Бухгалтерский учет посреднических договоров

Торгового предприятия

2.1. Автоматизация аналитического и синтетического учета посреднических операций по

агентскому договору

Сегодня часто можно услышать мнение, что хороший бухгалтер - это половина успеха предприятия. От бухгалтера ждут не только кропотливого и аккурат­ного составления корреспонденций счетов и необходи­мой отчетности, но и дельного совета с учетом анализа тех данных, которые хранятся и накапливаются на счетах бухгалтерского учета. Однако ведя только синтетический учет (по счетам и субсчетам стандартного плана счетов), дать дельный совет не всегда возможно. Например, труд­но открыть на счетах 60, 62 (и аналогичных) столько суб­счетов, сколько контрагентов (поставщиков, получате­лей) проходит в расчетах, тем более, что список их может постоянно пополняться. [33, с.27]

Еще хуже обстоит дело, если предприятие занимается несколькими видами деятельности и руководство хочет видеть, какую сумму налога от каждого вида деятельности оно должно заплатить. Без аналитики здесь не обойтись. В случае ведения бухгалтерского учета вручную возникает ситуация, когда одну и ту же информацию необходимо за­носить несколько раз, а на составление отчета требуется как минимум полдня. [33, с.28]

Однако в настоящее время появились системы автоматизации учета, основанные на сетевых компьютер­ных технологиях, позволяющие решать эти проблемы. Система "БЭСТ-5", используемая ООО “Стэка”, в полной мере поддержива­ет весь комплекс бухгалтерских задач, причем в "БЭСТ-5" изначально заложено ведение аналитического учета с наименьшими затратами сил и времени со стороны поль­зователя.

Что же представляет из себя “БЭСТ-5”?

Интегрированная система БЭСТ-5 представляет собой достаточно большой и сложный программный продукт. Он выполнен в виде набора взаимосвязанных модулей, каждый из которых может функционировать как независимо, так и в составе комплекса. При этом следует иметь в виду, что при всех условиях необходимо наличие модулей настройки и ведения главной книги, поскольку только в них осуществляется привязка продукта к данному пользователю и настраиваются основные наборы данных. [21, с.11]

Ввод информации в систему БЭСТ-5 осуществляется на основании первичных бухгалтерских документов. В реестр записываются документы одного типа, объединенные по некоторым общим признакам (например, банковские документы по одному расчетному счету, приходные документы по отдельному складу и т.д.). Реестр документов позволяет в оперативном режиме осуществлять просмотр, ввод, корректировку первичных документов. При работе с реестром пользователь может проводить сортировку документов по различным признакам, фильтровать их по набору условий, искать документы по заданным параметрам, а также рассчитывать некоторые итоговые суммы по реестру в целом или по его части. Реестр документов может быть распечатан по стандартной форме.

При вводе первичных документов, содержащаяся в них информация может записываться в некоторые вспомогательные регистры, называемые справочниками. В справочники записываются данные, многократно используемые бухгалтером при формировании первичных документов (например, постоянные партнеры, подразделения предприятия, постоянные сотрудники и пр.).

Бухгалтерский учет в системе БЭСТ-5 строится на системе синтетических счетов. Каждый синтетический счет характеризуется своим номером и наименованием.

Каждый синтетический счет может быть разбит на субсчета, которые детализируют информацию синтетического счета.

Аналитические счета открываются непосредственно на синтетических счетах или субсчетах. Они характеризуются номером (шифром аналитического учета) и наименованием аналитики.

Аналитические счета открываются для детализации информации по счетам синтетического учета. Потребности в детализации возникают часто, и, как правило, они возникают в связи с задачами проведения тех или иных расчетов: с сотрудниками предприятия, с покупателями и заказчиками, с поставщиками и подрядчиками, с прочими дебиторами и кредиторами.

Книга учета хозяйственных операций является обобщенным синтетическим и аналитическим регистром и представляет собой хронологически упорядоченный список проводок по счетам. Книга содержит запись всех бухгалтерских операций и служит основным источником для формирования сводных бухгалтерских отчетов. При выполнении операции в любом месте программы (чаще всего это ввод первичного документа) проводится расконтировка документа. Данные о документе сохраняются в соответствующем учетном файле (например, в кассовой книге, реестре документов на поступление товаров), а сгенерированные проводки поступают в книгу учета хозяйственных операций. Проводкам присваивается регистрационный номер, а сам номер записывается в поле документа. При модификации (удалении) документа программа связывается с книгой учета операций и модифицирует (удаляет) соответствующие проводки.

Рассмотрим основные модули, входящие в систему.

АРМ Главного бухгалтера является центральным модулем системы, который позволяет осуществить: формирование и ведение плана синтетических счетов; формирование системы аналитического учета; ввод вступительного баланса на момент начала работы; ведение книги учета хозяйственных операций; ведение журналов забалансового учета; поддержку валютного учета, переоценку валютных счетов; контроль состояния системы, корректности ведения учета; формирование сводных синтетических и аналитических отчетов; формирование баланса и приложений, налоговой отчетности; формирование документов свободного вида.

Учет кассовых операций. Блок предназначен для учета операций с наличными средствами предприятия. В функции модуля входит: подготовка и печать кассовых документов; ведение реестров кассовых документов; таксировка документов и генерация проводок; ведение журнала учета авансовых отчетов; кассовая обработка платежных ведомостей; формирование специальных кассовых отчетов; формирование специальных отчетов по расчетам с подотчетными лицами; и др.

Учет операций с банком. Модуль предназначен для учета операций по расчетным, валютным и специальным счетам предприятия. В функции модуля входит: подготовка и печать исходящих платежных документов; ведение реестра документов, зарегистрированных по выпискам банка; таксировка банковских документов и генерация проводок; и др.

Учет материалов и МБП. Модуль предназначен для учета остатков и движения материалов и МБП на складах пред­приятия. Кроме того, здесь же ведется картотека МБП в эксплуатации.

Управление закупками. Подсистема "Управление закупками" предназначена для оперативного и бухгалтерского учета операций по закупке ТМЦ и услуг (работ), в частности, для ведения книги закупок. В функции подсистемы входит: ведение реестра счетов кредиторов (поставщиков и подрядчиков); ведение реестра счетов-фактур и книги покупок; ведение реестра актов оприходования выполненных работ и оказанных услуг; формирование отчетов.

В подсистеме поддерживаются взаимосвязи между тремя реестрами документов: документами, служащими основанием при взаиморасчетах (счета кредиторов), товарными документами поставщиков и подрядчиков (счета-фактуры), документами оприходования. На основании реестра счетов от поставщиков и подрядчиков в подсистеме отслеживаются взаиморасчеты с кредиторами. К каждому счету кредитора может быть привязано произвольное количество товарных документов поставщика — счетов-фактур.

При работе с реестром счетов-фактур поддерживаются справочники товаров, материалов и услуг (работ). Производится автоматическое отслеживание оприходования ТМЦ и услуг (работ), формируются отчеты и справки. Реестр документов приходования работ и услуг также поддерживается в данном модуле. Поддерживается автоматическая связь реестра счетов-фактур со складскими блоками. На - основании реестра формируется книга покупок.

Учет товаров и готовой продукции. Блок предназначен для учета остатков и движения товаров и готовой продукции на складах предприятия. В функции модуля входит: формирование классификаторов товаров и готовой продукции; ведение картотеки складского учета; ведение реестров документов по закупке и реализации товаров и готовой продукции; ведение журнала товаров отгруженных; калькуляция закупочной цены товаров; таксировка документов движения и генерация проводок; расчет фактической себестоимости при реализации товаров и готовой продукции; переоценка и инвентаризация запасов на складах предприятия; формирование отчетов по наличию и движению запасов; формирование счетов-фактур по накладным на реализацию.

В подсистеме поддерживается внутренний количественно-суммовой аналитический учет объектов (товаров, готовой продукции). Классификатор объектов учета имеет по настройке двухуровневое или трехуровневое строение (группа — номенклатурный номер объекта учета или группа — номенклатурный номер — партия). Любая позиция в классификаторе может быть включена в прайс-лист.

Модуль поддерживает все учетные политики по закупке, поступлению, хранению и выбытию товаров и готовой продукции. Могут применяться учетные, фактические, отпускные и плановые цены учета на складах, а списание фактической себестоимости допускается производить методами ФИФО, ЛИФО, средних, по отпускным, учетным, плановым ценам. Расчеты фактической себестоимости, списания НДС и торговых надбавок, затрат производятся автоматически по алгоритмам, которые настраиваются бухгалтером в соответствии с текущим законодательством и выбранной учетной политикой.

Управление продажами. Модуль предназначен для оперативного и бухгалтерского учета продаж (реализации) и пред­назначен для работы сотрудников коммерческого отдела и бухгалтеров. В функции модуля входит: ведение реестра счетов-фактур и книги учета продаж; ведение журнала заказов покупателей; ведение прайс-листов на товары и продукцию; формирование специальных отчетов и справок.

Торговый зал. Подсистема "Торговый зал" представляет собой отдельный программный модуль, предназна­ченный для ведения комплексного количественного и стоимостного учета продаж в розничной торговле. Подсистема поддерживает взаимосвязь с различными типами кассовых аппаратов, совме­стимых с персональным компьютером.

Учет заработной платы. Подсистема предназначена для ведения элементов кадрового учета на предприятии и расчета заработной платы и других выплат.

Подсистема учета товаров и готовой продукции представляет собой отдельный про­граммный модуль, предназначенный для комбинированного складского и бухгалтерского учета мате­риальных ценностей на складе по разделам "Товары" и "Готовая продукция". В его функции входит: ведение реестра складов товаров и готовой продукции; ведение классификаторов товаров и готовой продукции; ведение картотеки партий товаров и готовой продукции; ведение картотек складского учета по складам; ведение журналов документов прихода; ведение журналов документов расхода; ведение учета товаров по счету "Товары отгруженные"; калькуляция закупочной себестоимости товаров; калькуляция фактической себестоимости товаров; внесение сведений об оплате документов; переоценка запасов на складах; формирование отчетов по учету остатков и движению товаров.

Для успешного выполнения этих функций в разрезе требований конкретного пользователя система имеет гибкую настройку, поддерживает ведение различных классификаторов.

Главное меню модуля имеет следующий вид:

Дадим краткую характеристику каждого режима работы. Условно можно подразделить все пункты главного меню системы на две группы: основные и вспомогательные. Основными являются первые четыре пункта меню. Именно они обеспечивают ввод всей текущей информации по учету товаров и готовой продукции, выполнение расчетов, формирование отчетов и справок. Вкратце, их функции таковы:

1. "Учет движения товаров" — объединяет все операции по вводу документов движения товаров и готовой продукции (приход и расход).

2. "Учет товаров отгруженных" — предназначен для работы с журналом отгруженных, но неоплаченных товаров, учитывающихся на счете "Товары отгруженные" (45 счет).

3. Режим "Работа с картотекой" — предоставляет возможность ведения и просмотра картотеки товаров и готовой продукции по складам.

4. "Расчет себестоимости" — позволяет рассчитать себестоимость запасов методами ЛИФО, ФИФО или методом средневзвешенных цен.

Все остальные пункты меню — вспомогательные:

5. "Книга учета операций" — позволяет просмотреть и откорректировать проводки, которые были сформированы при работе с четырьмя основными пунктами меню.

6. "Формирование отчетов" — объединяет все процедуры формирования и вывода на печать многочисленных отчетов по количественному и стоимостному учету ТМЦ на складе.

7. "Специальные режимы и расчеты" — дает возможность генерировать отложенные проводки, вносить сведения об оплате реализуемых или закупленных товаров, вести журнал учета отгрузки.

8. "Работа с удаленными складами" — режим позволяет настроить работу системы на взаимодействие с программой "Удаленный склад".

9. "Настройка, справочники" — предназначен для настройки программы, формирования вспомогательных классификаторов, работы с архивами.

В программе ведется справочник товаров и готовой продукции. Справочник является одним из основных классификаторов и без его формирования начинать работу с системой нельзя.

Справочник групп ТМЦ формируется при начальной настройке программы и может пополняться в процессе работы. Выделение групп — дело вкуса пользователя, и зависит только от особенностей работы конкретного предприятия.

В подсистемах складского учета группа — это еще и один из аналитических уровней счета учета объектов хранения. Если говорить об иерархии счетов, то выстраивается такая цепочка:

синтетический счет/субсчет — склад — группа ТМЦ.

При входе в режим на экране возникает окно ввода/просмотра информации: