Документальное оформление расчетов по оплате труда

В соответствии со ст. 136 ТК РФ заработная плата должна выплачиваться работникам не реже чем каждые полмесяца в день, установленный правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным договором, трудовым договором.

Начисление и распределение заработной платы по указанным ранее группам персонала осуществляется на основе первичных учетных документов (табелей учета использования рабочего времени, сменных рапортов о выработке, листков о простоях, нарядов на сдельную работу и др.). Все первичные учетные документы поступают в бухгалтерию, где их группируют по производствам, цехам, подразделениям организации, а внутри них – по видам произведенной продукции (работ, услуг), а также по статьям общепроизводственных и общехозяйственных расходов. Сгруппированные учетные документы служат основанием для отнесения сумм начисленной оплаты труда на соответствующие счета.

Для учета рабочего времени установлены следующие унифицированные формы первичной учетной документации:

- табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда (Т-12);

- табель учета рабочего времени (Т-13).

Сущность табельного учета заключается в ежедневной регистрации явки работников на работу, ухода с работы, случаев неявок с указанием причин опозданий, времени простоя, сверхурочной работы и т.д.

Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда применяется для учета времени, фактически отработанного и/или неотработанного каждым работником организации, для контроля за соблюдением работниками установленного режима рабочего времени, для получения данных об отработанном времени, расчета оплаты труда, а также для составления статистической отчетности по труду.

При раздельном ведении учета рабочего времени и расчета с персоналом по оплате труда допускается применение раздела 1 «Учет рабочего времени» табеля по форме Т-12 в качестве самостоятельного документа без заполнения раздела 2 «Расчет с персоналом по оплате труда».

Форма Т-12 составляется в одном экземпляре уполномоченным на это ответственным лицом, подписывается руководителем структурного подразделения и работником кадровой службы. Заполненная форма передается в бухгалтерию, которая использует табель в качестве основания для начисления оплаты труда работникам организации.

Табель учета рабочего времени (Т-13) применяется для учета рабочего времени и используется при автоматизированной обработке учетных данных. Данная форма также составляется в оном экземпляре уполномоченным на это ответственным лицом, подписывается руководителем структурного подразделения и работником кадровой службы. Заполненная форма передается в бухгалтерию, которая использует табель в качестве основания для начисления оплаты труда работникам организации.

Для учета расчетов с персоналом по оплате труда установлены следующие унифицированные формы первичной учетной документации:

- расчетно-платежная ведомость (Т-49);

- расчетная ведомость (Т-51);

- платежная ведомость (Т-53);

- журнал регистрации платежных ведомостей (Т-53а);

- лицевой счет (Т-54)

- лицевой счет (свт) (Т-54а);

- записка-расчет о предоставлении отпуска работнику (Т-60);

- записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (Т-61);

- акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы (Т-73).

Для расчета и выплаты заработной платы работникам организации применяются расчетно-платежная ведомость, расчетная ведомость и платежная ведомость.

Одновременно сведения о начислениях и выплатах заработной платы работникам следует отражать в их лицевых счетах.

При применении расчетно-платежной ведомости по форме Т-49 другие расчетные и платежные документы по формам Т-51 и Т-53 не составляются. Расчетно-платежная ведомости являются оправдательными документами, подтверждающими факт выплаты заработной платы работникам организации.

Выдача наличных денежных средств из кассы организации может производиться по оформленным надлежащим образом платежным и расчетно-платежным ведомостям без составления расходного кассового ордера на каждого работника. Ведомости всех трех видов составляются в одном экземпляре в бухгалтерии.

Для расчета заработной платы и последующей ее выплаты бухгалтерия должна использовать данные из следующих первичных документов:

- табеля учета рабочего времени и расчета оплаты труда (Т-12) или табеля учета рабочего времени (Т-13). Использование той или иной формы зависит от того, какая именно форма ведется в организации;

- личной карточки работника (Т-2)

Закрытых нарядов на работу, актов приемки работ, сменных рапортов о выработке, листков о простоях, нарядов на сдельную работу и др.

Разрешение на выплату заработной платы подписывается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом.

В формах № Т-49 и № Т-51 расписка (подпись) в получении денег должна быть сделана получателем только собственноручно чернилами или шариковой ручкой. При получении денег по платежной (расчетно-платежной) ведомости сумма прописью не указывается. В расчетно-платежной ведомости (Т-49) и платежной ведомости (Т-53) по истечении срока выплаты против фамилий работников, не получивших заработную плату, в соответствующих графах делается отметка «Депонировано».

В конце ведомости указываются суммы выплаченной и депонированной заработной платы. На выданную сумму заработной платы составляется расходный кассовый ордер (КО-2), номер и дата которого проставляются на последней странице ведомости. Депонированные суммы сдаются в банк, и на сданные суммы составляется один общий расходный кассовый ордер.

Для учета и регистрации платежных ведомостей по произведенным выплатам работникам организации используется журнал регистрации платежных ведомостей (Т-53а), который ведется работником бухгалтерии.

Расчетные ведомости заполняются по данным лицевых счетов работников по форме № Т-54 и № Т-54а.

Лицевой счет формы № Т-54 заполняется работником бухгалтерии и применяется для отражения сведений о заработной плате, выплаченной работнику. Эта форма применяется для записи всех видов начислений и удержаний из заработной платы работника на основании первичных документов по учету выработки и выполненных работ, отработанного времени и документов на разные виды оплат.

Для расчета причитающейся работнику заработной платы и других выплат при предоставлении ему ежегодного оплачиваемого или иного отпуска применяется унифицированная форма № Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику».

Для учета и расчета причитающейся работнику заработной платы и других выплат при прекращении действия трудового договора (контракта) применяется форма № Т-61 «Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении). Форма составляется работником кадровой службы или уполномоченным лицо, а расчет причитающейся заработной платы и других выплат производится работником бухгалтерии.