Требования к бланкам документов

 

    Конкретный набор реквизитов для каждого документа определяется его видом и разновидностью. Отдельные реквизиты являются обязательными для каждого документа, независимо от его вида. Отсутствие таких реквизитов лишает его юридической силы. К обязательным реквизитам прежде всего относятся постоянные реквизиты, входящие в состав бланка документа. Эти реквизиты заранее наносятся на стандартный лист бумаги типографским способом или с помощью специального штампа и образуют официальный бланк документа.

 

Правила машинописного оформления документов

 

    Основные правила при оформлении документов:

    – текст документа печатается через 1,5 межстрочных интервала;

    – первую строку каждого абзаца текста следует печатать, отступив на 5 знаков от границы левого поля;

    – реквизиты (кроме текста), состоящие из нескольких строк, печатают через один межстрочный интервал;

    – реквизиты документа отделяют друг от друга 2-3 межстрочными интервалами;

    – расшифровку подписи в реквизите “Подпись” печатают на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией;

    – если заголовок к тексту превышает 150 знаков (5 строк), его допускается продлевать до границы правого поля;

    – точку в конце заголовка не ставят;

    – в документах, оформленных на двух и более листах, нумеруются второй и последующие листы;

    – номера страниц проставляются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова “страница” на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.

 

Подготовка и оформление основных видов документов

    Организационными документами называется комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи и функции предприятия, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководства и специалистов предприятия.

    Организационными документами являются :

    устав, структура и штатная численность аппарата управления, штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка, положение о структурном положении предприятия, должностная инструкция работника.

 

    Распорядительные документы регламентируют деятельность предприятия и документируется в основном, посредством издания приказов директором предприятия. По содержанию приказы делятся на два вида: основной деятельности и по личному составу.

    Распорядительными документами являются:

    приказ, распоряжение, указание, инструкция.

    Приказ по основной деятельности является нормативным документом, отражающим управленческие решения по вопросам производственно - хозяйственной деятельности, планирование, отчетности, финансирования, кредитования, реализации продукции, внешнеэкономической деятельности, совершенствования структуры и организации работы предприятия.

 

    Информационно - справочные документы отражают процессы принятия управленческих решений и сами решения. Документирование хода производственных совещаний и оформление документов возлагается на сотрудника, ответственного за ведение работы с документами.

    Информационно - справочными документами являются:

    протокол, акт, письмо, докладная и объяснительная записки, справка, телеграмма, телефонограмма и др.

 

Технология работы с документами

 

    Документооборот – это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело. Различают три основных потока документации:

    – документы, поступающие из других организаций (входящие);

    – документы, отправляемые в другие организации (исходящие);

    – документы, создаваемые на предприятии и используемые работниками предприятия в управленческом процессе (внутренние).

    Документы, поступающие на предприятие проходят:

    – первичную обработку;

    – предварительное рассмотрение;

    – регистрацию;

    – рассмотрение руководством;

    – передачу на исполнение.

    Контролю подлежит исполнение всех зарегистрированных документов. Контроль исполнения включает:

    – постановку документа на контроль;

    – проверку своевременного доведения документа до исполнителя;

    – проверку и регулирование хода исполнения;

    – учет и обобщение результатов контроля исполнения документов, информирование руководителя.

    Основная цель организации контроля исполнения – обеспечение своевременного и качественного исполнения документов. Сроки исполнения исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а для поступивших – с даты поступления.

 

 

Заключение

 

    В ходе практики были получены основные навыки по разработке и оформлению типовых управленческих документов и деловой корреспонденции, информация о документировании деятельности современного предприятия и организации работы с документами в соответствии с требованиями действующих законодательных и других нормативных актов.

В дальнейшем это позволит правильно оформлять документы при работе на предприятии.