Понятие контроля за исполнением документов и его цель.

Контроль исполнения документов – совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов.

Цель контроля – обеспечение своевременного и качественного исполнения решений и заданий руководства предприятия или структурного подразделения. Не менее важным является получение информации об уровне исполнительской дисциплины, необходимой для оценки деятельности структурных подразделений и отдельных исполнителей.

Основным нормативным документом, регламентирующим организацию деятельности по контролю исполнения документов в учреждении, является инструкция по ДОУ. Инструкция определяет технологию контроля исполнения документов, в том числе:

- кем осуществляется контроль исполнения документов в организации;

- какие документы ставятся на контроль;

- этапы контроля исполнения документов;

- сроки исполнения документов;

- формирование и использование (массива данных, необходимых для контроля);

- отражение данных о контроле в регистрационно-контрольных карточках (РКК);

- ведение контроля исполнения документов (постановка на контроль, проверка хода исполнения документов, проведение срока исполнения документов, снятие документа с контроля);

- работа с исполнителями (проверка хода исполнения, напоминание о приближении срока исполнения и др.);

- обобщение и анализ данных о результатах контроля исполнения документов.

Обязательному контролю подлежат все документы, требующие исполнения, то есть принятия дополнительного решения, выполнения каких-либо действий или подготовки ответного документа:

- поступившие из правительственных органов;

- постановления органов местной администрации;

- приказы руководства предприятия, организации;

- служебные письма, содержащие просьбы или претензии, выполнение которых относится к компетенции предприятия;

- любые другие документы по особому указанию руководителя предприятия.

11.Виды номенклатуры дел. Их особенности и назначение .

Единый подход к классификации документов в организации обеспечивает номенклатура дел – систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в организации, с указанием сроков хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел предназначена для: классификации документов и группировки исполненных документов в дела, систематизации и индексации дел, установления порядка формирования дел, определения сроков хранения дел, составления описей дел при сдаче документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения в архив, учета дел в делопроизводстве, а в архиве для учета дел временного хранения (до 10 лет), построения различных картотек, справочников и указателей, является основой для составления актов на уничтожение дел, имеет справочное значение при изучении структуры учреждения. Основные правила работы архивов организаций определяют виды номенклатур дел:

· типовая номенклатура является нормативным документом. Она составляется для организаций, однородных по характеру деятельности и структуре и устанавливает для них типовой состав дел, унифицированные заголовки дел, единую индексацию этих дел (например, Министерство образования РБ разрабатывает типовую номенклатуру для учебных заведений);

· примерная номенклатура устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, однородных по характеру деятельности, но имеющих разную структуру, с указанием индексов, и носит рекомендательный характер;

· индивидуальная номенклатура является систематизированным перечнем конкретных заголовков дел, намеченных к заведению в делопроизводстве одной организации или структурного подразделения, конкретизированных с учетом специфики этой организации. В нее переносятся без изменений сроки хранения, предусмотренные типовой и примерной номенклатурой дел. Состоит из номенклатур дел структурных подразделений. Номенклатуру дел структурного подразделения разрабатывает должностное лицо, ответственное за делопроизводство в структурном подразделении. Подписывает руководитель структурного подразделения, согласовывает с руководителем архивного подразделения предприятия.

Типовые и примерные номенклатуры дел разрабатываются службами документационного обеспечения министерств, утверждаются их руководителями. Перед утверждением типовые и примерные номенклатуры дел согласовываются с Центральной экспертной (экспертной) комиссией (ЦЭК, ЭК) министерства или организации, имеющих подведомственную сеть, на которую распространяется типовая (примерная) номенклатура дел. Затем они подлежат согласованию с организациями государственной архивной службы.

Ответственность за разработку номенклатуры дел организации несет ее служба ДОУ, ведомственный архив оказывает методическую и практическую помощь и контролирует правильное комплектование дел документами.

12. Организация работы с документами

 Организация работы с документами включает следующие составляющие: регистрацию документов, контроль их исполнения, систематизацию, формирование и оформление дел, подготовку и передачу дел в архив.

Регистрация документов — это фиксация факта создания и получения документа путем проставления на нем индекса с последующей записью необходимой информации о документе в регистрационных формах. Нормальная работа организации возможна, когда любая необходимая информация может быть быстро найдена. Ни один документ не должен остаться неисполненным, а это достигается путем учета всех документов и контроля исполнения. Регистрация документов осуществляется специалистом, ответственным за ведение организации работы с документами. Существуют три формы регистрации: журнальная, картотечная и электронная, а также используют смешанную. Выбор формы регистрации зависит от размеров и структуры учреждения. Документы, поступающие в организацию и отправляемые из нее, внутренние документы, регистрируются. Принимаются документы, поступающие в организацию по почте, факсу, электронной почте, через курьеров. При получении проставляется отметка, затем документы разделяются на требующие регистрации и нерегистрируемые (последними могут быть пригласительные и рекламные письма, прайс-листы, печатные издания, почта с пометкой «лично», документы, присланные для сведения и т.п.).

Передвижение документов внутри учреждения осуществляется посредством курьерской связи, которая охватывает все структурные подразделения. Поиск документа в оперативном делопроизводстве осуществляется посредством вопросной картотеки, встроенной по структурному принципу, тематическому (если она ручная), любому другому удобному для пользователя. Картотека делится на две части: неисполненные и исполненные документы. Первая часть используется для поиска информации в процессе исполнения документа, а вторая — для поиска документа по определенному вопросу. С целью своевременного и качественного выполнения заданий руководства контролю подлежат все зарегистрированные документы. Прежде всего, контроль исполнения предусматривает проверку своевременного доведения документа до исполнителя, регулирование хода исполнения документов, их учет, анализ результатов контроля исполнения.

 Контрольная технология включает контроль: по существу исполнения, т.е. по существу вопроса, поставленного в документе; за сроками исполнения; за формой исполнения. Контроль по существу вопроса осуществляет лично руководитель учреждения, или он делегирует эту часть функций руководителям структурных подразделений или другому конкретному лицу.

Контроль сроков и формы исполнения могут производить делопроизводственные службы или специальные контрольные службы.

Существуют типовые и индивидуальные сроки исполнения документов. Индивидуальные сроки исполнения определяются в документе, остальные документы контролируются по типовым срокам, установленным для определенных видов и категорий документов. Типовые сроки, как правило, ориентированы на 10 дней, более длительные сроки устанавливаются для сложных категорий документов.

Срок исполнения документа исчисляется с момента его регистрации. Контроль осуществляется как до истечения срока (предварительный), так и после его истечения (последующий). Как правило, контроль исполнения производится по контрольным экземплярам регистрационных карт — они помещаются в контрольную картотеку, систематизированную по срокам исполнения документов. В обязанности должностного лица, контролирующего исполнение документов в учреждении, входит: проверка соответствия подготавливаемых в учреждении документов документам вышестоящих органов; заполнение контрольных карточек на приказы и поручения руководства и другие контролируемые документы;

оценка контрольной картотеки; извещение исполнителей о наступающих сроках исполнения;

выявление и сообщение о причинах неисполнения документов в установленные сроки; подготовка аналитических материалов о ходе и причинах задержки исполнения документов.

 Для обеспечения порядка формирования и учета дел в организации составляется номенклатура дел — систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел намечает группировку исполненных документов в дела, систематизацию дел, индексацию и сроки хранения дел, является основой для составления описей дел постоянного и долговременного хранения и основным учетным документом в делопроизводстве.

 В номенклатуре дел должны быть предусмотрены заголовки дел для группировки документов, отражающие все документируемые участки работы данной конкретной организации, в том числе заголовки дел для группировки документов, образующихся в деятельности коллегиальных органов — общее собрание, профсоюзный комитет и т.п.

Номенклатуры дел бывают трех видов: типовые, примерные и индивидуальные.

 При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила. В дело должны помещаться документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела и которые правильно оформлены — имеют индекс, дату, подписи, отметку «в дело», т.е. являются исполненными. Все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса, помещаются в одном деле, приложения группируются вместе с основными документами (если приложения имеют большой объем, то из них формируется отдельное дело). Документы одного календарного года, за исключением переходящих, личных, арбитражных, судебных и т.п. дел, группируются в отдельное дело. Следует раздельно группировать в дела документы постоянного и временного помещаются в дело документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; подлинники группируются отдельно от копий (за исключением переписки); документы с грифом ограничения доступа группируются отдельно от документов без этого реквизита; утвержденные документы группируются отдельно от их проектов.

Правильная группировка документов в дела и рациональная систематизация документов внутри дел облегчит и ускорит поиск необходимой информации. С целью систематизации и закрепления за каждым делом индивидуального номера внутри фонда, а также для учета дел составляется опись дел. До передачи в государственный архив опись не сшивают, а хранят в папках.

Различные группы документов имеют свою специфику систематизации.

Распорядительные документы формируют в дела по видам и по хронологии с относящимися к ним приложениями. Если, уставы, положения, инструкции, утверждены распорядительными документами, то являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждаются в качестве самостоятельных документов, то их помещают в отдельные дела.

Уставы предприятия и другие учредительные документы формируются в самостоятельное дело.

Приказы по основной деятельности и личному составу группируют в отдельные дела. Приказы по личному составу группируются в дела в соответствии со сроками их хранения. Поручения вышестоящих организаций и документы по их исполнению группируются по направлениям деятельности организации. Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от их проектов. Независимо от времени составления или поступления плановые и отчетные документы хранятся в пределах того года, к которому они относятся по содержании.

Документы коллегий группируют в два дела:- протоколы заседаний и принятые решения,- документы к заседаниям коллегий (повестка дня, доклады, справки, заключения, проекты решений).

Протоколы общих собраний акционеров формируются отдельно от протоколов заседаний совета директоров. Протоколы подшивают в хронологическом порядке и по номерам, документы к заседаниям формируют в соответствии с номером протокола, к которому они относятся. Документы, связанные с последовательностью делопроизводства (личные, арбитражные, персональные), формируются по принципу «досье», то есть отдельного дела. Внутри таких дел документы располагаются по хронологии, начиная с инициативного документа.

Документы по личному составу предприятия (личные дела, личные карточки) формируются по алфавиту фамилий сотрудников. Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления:

1.внутренняя опись документов дела;

2.заявление о приеме на работу;

3.личный листок по учету кадров (или анкета);

4.автобиография;

5.копии документов об образовании;

6.выписки приказов о приеме на работу (назначении на должность), перемещении, увольнении;

.дополнение к личному листку по учету кадров;

8.другие документы, относящиеся к данному лицу.

Лицевые счета рабочих и служащих и другие документы по заработной плате располагают по алфавиту фамилий и группируют в самостоятельные дела в пределах года.

Предложения, заявления, жалобы граждан по вопросам работы организации и все документы по их рассмотрению, исполнению формируют отдельно от обращений по личным вопросам. В зависимости от объема этих документов формируют тома на каждую букву алфавита или объединяют в одном деле документы заявителей с начальной буквой фамилии.

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом. Если в деятельности предприятия составляются или поступают единичные документы, которые не подходят ни в одно из дел, заводят специальную папку для подобных документов с заголовком «Документы по различным вопросам за 20 г.» и составляют внутреннюю опись дела.

3. Нормативно-методические формы администрирования в социальных службах и учреждениях: локальные нормативные документы (положения, должностные инструкции).

К числу ЛНПА в свете регулирования трудовых отношений можно отнести: местные правила внутреннего трудового распорядка;

коллективные договоры;

графики трудовых отпусков;

различные положения (например, положения о премировании);

должностные инструкции;

штатное расписание;

соглашение о неразглашении коммерческой тайны предприятия, организации;

положения о структурном подразделении (цехе, отделе и др.)

Местные правила внутреннего трудового распорядка регулируют порядок приема и увольнения работников, обязанности работников и нанимателей, рабочее время и его использование, виды поощрения работников и меры дисциплинарного взыскания, применяемые в соответствии со статьей 198 ТК.

Внутренний трудовой распорядок предприятия, организации отражает продолжительность рабочего времени, перерывов для отдыха и приема пищи и другие вопросы. Утвержденные нанимателем местные ПВТР обязательны как для работников, так и для нанимателей. Работники организации должны быть ознакомлены с ПВТР (желательно под роспись в личной карточке (Ф-Т2). Текст ПВТР должен быть вывешен на видном месте для ознакомления с ними вновь принимаемых работников. От имени нанимателя его права и обязанности, связанные с применением ПВТР, осуществляют уполномоченные должностные лица – руководитель (его заместители) организации, руководители подразделений (их заместители), мастера, специалисты или иные работники, которым законодательством или нанимателем предоставлено право принимать самостоятельные решения, вытекающие из трудовых и связанных с ними отношений.

В соответствии с общепринятыми нормами международного трудового права, рекомендациями 34-й сессии Генеральной Конференции МОТ №91 коллективным договором является любое письменное соглашение относительно условий труда и найма, заключаемое с одной стороны, нанимателем, группой нанимателей и, и с другой стороны, одной или несколькими представительными организациями трудящихся или, при отсутствии таких организаций, представителями самих трудящихся, надлежащим образом избранными и уполномоченными согласно законодательству страны.

Согласно статье 364 ТК, содержание коллективного договора определяется сторонами в соответствии с генеральным, тарифным и местным соглашением (при их наличии) в пределах их компетенции, а также Трудовым кодексом в предусмотренных им случаях.

Коллективный договор может содержать положение об (о):

1) организации труда и повышение эффективности производства; 2) нормирования, формах, системах оплаты труда, иных видах доходов работников; 3) размерах тарифных ставок (окладов), доплат и надбавок к ним; 4) продолжительности рабочего времени и времени отдыха; 5) создание здоровых и безопасных условий труда, улучшении охраны здоровья, гарантиях социального страхования работников и их семей, охране окружающей среды и др. Коллективный договор, соглашение заключается в письменной форме и подписывается уполномоченными представителями сторон. При этом должна быть подписана каждая страница коллективного договора, соглашения. Подписанный в соответствии со статьей 369 Трудового кодекса Республики Беларусь коллективный договор регистрируется в местном исполнительном или распорядительным органе по месту нахождения (регистрации) нанимателя.

    Очередность предоставления трудовых отпусков устанавливается для коллектива работников графиком трудовых отпусков на календарный год утверждаемого нанимателем не позднее 5 января по согласованию с профсоюзом, либо нанимателем по согласованию с работником в случае отсутствия профсоюза. Дата начала трудового отпуска определяется по договоренности между работником и нанимателем. При составлении графика трудовых отпусков наниматель обязан запланировать отпуск по желанию работника в летнее или другое удобное время: 1) лицам моложе 18 лет; 2) ветеранам Великой отечественной войны и ветеранам боевых действий на территории других государств; 3) женщинам, имеющим двух и более детей в возрасте до 14 лет или ребенка инвалида в возрасте до 18 лет; 4) работникам, заболевшим и перенесшим лучевую болезнь в следствие катастрофы на Чернобыльской АЭС; 5) работникам, ставшим инвалидами в следствие катастрофы на Чернобыльской АЭС; 6) работникам, принимавшим участие в ликвидации последствий катастрофы на Чернобыльской АЭС; в 1986-1989 годы в зоне эвакуации (отчуждения); в 1986-1987 годах – в зоне первоочередного отселения или в зоне последующего отселения; 7) работникам, эвакуированным и отселенным из зон эвакуации (отчуждения), первоочередного отселения и последующего отселения а так же самостоятельно покинувшим эти зоны, после аварии на Чернобыльской АЭС; 8) донорам, которым выданы знаки «Почетный донор Республики Беларусь», «Почетный донор СССР», «Почетный донор общества Красного креста»; 9) в других случаях, предусмотренных коллективным или трудовым договорам и другим работникам в определенный период (ст.168 ТК).

В положениях о премировании работников, согласованного с профсоюзом, регламентируется порядок материального поощрения работников с учетом их трудового стажа в организации, наличия почетных званий, поощрений и других важных факторов. Инструкция – это документ, детально определяющий содержание и методические вопросы регулирования в определенной сфере деятельности организации или в определенной области отношений между подразделениями, работниками и руководством организации.

При регулировании трудовых отношений разрабатываются должностные инструкции для руководителей и специалистов. Должностная инструкция разрабатывается непосредственным руководителем и утверждается руководителем организации. Основой для разработки должностных инструкций служат положения об отделах и службах организаций. Как правило, структуру должностной инструкции образуют несколько разделов: общие положения; должностные обязанности; права; и ответственность. В ней дается точное наименование должности работника, указывается - кому непосредственно он подчиняется, должностные обязанности, права и ответственность. При этом наименование профессий, должностей, специальностей (далее профессий) должно соответствовать квалификационным справочникам, утвержденным в порядке, определенном Правительством Республики Беларусь.

Штатное расписание применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии с ее Уставом (Положением). Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, сведения о количестве штатных единиц. Штатное расписание утверждается приказом (распоряжением), подписанным руководителем организации или уполномоченным им на это лицом. Изменения в штатное расписание вносятся в соответствии с приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченного им на это лица.

Соглашение о неразглашении коммерческой тайны предприятия, организации разрабатывается на основании Положения о коммерческой тайне, утвержденного постановлением Совета Министров Республики Беларусь. Этот локальный акт регулирует порядок работы с документами организации, содержащими конфиденциальную информацию, разглашение которой может нанести экономический ущерб нанимателю.

Положение – это ЛНПА, устанавливающий порядок деятельности организации ее структурных подразделений и работников в определенных направлениях деятельности как самой организации, так и ее структурных подразделений и работников. Например, положение о структурном подразделении (цеха, отдела и др.).

В положениях о структурных подразделениях организации указываются их цели и задачи исходя из направления и сферы деятельности данного структурного подразделения.

Положение о структурном подразделении, в котором предстоит работать принимаемому на работу работнику, доводится до сведения работника с целью ознакомления его с особенностями производства, условий охраны труда и техники безопасности и др.

В соответствии с постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 28 ноября 2008 г. № 176 «Об утверждении Инструкции о порядке принятия локальных нормативных правовых актов по охране труда для профессий и отдельных видов работ (услуг)», наниматели обязаны принимать локальные инструкции по охране труда с учетом специфики производства, наличия источников повышенной опасности, характера выполняемых работ и др.