Пример описания работы

 

Наименование работы: специалист по материальной помощи

Начальник: администратор материальной помощи

Типовые обязанности (частичные)

· Собирает и обрабатывает заявки студентов на предоставление материальной помощи.

· Рассматривает и анализирует заявки о материальной помощи и определяет необходимость такой помощи.

· Определяет вид(ы) и объем помощи, рекомендуемой в программах материальной помощи.

· Комплектует вознаграждения, уведомляет студентов и выплачивает вознаграждения.

· Следит за успехами студентов и оценивает их в целях определения дальнейшей необходимости в программах материальной помощи.

· Распространяет информацию о программах материальной помощи: помогает студентам заполнять заявки на предоставление помощи, удостоверяясь, что вся необходимая информация получена.

· Консультирует студентов по вопросам распоряжения полученными деньгами и их обязанностей как получателей материальной помощи.

· Проводит беседы с претендентами на материальную помощь и приглашает на консультации при необходимости.

· Создает, хранит и обновляет конфиденциальные досье на студентов, относящиеся к материальной помощи; вводит в базу данных всю информацию, относящуюся к материальной помощи и получателям ссуд.

· Ведет точный бухгалтерский учет вознаграждений, выделенных, пересмотренных или отмененных по всем программам материальной помощи студентам.

· Выполняет разнообразные арифметические расчеты и перерасчеты, относящиеся к материальной помощи и определению ее обоснованности.

· Выписывает приказы на материальную помощь и составляет графики выплат.

 

Описание работы, показанное в примере, является стандартным, практически универсально приемлемым, но традиционная форма имеет и своих критиков. Некоторые организационные психологи считают, что обычное описание работы может вводить в заблуждение, поскольку оно не показывает относительной важности каждого производственного задания или относительного количества времени, необходимого для его выполнения. Они считают, что необходимо указывать в описании работы условия, в которых выполняются производственные задания, и стандарты, согласно которым будут оценены работники, выполняющие работу. Наконец, традиционные описания работы обычно ничего не говорят о каких-либо групповых заданиях, в выполнении которых может участвовать работник.

Другой вид неадекватности в традиционном описании работы, который беспокоит многих организационных психологов, относится к использованию информации в целях тестирования, отбора и определения работников на должности. В настоящий момент организационные психологи считают, что удачное сочетание индивидуальных работников, профессий и организаций – это вопрос не только совместимости рабочих обязанностей с навыками, знаниями и способностями работника. Сюда входит также сопоставление того, в чем люди нуждаются или что они хотят иметь, с тем, что могут предложить им организация и работа. С точки зрения полного соответствия обычное описание работы дает только половину необходимой информации тем, кто занят тестированием, отбором и определением на должности. Они знают, что человек должен уметь делать на рабочем месте, но им неизвестно, что работа может предложить человеку.

Поощрения за работу (также называемые стимулами) – это результаты оценки выполнения человеком определенной работы, или его пребывания в конкретной производственной среде, или и того и другого одновременно. Поощрительный потенциал работы часто изучают с мотивационной точки зрения; это основа психологического подхода к планированию работы. Систематическое описание поощрений, предлагаемых работой и организацией, как дополнение к традиционному описанию работы – это относительно новая идея[10].

Составление психограммы

 

В описании работы дается характеристика профессии (работы). В отличие от него психограмма дает описание человека. Это перечисление человеческих качеств, требуемых для выполнения обязанностей, детализированных в описании работы. Требования к опыту и образованию, связанные с работой специалиста по материальной помощи перечислены в примере 3[11].

П р и м е р  3

Образец психограммы

Знание

· правил, распоряжений и их толкований, касающихся определения обоснованности просьбы студента о материальной помощи, выделяемой государством или местными органами власти;

· учебного заведения, местных организаций, услуг и ресурсов, доступных студентам;

· эффективных приемов ведения телефонных разговоров;

· эффективных коммуникативных приемов, включая умение выступать перед большой аудиторией;

· методов, приемов и процедур работы в офисе, включая работу с информационными системами и обработку электронной базы данных.

Опыт

· проведения интервью.

Образование

· по меньшей мере два года обучения в высшем учебном заведении или эквивалентное образование; предпочтительно наличие диплома;

· практический опыт, имеющий непосредственное отношение к данной работе, может заменять формальное образование.

 

По сравнению с составлением описания работы составление психограммы – более трудная задача, даже если она выполняется на основе информации, собранной при профессиографическом анализе. Основная проблема здесь состоит в следующем: диапазон того, в какой степени работники, выполняющие работу одинаково хорошо, демонстрируют то или иное качество, может быть очень широким. Еще более осложняет дело то, что этот диапазон может быть неизвестен, поскольку политика (или возможности) организации в определенной мере ограничивает фактический диапазон. Подобная проблема нередко возникает в тех случаях, когда профессиональная характеристика разрабатывается на логической основе – то есть когда качества, требуемые для выполнения какой-то работы, выводятся логическим образом из описания работы или на основании «здравого смысла».

Альтернативой логического подхода к профессиональной характеристике является эмпирический подход. Оценки выполнения работы сотрудниками в настоящий момент сравниваются с результатами тестирования при поступлении на работу, биографическими данными, итогами интервью и любой другой имеющейся релевантной информацией. Как только собрано достаточно данных, диапазон результатов тестов и личностные характеристики, связанные с успешной работой, могут быть конкретизированы с большей точностью, чем та, которая обычно бывает возможна при логическом методе.

Эмпирический процесс имеет по меньшей мере четыре долговременных преимущества. Во-первых, менее вероятно, что потенциально хорошие работники не будут замечены при найме, если известны в деталях фактические требования к работе. Во-вторых, традиционные критерии отбора, которые оказываются несущественными для успешной работы, можно устранить, тем самым сохраняя ресурсы организации. В-третьих, более эффективное тестирование и отбор, которые в итоге обеспечивает этот процесс, должны привести к лучшему выполнению работы со стороны персонала организации в целом. Наконец, этот процесс валидации является одним из основных при документировании практики справедливых трудовых отношений. Как и во всех областях кадровых решений, необходимо, чтобы организация могла показать, что качества, которые она хочет видеть у своих сотрудников, связаны с работой, которую те станут выполнять.

Качества, которые организация стремится найти в работниках, - это то, ради чего пишется психограмма. Чем больший упор делается на конкретность профессиональных требований, тем более полезной будет информация. Если требуется высшее образование, должны быть указаны его вид и продолжительность. Если проводится тестирование, должны быть четко обозначены верхний и нижний пределы его результатов[12].

Психограмма, насколько это возможно, должна быть также поведенческой по своему содержанию. Логический подход к перечислению требований часто оговаривает такие условия, как «должен быть надежным» или «должен уметь разговаривать с людьми», но эти качества нельзя наблюдать. Поведение же наблюдать можно. Для большинства характеристик типа «должен быть таким-то» могут быть найдены адекватные поведенческие заменители путем постановки вопроса: «Как можно узнать, надежен ли этот человек?» или «…умеет ли этот человек разговаривать с людьми?». Тем самым «должен быть надежным» может превратиться в «на предыдущей работе отсутствовал на рабочем месте не более одного дня в месяц», а фраза «четко отвечает на вопросы интервью» может заменить требование «должен уметь разговаривать с людьми».

Профессиональные характеристики, которые нельзя изложить в поведенческих терминах, должны быть по крайней мере уточнены. Чем далее отклоняется профессиональная характеристика от наблюдаемого поведения, тем сложнее продемонстрировать ее привязку к работе, а это создает проблемы, если какое-то кадровое решение оспаривается в формальном порядке. Превосходство требований, основанных на поведении, также дает о себе знать, когда характеристику используют на практике. Во многих организациях нередки ситуации, когда некоторые из людей, занятые подбором, повышением квалификации работников и решающие подобные кадровые вопросы, знают немного или вообще не имеют представления о том или ином виде работ. В любом случае, чем меньше почвы остается для интерпретаций и домыслов, тем лучше[13].

Вывод

Профессиографический анализ – это формальный процесс сбора данных, который позволяет получить информацию о заданиях, контексте и условиях труда, характерных для различных видов работ в организации.  На основе этой информации составляются описание работы (показывающее, какие операции выполняются на той или иной работе) и психограмма (в которой перечисляются качества, необходимые человеку для выполнения данной работы).

Информация, полученная при профессиографическом анализе, является основополагающей для таких функций организации, как тестирование, отбор, обучение работников, оценка выполнения работы и документирование практики справедливых трудовых отношений.

Современные организации особенно нуждаются в качественных общецелевых методах профессиографического анализа, требующих меньше времени и навыков, чем большинство тех, что используются в настоящее время. Сейчас профессиографический анализ – это чрезвычайно дорогостоящий и трудоемкий процесс в организациях любого масштаба; накопить исчерпывающую базу данных анализа, управлять ею и ее использовать – все это часто оказывается просто невыполнимой задачей. Если сделать процесс более продуктивным, это позволит большему числу организаций использовать огромный потенциал этой информации с целью эффективного управления интегрированной системой персонала.

Список используемой литературы:

1. Шепель В. М. Управленческая психология. – М., 1993.

2. Морозов А. В. Деловая психология: Курс лекций: Учебник для высших и средних специальных учебных заведений. – СПб., 2000.

3. Практическая психология: Учебник / Под ред. М. К. Тутушкиной. – 2-е изд., перераб., доп. – СПб., 1998.

4. Абульханова-Славская К. Я. Деятельность и психология личности. – М., 1980.

5. Джуэлл Л. Индустриально-организационная психология. Учебник для вузов. - СПб., 2001.

6. Валеева Н. Ш., Рогов Г. М. Психологические основы менеджмента. Психология успеха. – Казань, 1996.

7. Веснин В. Р. Основы менеджмента: Учебник. – М., 1997.

 

[1] Джуэлл Л. Индустриально-организационная психология. Учебник для вузов. - СПб., 2001. - С. 122.

 

[2] Веснин В. Р. Основы менеджмента: Учебник. – М., 1997. – С. 25.

[3] Веснин В. Р. Основы менеджмента: Учебник. – М., 1997. – С. 24-40.

 

 

[4] Абульханова-Славская К. Я. Деятельность и психология личности. – М., 1980. – С. 98-100.

 

[5] Практическая психология: Учебник / Под ред. М. К. Тутушкиной. – 2-е изд., перераб., доп. – СПб., 1998. – С. 103-105.

 

[6] Джуэлл Л. Указ. соч. – С. 124-125.

 

 

[7] Валеева Н. Ш., Рогов Г. М. Психологические основы менеджмента. Психология успеха. – Казань, 1996. – С. 65-71.

 

[8] Морозов А. В. Деловая психология: Курс лекций: Учебник для высших и средних специальных учебных заведений. – СПб., 2000. С. 123-130.

 

[9] Джуэлл Л. Указ. соч. – С. 129.

 

 

[10] Джуэлл Л. Указ. соч. – С. 128-131..

[11] Джуэлл Л. Указ. соч. – С. 134.

[12] Шепель В. М. Управленческая психология. – М., 1993. – С. 55-61.

 

[13] Валеева Н. Ш., Рогов Г. М. Указ. соч. – С. 71-76.