Подготовка и оформление управленческих документов. Организация работы с административными документами.

Тема 11. Нормативно-методические формы администрирования в социальных службах и учреждениях.

1. Информационные системы и технологии в процессе управления социальной работой.

2. Подготовка и оформление управленческих документов. Организация работы с административными документами.

3. Нормативно-методические формы администрирования в социальных службах и учреждениях: локальные нормативные документы (положения, должностные инструкции).

4. Характеристика и разновидности распорядительных, организационных и информационно-справочных документов в социальной работе.

Информационные системы и технологии в процессе управления социальной работой.

К настоящему времени создана уже довольно мощная и разветвленная инфраструктура информационного обеспечения управленческой деятельности. При всей сложности развития экономики в РБ инвестиции в такую важнейшую отрасль, как телекоммуникационный комплекс, из года в год растут. Создано большое количество информационно-управленческих систем разного масштаба, уровня и назначения. При самом крупном классификационном членении их можно подразделить по масштабам охвата объектов:

 а) общегосударственный уровень;

б) региональный и межрегиональный;

в) локальный;

г) отдельные организации .

 По другому основанию можно различать системы ведомственные, территориальные и те, которые используются для сбора и обработки информации какого-то особого рода, например, общественных настроений, степени популярности в массах определенных деятелей или проводимых акций. Требования, которым должна удовлетворять каждая информационная система:

• устойчивость, защита от внешнего воздействия. Внешние попытки изменить заданный режим должны быть обнаруживаемы с помощью аппаратных средств;

 • наличие вызывающих доверие средств аналитической обработки информации;

 • достоверность, непротиворечивость и полнота выдаваемой информации. Это требование может быть обеспечено за счет:

— достоверности входной информации;

 — исключения возможности вмешательства оператора в процесс обработки информации;

 — выявления любой попытки изменения кем-либо выдаваемой информации;

• возможность проведения эффективных периодических ревизий, контрольных проверок всего тракта прохождения и обработки информации, начиная от перепроверки первичных данных, собранных поставщиком информации;

• алгоритмы для обнаружения противоречивости входной информации, касающейся одного и того же объекта и полученной из разных источников;

•максимально доступный для пользователя характер отображения информации и достаточная оперативность ее представления; способность системы к развитию (включение новых видов собираемых данных и новых технологических приемов их обработки, углубление аналитических возможностей, развитие аппаратного и программного обеспечения);

 • обеспечение надежности функционирования системы;

 • конфиденциальность, защита информации от несанкционированного доступа. Действующие информационные системы не всегда удовлетворяют перечисленным правилам. Руководствуясь правилами, следует совершенствовать имеющиеся и создавать новые информационные системы, формируя из них все более широкие и эффективно функционирующие сети. Одним из традиционно сложившихся способов управления проектами любого категориального уровня является самоуправление. При изучении проблемы самоуправления возникает ряд вопросов: как понимать самоуправление, каковы внешние и внутренние формы его проявления, каков уровень развития самоуправления в современных условиях, как зависят система планирования, организационная структура, хозрасчетные отношения, оплата труда и другие подсистемы управления от степени развития самоуправления?

Подготовка и оформление управленческих документов. Организация работы с административными документами.

1.Нормативно – методическое обеспечение документационного обеспечения управления(ДОУ).

ДОУ основывается на нормативно-методической базе – комплексе нормативных правовых актов организационного и инструктивного характера, а также методических документов, определяющих порядок создания документов и организацию работы с ними, а также регламентирующих работу службы ДОУ, ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение. Нормативная база ДОУ включает: Конституцию РБ, Указы и распоряжения Президента РБ, Постановления и распоряжения Правительства РБ, Законодательные акты РБ, Нормативные акты Министерства юстиции и Департамента, Общегосударственные классификаторы технико-экономической и социальной информации, Унифицированные системы документации, Нормативные акты органов исполнительной власти РБ, регламентирующие вопросы ДОУ, Государственные стандарты и др.

Конституция РБ является главным документов государства и имеет высшую юридическую силу. Статья 85 Конституции РБ посвящена документированию деятельности Президента РБ: Президент РБ издает указы и распоряжения. Указы и распоряжения Президента РБ обязательны для исполнения на всей территории РБ. Статья 108. Правительство РБ издает постановления и распоряжения.

Гражданский кодекс РБ устанавливает виды и разновидности документов, создаваемых в целях фиксации актов гражданских взаимоотношений, регистрации фактов их возникновения или прекращения, подтверждения правонарушений.

Трудовой кодекс РБ устанавливает обязательность применения каждой организацией независимо от ее организационно-правовой формы ряда локальных правовых актов: коллективный договор, соглашение, правила внутреннего трудового распорядка, положение об использовании и защите персональных данных. В ТК РБ большая часть посвящена регулированию отношений между работником и работодателем организации, а в связи с этим и оформлению документации по персоналу при приеме на работу, перемещении работника в организации, расторжении трудового договора, командировании и т. д.

Уголовный кодекс регулирует вопросы, связанные с хранением документов. В «Кодексе РБ об административных правонарушениях» к числу правонарушений относится несоблюдение правил хранения, комплектования, учета, использования архивных документов. В РБ общие принципы организации работы с информацией и документацией определены Законом РБ от 01.01.01г. «Об информации, информатизации и защите информации».

Закон устанавливает: термины и определения, связанные с информацией, документом, информационными ресурсами и их использованием и т. д. Также важными элементами нормативно – методического обеспечения ДОУ является Закон РБ от 01.01.01 г. № 113-З «Об электронном документе и электронной цифровой подписи».Процесс создания и ведения делопроизводства регулируется стандартами: СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», Постановлением Минюста РБ от 01.01.01 г. № 4 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь». Они устанавливает термины и определения понятий в области делопроизводства и архивного дела, термины, установленные стандартом, обязательны для применения во всех видах документации и литературы по делопроизводству и архивному делу. СТБ устанавливает состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Гос. герба РБ, распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к УСОРД.

Важными средствами информационного обеспечения являются классификаторы технико-экономической и социальной информации, Общегосударственный классификатор предприятий и организаций (ОКПО).

Коды по ОКУД и ОКПО проставляются в унифицированных формах документов, утверждаемых министерствами РБ, в соответствии с требованиями СТБ 6.38-2004. На предприятиях для правильной организа­ции ДОУ разрабатывается собственная нормативно-методической база – документы организационного, инструктив­ного, методического характера, используемые в деятельности служб ДОУ, подразделений и работников, в их числе: положение о службе ДОУ, должностные инструкции работников и т. д.

2. Унификация и стандартизация в системе организационно – распорядительной документации .

Все формы управленческой деятельности находят отражение в соответствующих документах. Ряд функций управления является типовым, присущим любому управленческому аппарату. К таким функциям относятся прогнозирование, планирование, организационно-распорядительная деятельность, учет и отчет финансирования, материально-техническое обеспечение. Эти функции отражаются в документах, общих для всех учреждений, организаций и предприятий. Совокупность взаимоувязанных документов, применяемых в определенной сфере деятельности, составляет систру документации.

Любой организации присуща организационная, распорядительная и исполнительская деятельность, которая реализуется через систему организационно-распорядительной документации. В СТБ 6.38-2004 дано следующее определение: организационно-распорядительный документ (ОРД) - это вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц. ОРД в системе управления принадлежит особая роль ввиду того, что она имеется во всех учреждениях независимо от специфики их деятельности и ее можно рассматривать как наиболее общую категорию управленческих документов.

В соответствии с Общегосударственным классификатором управленческой документации (ОКУД) в состав УСОРД входит документация:

1) по созданию организации;

2) по реорганизации предприятия , организации;

3) по ликвидации предприятия , организации;

4) по приватизации гос. предприятий, организации;

5) по распорядительной деятельности предприятия;

 6) по организационно-нормативному регулированию деятельности предприятия;

7) по оперативно-информационному регулированию деятельности предприятия;

8) по приему на работу;

 9) по переводу на другую работу;

10) по увольнению;

11) по оформлению отпусков;

 12) по оформлению поощрений;

13) по оформлению дисциплинарных взысканий .

Организационная деятельность предприятия фиксируется в организационно-правовых документах, содержащих правила, нормы, положения, устанавливающие статус предприятия, его компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности предприятия в целом, его подразделений и работников, их права, обязанности, ответственность и другие аспекты.

Руководство любой организации наделяется правом осуществлять распорядительную деятельность и, соответственно, издавать распоряди­тельные документы, посредством которых решаются важнейшие вопросы управления. Их назначение - регулирование деятельности, позволяющее органу управления обеспечивать реализацию задач, поставленных перед ним, и получать максимальный эффект от своей деятельности и деятельности организаций, входящих в его систему.

Информационно-справочные документы предназначены для передачи информации от одного адресата другому или для фиксации каких-либо сведений и содержат, как правило, текущую или справочно-аналитическую информацию о состоянии дел.

Унификация - сокращение исходного количества форм документов и приведение их к единообразным правилам оформления.

Стандартизация – процесс установления и применения стандартов, под которыми понимаются образец, эталон, принимаемые за исходные для сопоставления с ними других подобных объектов.

Основная цель унификации документов заключается в создании стабильных комплексов документов, содержащих необходимую и достаточную информацию для эффективного решения задач управления как в традиционных условиях, так и в условиях использования новых информационных технологий , при минимальных затратах средств на сбор, обработку, передачу и хранение данных.

Унификация документов предполагает: установление номенклатуры действующих в рамках системы унифицированных форм документов; разработку единой модели (схемы) построения документов системы с использованием, как правило, формуляра-образца; разработку структур документов; создание общих синтаксических правил построения документов.

Результаты проведенной унификации документов доводятся до уровня обязательной правовой формы – стандарта, требования которого имеют обязательный характер в пределах сферы его действия.

Стандарт - нормативно-технический документ, который устанавливает комплекс норм, правил, требований к объекту стандартизации и утверждается компетентным органом. Виды стандарта: международные; государственные стандарты РБ; стандарты отраслей; предприятий; стандарты научно-технических, инженерных обществ и других общественных объединений .

Кроме стандартов к нормативным документам по стандартизации относятся правила, нормы и рекомендации по стандартизации, а также общегосударственные классификаторы (ОК) технико-экономической и социальной информации, обеспечивающие интегрированную автоматизированную обработку данных, содержащихся в унифицированных документах и системах документации.