В чем особенность реализованной в Oracle методики бюджетного контроля?

Во-первых, контроль осуществляется не в момент платежа, а заранее, в момент намерения осуществить расходы.

Во-вторых, в любое время доступна информация о фактически состоявшихся и ожидаемых событиях в разрезе затрат и движения денежных средств (таблица).

В-третьих, такой подход гарантирует, что к оплате будут представлены документы, прошедшие утверждение. На основании утвержденных обязательств и счетов-фактур автоматически формируется график платежей. И в этом случае главной задачей казначейства становится уже не контроль расходов, а обеспечение достаточного количества денежных средств для выполнения принятых обязательств.

Бюджетный контроль на российских предприятиях

Каковы же отличия бюджетного контроля на российских предприятиях и почему он так сложно совмещается с ERP-системами? Рассмотрим несколько типичных примеров.

Платежи отождествляются с расходами

Допустим, в результате планирования деятельности предприятия создан бюджет затрат на закупку материалов и услуг. На его основании разрабатывается бюджет платежей. На этапе контроля, при подготовке заявок на платежи, выполняется сравнение фактически израсходованных сумм с бюджетом платежей по данной статье и принимается решение об утверждении платежа, отказе или перераспределении бюджетных сумм между статьями, в случае превышения лимита по статье. Во многих организациях фактические расходы значительно отличаются от запланированных. Это приводит к частым корректировкам бюджета. Причина таких отличий заключается в том, что платежи данного периода относятся не только к текущему, но и к будущим и прошедшим периодам. Таким образом, задача контроля усложняется необходимостью корректировок этих временных отличий.

Обратите внимание, что в реализованной в Oracle E-Business Suite методике контроль осуществляется в момент намерения понести расходы (возникновения обязательств). Это позволяет избежать корректировок, связанных с временными отличиями.

 «Вершина айсберга»

В рассмотренном примере предпринимается попытка управлять расходами через потоки денежных средств. Однако поток денежных средств вторичен относительно расходов. Часто бюджетный контролер в момент платежа не в состоянии воздействовать на возникновение расхода. Это происходит в том случае, когда дата оплаты уже наступила и определена на основании условий договора. Фактические затраты произошли и обязательства у компании возникли, следовательно, отказываться от платежа поздно. Ведь это может повлечь штрафные санкции или срыв процессов обеспечения текущей деятельности предприятия. Бюджетный контролер анализирует только фактически сложившуюся картину потребности в денежных ресурсах по поданным заявкам на платежи. Образно говоря, он видит лишь «вершину айсберга», а события, которые могут вызвать платежи в ближайшее время, для него скрыты. Ситуация усложняется отсутствием оперативной информации о текущем состоянии расчетов и платежей по определенной статье расходов. Обычно эти данные формируются в системе оперативного учета и в момент контроля еще недоступны, так как передача информации осуществляется с определенной периодичностью. Для осуществления эффективного контроля необходимо наличие информации не только о поданных заявках, но и о планируемых и ожидаемых платежах, и эта информация должна быть доступна в режиме реального времени.

Планирование до «последнего гвоздя»

Следующий пример иллюстрирует излишнюю детализацию бюджета расходов. Предположим, предприятие формирует бюджет, в котором запланированы расходы по статьям. Но в процессе оперативной деятельности всегда происходят незначительные изменения - перераспределение сумм по статьям. Однако если бюджет жестко зафиксирован для статьи, то такой перевод сумм требует корректировки бюджета. И подготовка платежа превращается в длительную процедуру, в результате которой компания снижает свою эффективность.

Поэтому бюджетирование следует осуществлять по сводным статьям, не увлекаясь излишней детализацией. Для такого варианта бюджетного контроля можно определить сводный счет, например, суммирующий расходы в целом по ЦФО. Перераспределение расходов по статьям находится в сфере полномочий руководства ЦФО. Какие преимущества может получить предприятие, реализуя систему бюджетного управления в интегрированной информационной системе?

1. Значительно повышается оперативность: в любой момент времени доступна информация не только о фактическом выполнении бюджета, но и об ожидаемом его выполнении с учетом обязательств.

2. Платежный календарь формируется автоматически на основе созданных обязательств и счетов-фактур.

3. Сокращаются расходы на бюджетный контроль. Конечно, в данной статье мы только обозначили суть проблем управления расходами. Но даже это поможет критически посмотреть на процесс контроля расходами на предприятии и наметить пути его совершенствования через реализацию в единой информационной системе.

Список литературы

Журнал «Connect!», №11.2005