Оценка и документальное оформление операций по поступлению и расходованию производственных запасов

Важнейшей предпо­сылкой организации учета производственных запасов является их оценка. Она имеет немаловажное значение и в деле машин­ной обработки данных этого учета. В соответствии с Законом “О бухгалтерском учете и отчетности” (Закона Республики Беларусь от 25.06.2004 №42-3) производственные запасы в учете и отчетности должны оцениваться по их фактической стоимости.

Фактическая стоимость производственных запасов слагается из затрат на их производство, приобретение (включая оплату процентов за приобретение в кредит, предоставленный постав­щиком этих ценностей), наценок (надбавок), комиссионных воз­награждений, уплаченных снабженческим, внешнеэкономиче­ским организациям, стоимости услуг товарных бирж, таможен­ных пошлин, расходов на транспортировку, хранение и достав­ку, осуществляемых силами сторонних организаций, и других расходов.

В Республике Беларусь “Основными положениями по составу затрат, включаемых в себестоимость продукции (работ, услуг)” (с изменениями и дополнениями), утвержденными 26.01.1998, рекомендованы для применения следующие методы оценки списываемых на производство материальных ценностей: по средневзвешенным ценам; учетным ценам с уче­том отклонений от их фактической себестоимости; ценам по­следнего приобретения. Вариант оценки закрепляется в учетной политике организации.

При большой номенклатуре используемых материалов их фактическую стоимость можно рассчитать только по окончании месяца, когда бухгалтерия будет иметь слагаемые этой стоимо­сти (платежные требования и платежные требования-поручения поставщиков материалов, автотранспортных и других организа­ций за их перевозку, погрузочно-разгрузочные работы и прочие расходы). Движение же материалов происходит в организациях ежедневно, и документы на их приход и расход должны оформляться своевременно, т. е. по мере совершения операций, и находить отражение в учете. Поэтому возникает потребность в использовании в текущем учете твердых, заранее установленных цен, называемых учетными.

В качестве учетных цен могут применяться себе­стоимость приобретения (заготовления), средние покупные це­ны, свободные рыночные (договорные), регулируемые оптовые и др.

Возвратные отходы, учитываемые на счете 10 «Материалы» (субсчет 6), оцениваются в следующем порядке:

– по пониженной цене исходного материального ресурса (по цене возможного использования) – при их использовании для основного производства повышенными затратами (понижен­ным выходом готовой продукции), для нужд вспомогательного производства, изготовления предметов широкого потребления или реализации на сторону;

– по полной цене исходного материального ресурса - при реа­лизации отходов на сторону для использования в качестве пол­ноценного ресурса;

– по действующей цене на отходы за вычетом расходов на сбор и обработку, когда отходы идут в переработку внутри организации или сдаются на сторону.

Товарно-материальные ценности, полученные в счет вкладов в уставный фонд организации, оцениваются по договоренности сторон.

Материальные ресурсы поступают на склады организации из различных источников. Они могут приобретаться за счет централизованного обеспечения (при наличии госзаказа), в порядке оптовой и биржевой торговли, путем поставок непосредственно организациями-производителями и др.

Отгрузив материальные ценности покупателям, организации-поставщики одновременно высылают им платежные требования-поручения вме­сте с отгрузочными и другими сопроводительными документами (спецификации, сертификаты, счета-фактуры, товарно-транспортные накладные и др.). Для регистрации транспортных, товарных и других документов, связанных с получением грузов с железных дорог, водных пристаней и ч. п. и с оприходованием их на склад, а также для записей запросов по розыску непоступивших грузов применяется форма М-1 «Журнал учета поступающих грузов».

Со станции железной дороги, пристани или от местных поставщиков ценности получает экспедитор организации. Для этого ему бухгалтерия организации оформляет и выдает под расписку доверенность и транспортные или иные документы. При этом могут использоваться две формы доверенностей: формы М-2 и М-2а. Доверенность формы М-2а использу­ется организациями, у которых получение материальных ценностей по доверенностям носит массовый характер. Выданные доверенности формы М-2а регистрируются в журнале учета выданных доверенностей (ф. М-3) под расписку в их получении. При использовании формы М-2 данные о выдаче и получении фиксируются в корешке доверенности, следователь­но, отпадает необходимость в ведении журнала учета выданных доверен­ностей (ф. М-3). Срок действия доверенности устанавливается в зависимо­сти от возможности получения и вывоза материалов по накладной или другому документу, на основании которого выдана доверенность.

Если при приемке грузов от транспортной организации будут обнаружены признаки нарушения или отсутствия пломб грузоотправителя, не­достачи, порчи или повреждения ценностей (тары, упаковки), то экспедитор вправе требовать проверки груза. Результаты проверки оформляются коммерческим актом, который составляется с участием представителей транспортной организации (железной дороги). В этом акте фиксируют характер нарушений, количество недостающего или испорченного груза. Коммерческий акт служит основанием для предъявления претензий о воз­мещении стоимости выявленного ущерба виновнику - транспортной орга­низации (железной дороге или поставщику).

Материальные ценности экспедитор доставляет на склад организации и сдаетих заведующему складом.

При отсутствии расхождений с документами: товарно-транспортной накладной на перевозку грузов автомобильным транспортом (ф. ТТН-1) или товарной накладной на отпуск и оприходование товарно-материальных ценностей (ф. ТН-2) поступившие материальные ценности приходуются на склад.

Для приема поступивших товарно-материальных ценностей, количест­во или качество которых не совпадает с данными сопроводительных до­кументов, специальной комиссией составляется Акт о приемке материалов (ф. М-7). Он составляется в двух экземплярах с обязательным участием материально ответственного лица и представителя поставщика или незаинтересованной организации (по согласованию с поставщиком). Акт утверждается руководителем организации или уполномоченным лицом. Один экземпляр акта передается в бухгалтерию организации как первич­ный документ по приходу ценностей, а второй - отделу материально-технического обеспечения - для предъявления претензий поставщику.

Поступление однородных материалов (гравия, песка, щебня и др.) у одного и того же поставщика несколько раз в день оформляется специальными талонами, действие которых ограничивается днем сдачи. Водитель сдает груз покупателю и одновременно передает указанный талон. По­следняя поездка оформляется грузоотправителем (поставщиком) товарно-транспортной накладной на перевозку грузов автомобильным транспортом (ф. ТТН-1). Товарно-транспортная накладная на перевозку грузов автомобильным транспортом является документом строгой отчетности и предназначена для учета движения товарно-материальных ценностей, а также для расчетов за их перевозки и учета выполненной транспортной работы. Она является документом, служащим для списания товарно-материальных ценностей у грузоотправителя и оприходования их у грузополучателя, а также для складского, оперативного и бухгалтерского учета. Товарно-материальные ценности, поступающие из-за пределов Республи­ки Беларусь, оприходуются на основании документов, выписанных грузо­отправителем.

Как правило, товарно-транспортная накладная на перевозку грузов ав­томобильным транспортом выписывается в четырех экземплярах. Четвертый экземпляр остается у грузоотправителя и предназначается для списания товарно-материальных ценностей.  Второй и третий и четвертый экземпля­ры, заверенные подписями и печатями (штампами) грузоотправителя и подписью водителя (экспедитора), вручаются водителю или экспедитору. Первый экземпляр сдается водителем или экспедитором грузополучателю и предназначается для оприходования товарно-материальных ценностей у получателя груза. Второй и третий экземпляры, заверенные подписями и печатями грузоотправителя и грузополучателя, сдаются перевозчику. Третий, служащий основанием для расчетов, перевозчик прилагает к счету за перевозку и высылает плательщику - заказчику автотранспорта, а чет­вертый прилагается к путевому листу и служит основанием для учета транспортной работы и начисления заработной платы водителю. Четвертый экземпляр остается у грузоотправителя и предназначается для списания товарно-материальных ценностей.

Грузоотправитель при необходимости может выписывать дополнительные экземпляры товарно-транспортных накладных. Например, если на одном автомобиле одновременно перевозятся несколько партий грузов в адрес нескольких грузополучателей, товарно-транспортная накладная выписывается каждому грузополучателю в отдельности.

Для оформления отпуска и приемки товарно-материальных ценностей, перемещение которых осуществляется без участия автомобильных транс­портных средств, например почтой или нарочным, используется товарная накладная (ф. ТН-2), являющаяся, как и товарно-транспортная накладная, документом строгой отчетности. Товарная накладная (ф. ТН-2) служит основанием для списания товарно-материальных ценностей у отправителя и оприходования их у получателя, а также складского и бухгалтерского учета товарно-материальных ценностей.

Товарная накладная (ф. ТН-2) выписывается отправителем, как прави­ло, в двух экземплярах. Первый экземпляр накладной предназначается для оприходования товарно-материальных ценностей у грузополучателя получателя товара. Второй остается у отправи­теля и предназначается для списания товарно-материальных ценностей.

Согласно Закону Республики Беларусь «О налоге на добавленную стоимость», вступившему в силу с 1 января 2000 года, в ТТН-1 и ТН-2 в разделе «Сведения о грузе» указываются следующие реквизиты: «Ставка НДС», «Сумма НДС», «Всего стоимость с НДС». В первичных учетных документах указанные реквизиты указываются отдельно по каждой позиции.

Помимо этого, Закон предусматривает обязательное ведение продавцами продукции и товаров книги продаж и журнала учета выдаваемых первичных учетных документов, и покупателями товаров - журнала учета получаемых от поставщиков первичных учетных документов, применяе­мых при отгрузке товаров, и книги покупок. Во всех вышеуказанных до­кументах должны быть указаны реквизиты по налогу на добавленную стоимость.

На склады поступают также материалы из цехов своей организации, которые изготавливаются в подсобных производствах; ценности, полу­ченные при ликвидации основных средств, от брака и т. п. Они при­ходуются на склады по требованиям-накладным на отпуск (внутреннее перемещение) материалов (ф. М-11). Требования-накладные (ф. М-11) на возврат неиспользованных материалов выписываются лишь в том случае, если ценности отпускались по ним, а не по лимитно-заборным картам, так как в последних предусматривается учет возврата материалов, ранее от­пущенных в производство.

Материальные ценности, находящиеся в стадии технической приемки или лабораторного испытания, приходными документами не оформляют­ся, а учитываются материально ответственными лицами в специальной книге с подразделением на «Материалы, ожидающие приемки» и «Мате­риалы, находящиеся на ответственном хранении». До выяснения результа­тов приемки такие товарно-материальные ценности должны храниться на складах обособленно и не расходоваться.

Материалы со складов организации отпускаются в цехи для изготовле­ния продукции, на хозяйственные нужды, а также на сторону для перера­ботки или реализации как излишние или ненужные.

Для оформления расхода материалов применяются различные документы: ведомости на отпуск запасных частейлимитно-заборные карты, акты-требования на замену (дополнительный отпуск) материалов, требования-накладные на отпуск (внутреннее перемещение) материалов, комплектовочные ведомости, раскройные кар­ты и др.

Лимитно-заборные карты (ф. М-8) - это накопительные документы, используемые для оформления регулярного отпуска на производствен­ные цели лимитируемых материалов. Они являются оправдательными документами для списания материальных ценностей со склада и слу­жат для текущего контроля за соблюдением установленных лимитов их отпуска.

Лимитно-заборные карты выписывает отдел материально-технического обеспечения или плановый отдел в двух экземплярах на месяц (квартал, полугодие, год с отрывными месячными талонами на фактический от­пуск). Один экземпляр карты передается потребителю (цех, участок), а второй - на склад пли в кладовую цеха (участка). В каждом экземпляре указываются установленный лимит, наименование, номенклатурный но­мер материалов, шифр затрат и другие данные. Отпуск материалов в производство осуществляется складом (кладовой) при предъявлении представителем цеха своего экземпляра лимитно-заборной карты. Кладовщик отмечает в обоих экземплярах дату и количество отпущенных материалов, после чего выводит остаток лимита. В лимитно-заборной карте цеха (участка) расписывается кладовщик, а в лимитно-заборной карте склада - представитель цеха (участка), что обеспечивает взаимный контроль за правильностью производимых в них записей.

По окончании месяца оба экземпляра лимитно-заборных карт передаются в бухгалтерию для отражения расхода материалов на соответствую­щих счетах бухгалтерского учета.

По лимитно-заборной карте ведется также учет возврата материалов, не использованных в производстве. При этом никаких дополнительных документов не составляется.

Сверхлимитный отпуск материалов и замена одних видов материалов другими допускается только по разрешению руководителя организации или главного инженера. При этом выписывается акт-требование на замену (дополнительный отпуск) материалов (ф. М-10) в двух экземплярах, из которых первый с распиской получателя остается на складе, а второй с подписью заведующего складом выдается на руки получателю. В требова­нии наряду с другими реквизитами должно быть указано, на какие цели отпускаются материалы.

Для оформления разового отпуска материальных ценностей внутри организации и их отпуска хозяйствам организации, расположен­ным за пределами его территории, применяется накладная-требование на отпуск (внутреннее перемещение) материалов (ф. М-11).