Структура службы информации

Руководителю, заинтересованному в развитии предприятия и завоевании новых рынков сбыта своей продукции с минимальным риском потерь, задавшемуся целью создать полноценную службу информации, необходимо ясно представить себе цели, которые следует поставить перед этой службой, и структуру, которая позволит их реализовать. Лишь грамотно организованная, хорошо оснащенная, с квалифицированным персоналом служба сможет решить весь комплекс задач. Только для такой службы целесообразно разрабатывать и применять критерии эффективности при оценке ее функционирования. Успешная деятельность службы информации предприятия возможна при условии ее опоры и ориентации на реальные интеллектуальные, научные, технические и производственные возможности предприятия, его финансовый потенциал и реальные перспективы развития (48).

Данная модель информационно-аналитической службы предприятия может быть полезной, в первую очередь, для крупных предприятий рыночной ориентации, имеющих обширную номенклатуру выполняемых работ (Приложение №1).

Рассмотрим функции каждой группы.

Группа маркетинга:

- мониторинг динамики рынка и конъюнктуры

- формирование модели потребительских ожиданий

- формирование «идеальной» модели продукции

- все о фирмах конкурентах и товарах-аналогах

- разработка бизнес-планов

- реклама

- предложения по совершенствованию продукции и ее ассортимента

- динамика объемов производства и организация системы товародвижения

- предложения по сервисному обеспечению пользователей.

Патентно-правовая группа:

- патентно-правовая защита промышленной и интеллектуальной собственности

- рекомендации по организации конкурентной борьбы на рынках продукции (услуг) предприятия

- рекомендации по безопасному вывозу новой продукции на рынок.

Группа сбора и обработки информации:

- поиск, обработка, систематизация, классификация и первичное преобразование (свертывание) информации

- формирование, ведение и совершенствование баз данных

- подготовка дифференцированной информации для руководителей и лиц, принимающих решения.

Группа экспертов:

- поиск новых источников информации, потенциальных инвесторов

- отбор «нужной» информации (порог избыточности, достоверности)

- определение структуры и объема информации, необходимой и достаточной для информационного обеспечения деятельности и развития предприятия

Группа анализа и синтеза информации:

- подготовка аналитической информации для обеспечения хозяйственной деятельности предприятия

- подготовка информации о деятельности предприятия для передачи во внешнюю среду.

Следует отметить, что в данной работе модель информационной службы представлена в самом общем виде. В каждой конкретной области существует своя специфика (49).

Сотрудники информационной службы должны обладать следующими качествами:

- аналитическое, ассоциативное мышление

- способность идентифицировать и концептуализировать проблемы (темы, запросы)

- умение анализировать исходные документальные массивы (информацию)

- обостренное чувство нового

- мобильность сознания, восприимчивость к инновациям

- целеустремленность и последовательность действий

- коммуникабельность

В круг профессиональных знаний сотрудников должны входить:

- теория и практика коммуникации, информатизации, библиотечно-информационной деятельности

- менеджмент и маркетинг библиотечно-информационных ресурсов, услуг, продукции

- экономика библиотечно-информационной деятельности

- теория конъюнктуры

- стандартизация библиотечно-информационной деятельности

- авторское право смежные права на интеллектуальную собственность

- хозяйственно-договорное (контрактное) право

- порядок лицензирования видов деятельности

- экспертные системы оценки потоков информации

- логическое моделирование

- справочно-информационное источниковедение (бизнес-информ-ресурсы)

- характеристики и свойства нетрадиционных носителей информации

- принципы подготовки и характерные особенности метаинформации

- основы реферирования документной информации

- информационные потребности малого и среднего бизнеса

- поведение потребителей информации

- методика социологических исследований

- теория факторного анализа

- технология автоматизированной обработки, организации (систематизации), управления, поиска и передачи информации

- методика работы с компьютером и современными средствами связи, копировально-множительной техникой

- свободное владение минимум одним межгосударственным языком (прежде всего английским как интернациональным языком бизнеса, дополнительными языками могут быть немецкий, французский и испанский).

Основные практические навыки:

- экспертиза информационных потоков

- целевой отбор документальных материалов

- разноаспектный поиск первичных источников и информационный поиск, в том числе библиографический и фактографический поиск

- организация и контроль (сохранение) зафиксированной информации

- использование конкретных программно-методических продуктов

- динамичное чтение (скоротечное) текстовой информации

- многофакторный анализ:

библиографическое описание

реферирование

индексирование

организация и ведение баз данных

информационный мониторинг

- применение машиночитаемых носителей информации (кассеты, диски, дискеты)

- владение микропроцессорной техникой (компьютерная грамотность), прогрессивными средствами связи (электронная почта, телефакс, видеотекст, сотовая телефонная связь и др.), копировально-множительными аппаратами

- маркетинг и бизнес планирование, оценка эффективности информационной деятельности

- деловое общение

- организационно-правовое оформление экономических отношений предприятия с партнерами (юридическими и физическими лицами) (65).

III. Методы работы информационной службы: