к установке" - при передаче оборудования в монтаж;

Д-т счета 01 "Основные средства" К-т счета 08 "Вложения во внеоборотные активы" — при оп­риходовании оборудования в эксплуатацию.

 В случае приобретения основных средств, бывших в эк­сплуатации, за плату у других предприятий на счетах бухгал­терского учета делаются следующие записи:

Д-т счета 08 "Вложения во внеоборотные активы", Д-т счета 18 "НДС по приобретенным товарам (работам, ус­лугам)", субсчет — "Налог на добавленную стоимость по приобретен­ным основным средствам" К-т счета 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" на сумму счетов поставщиков;

Д-т счета 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" К-т счета 51 "Расчетный счет" - при оплате счетов постав­щиков;

Д-т счета 01 "Основные средства" К-т счета 08 "Вложения во внеоборотные активы" - при оприходовании объектов основных средств в эксплуатацию.

На сумму использованных амортизационных отчислений на создание или приобретение основных средств К-т забалансового счета 010 "Амортизационный фонд воспро­изводства основных средств" [11, c.142].

Основные средства, поступившие от других организаций и лиц безвозмездно, в учете отражаются следующими записями [11, c.127]:

На стоимость безвозмездно полученного имущества по рыночным ценам

Д-т счета 08 "Вложения во внеоборотные активы" Д-т счета 18 "НДС по приобретенным товарам (работам, услу­гам)", субсчет — "Налог на добавленную стоимость по приобретен­ным основным средствам" К-т счета 92 "Внереализационные доходы и расходы", субсчет "Доходы".

При вводе в эксплуатацию безвозмездно поступивших объек­тов основных средств

Д-т счета 01 "Основные средства" К-т счета 08 "Вложения во внеоборотные активы".

По мере начисления амортизации по принятым основ­ным средствам

Д-т счета 44 "Издержки обращения" К-т счета 02 "Амортизация основных средств"

Расходы по доставке указанных средств, полученных без­возмездно, учитываются как затраты капитального характера и отражаются в учете следующей записью:

Д-т счета 08 "Вложения во внеоборотные активы" Д-т счета 18 "НДС по приобретенным товарам (работам, услу­гам)", субсчет — "Налог на добавленную стоимость по приобретен­ным основным средствам" К-т счета 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" или К-т счета 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами".

Указанные расходы относятся на увеличение первоначаль­ной стоимости объектов основных средств, в уче­те отражаются следующие проводки:

Д-т счета 01 "Основные средства" К-т счета 08 "Вложения во внеоборотные активы".

Основные средства, внесенные учредителями в счет их вклада в уставный фонд на счетах бухгалтерско­го учета отражаются следующими записями [5] :

Д-т счета 08 "Вложения во внеоборотные активы" К-т счета 75 "Расчеты с учредителями" по первоначальной стоимости основных средств;

Д-т счета 01 "Основные средства" К-т счета 08 "Вложения во внеоборотные активы" по первоначальной стоимости основных средств.

Первоначальная стоимость объектов основных средств, внесенных учредителями в счет их вкладов в уставный фонд организации, устанавливается в денежной оценке, согласован­ной учредителями на дату подписания учредительных доку­ментов; в случаях, предусмотренных законодательством, ос­новные средства подлежат экспертной оценке. Оценка объек­тов основных средств, внесенных учредителями в счет их вкла­дов в уставный фонд организации, стоимость которых выраже­на в иностранной валюте, производится в белорусских рублях путем пересчета иностранной валюты по официальному курсу Национального банка Республики Беларусь, действующему на дату подписания учредительных документов.

Оприходование неучтенных объектов основных средств (из­лишков), выявленных по результатам проведения инвентариза­ции отражаются в учете по рыночной стоимости следующей запи­сью:

Д-т счета 01 "Основные средства" К-т счета 92 "Внереализационные доходы и расходы".

Выбытие основных средств происходит по различным при­чинам: при реализации (продажи); безвозмездной передаче (дарении) другим предприяти­ям; ликвидации по причине износа, аварий, стихийных бед­ствий; в качестве вклада в уставный фонд другого пред­приятия; передаче в обмен на другое имущество; недостачах, выявленных инвентаризацией и в других случаях, не противоречащих действующему законодатель­ству.

Для учета выбытия объектов основных средств к счету 01 "Основные средства" может открываться субсчет "Выбытие основных средств". В дебет этого субсчета относится стои­мость выбывающего объекта основных средств, а в кредит — сумма начисленной амортизации. Остаточная стоимость объ­екта списывается со счета 01 "Основные средства", субсчет "Выбытие основных средств" в дебет счета 91 "Операционные доходы и расходы", а при безвозмездной передаче — в дебет счета 92 "Внереализационные доходы и расходы". Организа­ция может использовать и второй вариант учета выбытия основных средств, при котором стоимость выбывшего объекта списывается следующими записями:

Д-т счета 02 "Амортизация основных средств"— на сумму начисленной амортизации, Д-т счета 91 "Операционные доходы, и расходы", субсчет "Операционные расходы"— на сумму остаточной стоимости К-т счета 01"Основные средства" на первоначальную стоимость.

Например, на исследуемом предприятии 12 декабря 2002г. продан по остаточной стоимости автомобиль ВАЗ 21099 за 3227598 руб.

Составлены проводки:

Дт 47 "Реализация основных средств" Кт 01 "Основные средства" на 4304020 руб. первоначальная стоимость объекта;

Дт 02 "Амортизация основных средств" Кт 47 "Реализация основных средств" на 1076422 руб. сумма амортизации;

Дт 50 "Касса" Кт 47 "Реализация основных средств" на 3227598 руб. поступила в кассу выручка от проданного автомобиля.

В соответствии с новым планом счетов следовало бы сделать записи по данной хозяйственной операции:

Дт 01 "Основные средства", субсчет "Выбытие основных средств" Кт 01 "Основные средства" на 4304020 руб. первоначальная стоимость объекта;

Дт 02 "Амортизация основных средств" Кт 01"Основные средства", субсчет "Выбытие основных средств" на 1076422 руб. сумма амортизации;

Дт 91 "Операционные доходы, и расходы", субсчет "Операционные расходы" Кт 01 "Основные средства", субсчет "Выбытие основных средств" на 3227598 руб. остаточная стоимость объекта;

Дт 50 "Касса" Кт 91 "Операционные доходы, и расходы", субсчет "Операционные доходы" на 3227598 руб. поступила в кассу выручка от проданного автомобиля.

Либо по другому варианту:

Дт 02 "Амортизация основных средств" Кт 01"Основные средства" на 1076422 руб. на сумму амортизации;

Дт 91 "Операционные доходы, и расходы", субсчет "Операционные расходы" Кт 01 "Основные средства", субсчет "Выбытие основных средств" на 3227598 руб. остаточная стоимость выбывающего объекта;

Дт 50 "Касса" Кт 91 "Операционные доходы, и расходы", субсчет "Операционные доходы" на 3227598 руб. поступила в кассу выручка от проданного автомобиля

Все расходы, связанные с выбытием основных средств (за исключением безвозмездной передачи) отражают по дебету счета 91 "Операционные доходы и расходы", субсчет "Опера­ционные расходы", а по кредиту этого счета все поступления, связанные с выбытием основных средств (выручка от продажи объектов, стоимость материалов, лома, утиля, полученных при ликвидации объектов, и др.).

При выбытии основных средств на основании законодательства Республики Беларусь предприятия начисляют налог на добавленную стоимость:

Д-т счета 91 "Операционные доходы и расходы", субсчет 3 — "Налог на добавленную стоимость" К-т счета 68 "Расчеты по налогам и сборам" субсчет 2 — "Налоги, уплачиваемые из выручки от реализации" – на сумму начисленного налога.

Таким образом, на счете 91 "Операционные доходы и расходы" формируется финансовый результат от выбытия основных средств, который списывается с этого счета сле­дующей записью:

Д-т счета 91 "Операционные доходы и расходы", субсчет 9 — "Сальдо операционных доходов и расходов" К-т счета 99 "Прибыли и убытки" - на сумму прибыли от выбытия объекта основных средств;

Д-т счета 99 "Прибыли и убытки" К-т счета 91 "Операционные доходы и расходы", субсчет 9 -"Сальдо операционных доходов и расходов"— на сумму убытка от выбытия объекта основных средств.

Доходы, расходы и потери от списания с бухгалтерского баланса объектов основных средств отражаются в бухгалтер­ском учете в том отчетном периоде, в котором произошло выбытие основных средств.

Реализация объектов основных средств оформля­ется "Актом приемки-передачи основных средств" по форме № ОС-1 по договорным ценам.

Безвозмездная передача основных средств оформля­ется "Актом приемки-передачи основных средств" по форме № ОС-1. В дополнение к указанному выше акту выписы­вается извещение о передаче объекта с указанием осно­вания передачи, первоначальной стоимости и суммы начис­ленной амортизации за период эксплуатации, а также суммы налога на добавленную стоимость.

Безвозмездная передача основных средств в пределах одно­го собственника по его решению или по решению уполномо­ченного им органа в объем реализации не включается и объек­том налогообложения не является. Расходы по передаче у передающей стороны относятся в уменьшение собственных источников.

На счетах бухгалтерского учета делают следующие записи:

Д-т счета 02 "Амортизация основных средств" К-т счета 01 "Основные средства"— на сумму начисленной амортизации;

Д-т счета 92 "Внереализационные доходы, и расходы", субсчет "Внереализационные расходы" К-т счета 01 "Основные средства"— на сумму остаточной стоимости;

Д-т счета 84 "Нераспределенная прибыль (непокрытый убы­ток)" К-т счета 92 "Внереализационные доходы и расходы," — на сумму финансового результата от безвозмездной передачи.

Безвозмездная передача основных средств в пределах раз­ных собственников включается в объем реализации и прини­мается к бухгалтерскому учету в сумме, установленной дого­вором на основании соответствующих документов. Моментом реализации в данном случае является факт их передачи.

На счетах бухгалтерского учета делают следующие записи:

Д-т счета 02 "Амортизация основных средств" К-т счета 01 "Основные средства"— на сумму начисленной амортизации;

Д-т счета 92 "Внереализационные доходы и расходы", субсчет "Внереализационные расходы" К-т счета 01 "Основные средства"— на сумму остаточной сто­имости;

На сумму начисленных налогов из выручки от реализации, в том числе и налога на добавленную стоимость: Д-т счета 92 "Внереализационные доходы, и расходы", субсчет "Внереализационные расходы" К-т счета 68 "Расчеты по налогам и сборам";

На сумму финансового результата от безвозмездной пере­дачи: Д-т счета 84 "Нераспределенная прибыль (непокрытый убы­ток)" К-т счета 92 "Внереализационные доходы и расходы".

Выбытие основных средств вследствие ветхости, полного износа (физического или морального), аварий, стихийных бед­ствий, а также в связи со строительством, расширением, ре­конструкцией и по другим причинам называют ликвидацией. Она связана с процессом разборки, демонтажа оборудования, транспортных средств, перевозки объектов и т.д. При ликви­дации основных средств у предприятия возникают затраты, связанные с ликвидацией объектов основных средств (заработ­ная плата, начисления на заработную плату и другие расходы).

Для определения непригодности основных средств, невоз­можности или неэффективности проведения их восстанови­тельного ремонта, а также оформления необходимой докумен­тации на списание основных средств на предприятиях прика­зом руководителя создается постоянно действующая комиссия в составе: главного инженера или заместителя руководителя; начальников соответствующих структурных подразделений (служб); главного бухгалтера или его заместителя; лиц, на ко­торых возложена ответственность за сохранность основных средств. По усмотрению руководителя в состав комиссии могут быть включены и другие должностные лица.

Комиссия производит непосредственный осмотр ликвиди­руемых объектов, устанавливает причины их списания, опре­деляет возможность использования отдельных узлов, деталей, материалов и оценивает их.

Выбытие основных средств (кроме автотранспорта) вслед­ствие полного или частичного их списания оформляется "Ак­том о ликвидации основных средств" по форме № ОС-4.Списание грузовых и легковых автомобилей, прицепов и полуприцепов или их ликвидация оформляется "Актом о лик­видации транспортных средств" по форме № ОС-4а. При списании с баланса машин, оборудования и транспор­тных средств вследствие аварии к акту прилагается копия акта об аварии, в котором указаны ее причины и виновники.

К ликвидации объекта основных средств приступают толь­ко после утверждения акта руководителем предприятия. Оформленные акты на ликвидацию основных средств (форма № ОС-4 и № ОС-4а) передаются комиссией в бухгалтерию. На основании указанных актов бухгалтерия делает соответствую­щие записи в инвентарных карточках по форме № ОС-6 и в ин­вентарных списках основных средств по месту их нахождения по форме № ОС-13 и отражает операции по ликвидации основ­ных средств на счетах бухгалтерского учета.

Например, в исследуемой организации по решению ликвидационной комиссии списан автомобиль ВАЗ 2106, попавший в аварию и не подлежащий восстановлению. Первоначальная стоимость автомобиля 2350000 руб. Амортизация на момент ликвидации составила 850000 руб.

Составляются записи:

Дт 02 "Амортизация основных средств" Кт 01"Основные средства" на 850000 руб. списание амортизации;

Дт 91 "Операционные доходы, и расходы", субсчет "Операционные расходы" Кт 01 "Основные средства" 1500000 руб. списание остаточной стоимости;

Дт 10 "Материалы", субсчет "Запасные части" Кт 91"Операционные доходы, и расходы", субсчет "Операционные доходы" 490000 руб. поступили на склад запасные части от ликвидируемого автомобиля по цене возможного использования;

Дт 91 "Операционные доходы, и расходы", субсчет "Операционные расходы" Кт 68 "Расчеты по налогам и сборам" 202000 руб. начислен налог на добавленную стоимость, рассчитанный от остаточной стоимости, за вычетом возвратных запасных частей;

Дт 91 "Операционные доходы, и расходы", субсчет "Операционные расходы" Кт 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" 210000 руб. начислена заработная плата рабочим за демонтаж автомобиля;

Дт 91 "Операционные доходы, и расходы", субсчет "Операционные расходы" Кт 69 "Расчеты по социальному страхованию" 73500 руб. начислены отчисления по социальному страхованию рабочих, производивших демонтаж;

Дт 91 "Операционные доходы, и расходы", субсчет "Операционные расходы" Кт 68 "Расчеты по налогам и сборам" 10500 руб. начислены налоги на заработную плату;

Определив финансовый результат, составляется запись:

Д-т счета 99 "Прибыли и убытки" К-т счета 91 "Операционные доходы и расходы", субсчет 9 -"Сальдо операционных доходов и расходов" 1506000 руб. списан убыток от ликвидации автомобиля.

При передаче основных средств в виде вклада в уставный фонд других организаций на счетах бухгалтерского учета дела­ют следующие записи:

Д-т счета 02 "Амортизация основных средств" К-т счета 01 "Основные средства" на сумму начисленной амортизации;

Д-т счета 91 "Операционные доходы и расходы", субсчет "Операционные расходы"К-т счета 01 "Основные средства" на сумму остаточной стоимости;

Д-т счета 58 "Финансовые вложения" К-т счета 91 "Операционные доходы и расходы" на сумму вклада в уставный фонд.

На внутреннее перемещение в пределах одного предприятия бухгалтерские за­писи на счетах не делаются, а в картотеке аналитического уче­та карточка переставляется из подразделения, где находился объект, в подразделение, куда он передан, а также производит­ся отметка в инвентарных списках основных средств по месту их нахождения, эксплуатации по форме №ОС-13.

На исследуемом предприятии документальное оформление и учет операций по поступлению и выбытию основных средств производится своевременно. Поступление оформляется Актом приемки – передачи, подписывается должностными лицами. При проведении инвентаризаций предприятие неоднократно сталкивалось с проблемой несвоевременного поступления данных о внутренних перемещениях объектов основных средств, что вызывало появление необоснованных излишков и недостач. Руководством были предприняты меры по устранению недостатков.