Реляционная модель данных

 

Теперь сформируем реляционную модель данных. В реляционных моделях данных объекты и взаимосвязи между ними представляются с помощью таблиц. Каждая таблица представляет один объект и состоит из строк и столбцов.

Таким образом, реляционная модель базы данных продовольственного магазина «Вкусняшка» будет иметь следующий вид

Таблица 1. Типы товаров

Ø КОД типа	Наименование товара	ØКОД отдела

Таблица 2. Товары

ØКОД товара	ØКОД типа	Наименование товара	ØКОД отдела	Ед. измер.	ØКОД постав-щика	Цена заку-почная	Надбавка розничная

 

Таблица 3. Заказы

КОД заказа	Ø Дата заказа

Таблица 4. Приход и продажа

ØКОД прихода и расхода	Ø КОД товара	Дата прихода	ØКОД заказа	Приход	Продажа

Запросы

 

Запрос – это средство Access, позволяющее пользователю сформулировать условия отбора, группировки и обобщения данных и с помощью этого проводить анализ данных. Запросы предназначены для отбора данных, удовлетворяющих заданным условиям. Результатом выполнения запроса является набор записей, собранных в таблице.

В базе данных данной курсовой работы используются следующие запросы:

1. Запрос «Приход товара»

Данный запрос является параметрическим (т.е. запросом с изменяемыми условиями). По полям «Типы товаров», «Дата прихода», «Приход» задаем параметрические условия.

Данный запрос позволяет определить какой товар, когда и в каком количестве поступил в магазин.

2. Запрос «Продажа товара»

Данный запрос также является параметрическим. По полям «Наименование товара» и «Дата продажи», «Продажа» задаем параметрические условия.

Данный запрос позволяет узнать какой товар, когда и в каком количестве был реализован.

3. Запрос «Остатки»

Это параметрический запрос на выборку. Он позволяет узнать сколько всего того или иного товара по конкретной цене осталось в магазине на определенный момент времени.

 

 

Формы

 

Форма – это оболочка таблицы или запроса, обеспечивающая пользователю удобный интерфейс. Использование формы в большинстве случаев облегчает ввод, редактирование и просмотр данных, хранящихся в таблице или получаемых с помощью запросов.

В данной Базе Данных имеются следующие формы:

1. Типы товаров

2. Приход товара

3. Приход товара подчиненная форма

4. Заказы

5. Заказы подчиненная форма

6. Главная кнопочная форма

Формы под номером 1, 2 и 4 используются непосредственно для добавления данных. Для построения этих форм используются данные из таблиц «Типы товаров», «Товары» и «Приход-Продажа» соответственно. На данных формах имеются ряд кнопок, таких как:

ü «Закрыть форму» – выход из данной формы

ü  – позволяет добавление в Базу Данных набора значений

ü  – удаление любой записи формы

ü  – вернуться к первой записи

ü  – вернуться к предыдущей записи

ü  – вернуться к последней записи

ü  – перейти к следующей записи

ü «Просмотреть отчет» – просмотреть отчеты

ü «Напечатать отчёт» – отпечатать отчеты

Главной задачей для форм под номером 3 и 5 является просмотр и корректировка (внесение изменений) данных. В качестве исходных данных используются таблица «Приход и Продажа».

На данных формах присутствуют такие кнопки, как:

ü «Закрыть форму»

ü «Напечатать форму» – позволяет выводить на печать ту, или иную форму

Формы под номером 3 и 5служат для отображения отобранных через запросы значений. Именно эти формы позволяют более наглядно просмотреть результаты запросов. В качестве исходных данных для данных форм берутся соответствующие запросы. На данных формах имеется кнопка в виде открытой двери, при нажатии на которую можно выйти из формы.

Главная кнопочная форма является как бы обложкой базы данных. Именно с ней непосредственно работает пользователь и получает возможность доступа к объектам базы данных. Это обыкновенная форма с кнопками, обеспечивающими возможность открытия других форм. Создать кнопочную форму позволяет специальное средство Access – диспетчер кнопочных форм.

Главная кнопочная форма состоит из четырех страниц:

1) Первая страница создается по умолчанию диспетчера – главная страница

2) Страница Главная кнопочная форма. Она в свою очередь содержит страницы:

$ Типы товаров (открывает страницу основной формы «Типы товаров»)

$ Приход товара (открывает страницу основной формы «Приход товара»)

$ Заказы (открывает страницу основной формы «Заказы»)

$ Закрыть (позволяет выйти из приложения)

3) Страница основных форм. Она позволяет переходить из одной основной формы в другую (а при необходимости и в побочные формы), в Главную кнопочную форму или выходить из приложения.

4) Страница побочных форм. Оформляется при необходимости и позволяет переходить в нужные формы (основные и побочные), в Главную кнопочную форму или выходить из приложения.

Отчеты

 

В MS Access получать твердые копии результатов обработки данных можно путем распечатки таблиц, запросов и форм, представленных в виде отчетов. Отчет – это тип объектов в Access, который используется для просмотра и печати данных. Отчет создается в тех случаях, когда необходимо наглядно представить на экране или на бумаге сводную информацию, хранящуюся в Базе Данных. Главное назначение отчета – формирование выходных документов, которые будут представлять собой копию форм реальных документов предприятия, с которыми непосредственно работает пользователь.

Одним из способов создания отчета является, создание отчета с помощью мастера отчетов, а затем необходимые коррективы можно внести, находясь в режиме конструктора.

В данной курсовой работе представлены два отчета:

1. Остатки

2. Чек

Данные отчеты построены на основании данных двух таблиц: «Товары», «Приход и Продажа». Такого рода отчеты носят название многотабличных отчетов. Данные отчеты представлены в виде таблиц с занесенными в них данными (аналоги страниц заполняемых журналов).

Созданные отчеты будут распечатываться раз в месяц и затем, переданы вышестоящим органам для проверки и утверждения.

Макросы

 

Макросы – это небольшие программы, в которых содержатся макрокоманды Access (для которых можно определить условие, если условие выполняется, то выполняется и сама макрокоманда), предназначенные для выполнения одного или нескольких действий. Макрос можно запускать из окна базы данных или связывать с событием.

Основным назначением макроса является создание элементов для пользовательского интерфейса.

В данной базе данных содержатся следующие макросы:

1. Открыть форму «Приход товара» из формы «Типы товаров»

2. Открыть форму «Заказы» из формы «Типы товаров»

3. Обновить остатки формы «Заказы»

4. Открыть отчет Чек

5. Закрыть форму «Типы товаров»

6. Закрыть форму «Приход товара»

7. Закрыть форму «Заказы»

8. Напечатать форму

9. Напечатать отчет

10. Открыть форму «Типы товаров» из формы «Приход товара»

11. Открыть форму «Заказы» из формы «Приход товара»

12. Открыть форму «Типы товаров» из формы «Заказы»

13. Открыть форму «Приход товара» из формы «Заказы»

14. Закрыть форму Типы товаров»

Макросы с 1 по 9 созданы с помощью Мастера создания кнопок и прописываются автоматически.

Макросы с 10 по 14 созданы с помощью конструктора.

Все данные макросы связаны с кнопками на формах. Каждая кнопка имеет свою текстовую надпись, кратко обозначающую команду макроса.