Организация учета производственных запасов в местах их хранения

Обязательной предпосылкой правильного учета материалов и обеспечения их сохранности служит хорошая организация складского хозяйства. Складские помещения должны быть приспособлены к приемке, хранению и отпуску материалов. Для этого помещения складов должны быть изоли­рованы, оборудованы сигнализацией, необходимым количеством стелла­жей, ячеек, поддонов, средствами механизации и весоизмерительными приборами. Внутри склада каждая группа, подгруппа и вид материальных ценностей должны храниться в определенном месте в соответствии со строго продуманной системой. К каждому месту хранения прикрепляется материальный ярлык.

Приказом руководителя организации устанавливается система матери­альной ответственности лиц, работающих на складах. С ними заключают­ся договоры о материальной ответственности. Учет материалов на складах и в кладовых ведется непосредственно материально-ответственными  лицами (заведующими скла­дами, секциями, кладовыми). В отдельных случаях с согласия материально ответственных лиц допускается возлагать ведение карточек складского учета на учетчиков (операторов).

На складах (кладовых) материально ответственными лицами ведется количественно-сортовой учет материалов. Порядок учета материальных ценностей на складах зависит от применяемого метода. Наиболее прогрессивным и рациональным методом учета материалов является оперативно-бухгалтерский (сальдовый).

Оперативно-бухгалтерский (сальдовый) метод повышает качество бухгалтерского учета и контроля за состоянием, движением и сохранно­стью ценностей. Документация по движению материалов и выведению их остатков легко поддается механизированной обработке. К основным принципам этого метода относятся следующие:

– оперативность и достоверность количественного учета на складах, осуществляемого материально ответственными лицами в карточках складского учета материалов;

– систематический контроль работников бухгалтерии непосредственно в местах хранения за правильностью и своевременностью докумен­тирования складских операций по движению материалов и ведением складского учета, предоставление работникам бухгалтерии права сверять соответствие фактических остатков материалов в натуре с данными текущего складского учета;

– осуществление бухгалтерией учета материальных ценностей в денежном выражении по учетным ценам в разрезе синтетических сче­тов, субсчетов, мест хранения - складов и кладовых, материально от­ветственных лиц и групп материалов, а при обработке документов на ЭВМ – в разрезе номенклатурных номеров;

– систематическая взаимосверка данных складского и бухгалтерского учета путем сопоставления остатков материалов по данным склад­ского учета, оцененных по принятым учетным ценам, с остатками материалов по данным бухгалтерского учета.

Использование сальдового метода учета материальных ценностей предполагает ведение на складах только количественно-сортового учета движения материалов. Осуществляется он в карточках складского учета материалов (ф. М-12). Бухгалтерия открывает карточки на каждый номенклатурный номер материала и под расписку передает их заведующему складом (кладовщику). Для учета выданных карточек в бухгалтерии ве­дется Реестр выдачи карточек (по произвольной форме).

Записи по приходу и отпуску материалов в карточки складского учета производятся на основании первичных документов по приходу и расходу материалов в день совершения операций с выведением остатка после каж­дой записи. Записи операций по отпуску и возврату материалов по лимит­но-заборным картам производятся в карточках складского учета по мере закрытия карт, но не позднее первого числа следующего за отчетным месяца. При этом в течение месяца лимитно-заборные карты хранятся вместе с соответствующими карточками складского учета (ф. М-12).

Карточки хранятся на складе в специальных ящиках, они располагаются по группам и подгруппам материальных ценностей, а внутри их по номенклатурным номерам.

Работники бухгалтерии систематически, но не реже одного раза в неделю (декаду) непосредственно на складах в присутствии заведующего складом проверяют правильность и своевременность разноски сведений из первичных документов в карточки складского учета и подтверждают это своими подписями. Выявленные расхождения и ошибки здесь же устраняются. Одновременно с этим работник бухгалтерии производит приемку первичных документов, а заведующий складом - их сдачу.

Приемка-сдача первичных документов оформляется специальным Реест­ром приемки-сдачи документов (ф. М-13).

Проверенный и принятый реестр (ф. М-13) вместе с приложенными первичными документами передается для дальнейшей обработки в бухгалтерию организации.

С согласия материально ответственных лиц подтверждением приемки-сдачи документов может служить роспись работника бухгалтерии в кар­точке складского учета о проверке записей по каждой операции.

Для взаимной связи количественно-сортового (складского) учета мате­риалов с данными бухгалтерского учета по каждому складу в бухгалтерии ведется Ведомость учета остатков материалов на складе (ф. М-14), кото­рая на практике получила название сальдовой книги. Она открывается в бухгалтерии по каждому складу на год в разрезе групп, подгрупп и но­менклатурных номеров с указанием единиц измерения, учетных цен и остатков в натуральном и денежном измерении на первое число месяца.

В течение месяца Ведомость учета остатков материалов на складе находится в бухгалтерии и используется для справочных целей. В конце месяца она передается на склад для переноса сведений об остатках материалов (в натуральном выражении) на конец месяца из карточек складско­го учета по каждому номенклатурному номеру. После этого она передает­ся в бухгалтерию, где количественные остатки таксируются и подсчиты­ваются итоги по группам (подгруппам) материалов и в целом по счету.