Общие правила оформления управленческих документов.

В делопроизводстве существуют единые требования и правила оформления документов управления, которые установлены государственными нормативными актами.

Выполнение единых правил оформления документов обеспечивает:

· юридическую силу документов;

· оперативное и качественное составление и исполнение документов;

· организацию быстрого поиска документов;

· более активное использование компьютера при составлении документов;

Любой документ состоит из ряда составляющих его документов (даты, текста, подписи и т.д.), которые называются реквизитами. Каждый вид документа (акт, приказ, письмо) имеет определенный набор реквизитов.

В практике работы коммерческих предприятий не используется реквизит «1 - государственный герб». Он ставится только на документах государственных учреждений и предприятий, которым предоставляется такое право. Реквизит «3 - изображение наград» также не используется при разработке бланка фирмы.

К наиболее важным реквизитам документов, используемым в современной практике, относятся:

2 - эмблема организации;

7 - наименование организации;

9 - индекс предприятия связи, почтовый индекс, телефон, факс, номер расчетного счета в банке;

10 - название вида документа;

11 - дата;

12 - индекс (№) документа;

13 - ссылка на индекс и дату входящего документа;

15 - гриф ограничения доступа к документу;

16 - адресат;

17 - гриф утверждения;

18 - резолюция;

19 - заголовок к тексту;

20 - отметка о контроле;

21 - текст;

22 - отметка о наличии приложений;

23 - подпись;

25 - визы;

26 - печать;

27 - отметка о заверении копии;

28 - фамилия исполнителя и номер его телефона;

29 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

31 - отметка о поступлении[1].

Особенно важным является правильное оформление таких реквизи­тов, как дата, подпись, печать, гриф утверждения, которые придают документу юридическую силу.

Каждый документ можно разделить на 3 основные части:

· заголовочную часть (в нее входят реквизиты, расположенные до текста);

· основную часть (реквизиты «текст» и «приложения»);

· оформляющую часть (реквизиты, расположенные ниже текста и приложения).

 

 

Реквизит «эмблема организации»

Эмблема предприятия - условное (символическое) графическое изоб­ражение, зарегистрированное в установленном порядке. В качестве эмбле­мы организации может быть использован товарный знак, рисунок, аббре­виатура, комбинированное буквенно-графическое изображение и т. п.

При угловом расположении реквизитов эмблема распо­лагается в левом верхнем углу, а при продольном (центрованном) — в середине верхней части листа.

 

Реквизит «наименование организации»

Юридическое лицо, являющееся коммерческой организацией, должно иметь фирменное наименование (статья 54 Гражданского кодекса РФ).

Наименование организации пишется в строгом соответствии с наимено­ванием, зарегистрированным в учредительных документах: уставе предприя­тия или учредительном договоре; свидетельстве Регистрационной палаты.

В наименовании используются сокращения типа ООО (общество с ограниченной ответственностью), ОАО (открытое акционерное обще­ство) и т. п.

Реквизит «наименование организации» располагается под реквизи­том «эмблема организации».

 

Реквизит «индекс предприятия связи, почтовый адрес, номер телефона, факса, номер счета в банке»

Совокупность перечисленных в реквизите данных является юри­дическим адресом предприятия.

На бланках для писем, факсов юридический адрес проставляется ти­пографским способом или с помощью ПК.

Данный реквизит располагается в левом верхнем углу под реквизи­том «наименование организации» или на нижнем поле до­кумента.

 

Реквизит «название вида документа»

Реквизит «название вида документа» располагают в заголовочной части документа после реквизита «наименование организации» и юри­дического адреса и печатают прописными буквами от границы левого поля, например, АКТ, СПРАВКА.

Этот реквизит является одним из важнейших и проставляется на всех документах, кроме писем и факсов. Для писем указание вида документа используется только в следующем сочетании: ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО.

Название вида документа дает общее представление о назначении документа, определяет состав его реквизитов, структуру текста, степень обязательности выполнения его требований.

 

Реквизит «дата»

Дата — один из основных реквизитов документа, обеспечивающих его юридическую силу. Датой документа является:

· дата его подписания (для приказов, писем, факсов, справок);

· дата его утверждения (для планов, отчетов, правил, инструкций);

· дата события, которое в нем зафиксировано (для протоколов, актов)

Все даты в документе: в заголовочной части, в тексте, в реквизитах «резолюция», «визы», «гриф утверждения» и т.п. - оформляются цифро­вым способом в следующей последовательности: число (2 знака), месяц (2 знака), год (2 знака). Например, дату 6 апреля 1995 года следует оформлять 06.04.95.

В текстах документов, содержащих сведения финансового характера, до­пускается применить словесно-цифровой способ оформления дат, например, 6 апреля 1995 г. Подобный способ оформления даты рекомендуется исполь­зовать также при переписке с иностранными деловыми партнерами.

Для большинства документов дата проставляется при завершении оформления документа. Дата указывается в верхней заголовочной части листа ниже реквизита «название вида документа» от границы левого поля.

 

Реквизит «индекс (№) документа»

Индексом является условное обозначение документа, присваиваемое ему при регистрации (например, порядковый номер).

Индекс (№) документа проставляется на исходящих, входящих и внутренних документах фирмы рядом с реквизитом «дата».

Порядковые номера с начала года в возрастающей последователь­ности проставляются на таких документах, как протоколы, приказы, акты, справки, трудовые контракты и т. п., например, № 1, № 2, № З... .

Номера коммерческих контрактов имеют двойную нумерацию, на­пример, № 17/21, где 17 — порядковый номер документа в одной фир­ме, а 21 — порядковый номер этого документа в фирме-контрагенте.

Индекс (№) документа в письмах состоит из порядкового номера самого письма, индекса структурного подразделения (или индекса должностного лица), подготовившего документ, и номера дела по номенклату­ре, в которое подшивается письмо, например,

№ 57/01-04: 57 — номер письма по журналу регистрации входящих или исходящих документов, 01 — структурное подразделение, 04 — номер дела в этом подразделении.

Порядковые номера присваиваются отдельно входящим и исходя­щим письмам.

 

Реквизит «ссылка на индекс и дату входящего документа»

Место для этого реквизита определяется только на бланке для пи­сем, факсов. Заполняется он при оформлении письма-ответа на инициативное (полученное фирмой) письмо.

Дата и номер для ссылки берутся из инициативного письма и оформляются следующим образом:

На №15/01-03 от 08.06.95.

Эта ссылка помогает фирме-контрагенту, получившей письмо-ответ, быстро найти копию инициативного письма. Реквизит «ссылка на ин­декс и дату входящего документа» размещается от границы левого поля под реквизитами «дата» и «индекс».

 

Реквизит «гриф ограничения доступа к документу «

Этот реквизит проставляют на документах, содержащих секретную или конфиденциальную информацию.

Реквизит располагается в правом верхнем углу документа выше реквизитов «адресат» и «гриф утверждения» и состоит из слова (грифа) «Конфиденциально» или «КТ» (коммерческая тайна). Под этим грифом необходимо проставить № экземпляра данного документа. Реквизит печатается без точек и кавычек после 40 печатных знаков от границы левого поля, например:

КТ

Экз. №2

или

                                                                                                                                                 Конфиденциально

                                                                                                                                                 Экз. №1

На документах государственных предприятий, содержащих секретную информацию, ставятся грифы «Секретно» и «Совершенно секретно».

 

Реквизит «адресат»

Этот реквизит оформляется на письмах, факсах и содержит указание почтового адреса получателя (адресата).

Максимальный набор этого реквизита состоит из следующих частей:

· наименование фирмы в именительном падеже;

· должность, фамилия и инициалы в дательном падеже;

· почтовый адрес.

Например:

ОАО «Сталкер»

Отдел рекламы

Начальнику отдела

г-ну Рогову А.В.

113209, Москва

Полянка, 17.

Адресование может быть несколько иного вида, например:

Директору

ООО «Эра»

г-ну Скорину И.В.

127408, Москва

Остоженка, 14.

Слово «господину» печатается в адресе сокращенно «г.» Или «г-ну».

Если же документ направляется в правительственное учреждение, а также постоянным адресатам - почтовый адрес не указывается.

При адресовании частному лицу сначала указывается почтовый адрес, затем фамилия и инициалы получателя, например:

119215, Москва

Ордынка, 32, кв. 17

Лунину П.В.

При адресовании писем в несколько адресов слово «копия» перед адресатом не указывается.

Реквизит «адресат» печатается после 32 печатных знаков от границы левого поля я правой верхней части листа документа, в пределах ограничительных знаков углов.

 

Реквизит «гриф утверждения»

Утверждаются руководителем, как правило, следующие виды доку­ментов: планы, отчеты, инструкции, правила, некоторые акты. Реквизит «гриф утверждения» должен состоять из

· слова «УТВЕРЖДАЮ» (без кавычек);

· наименования должности лица, утвердившего документ;

· его личной подписи с расшифровкой (инициалы, фамилия) и да­ты, например:

УТВЕРЖДАЮ

Директор ЗАО «Гранд»

Подпись П.Н. Климов

01.03.95

В ряде случаев гриф утверждения заверяется печатью предприятия. Если документ утверждается решением, приказом, протоколом, гриф утверждения должен состоять из слова «УТВЕРЖДЕНО», названия до­кумента в именительном падеже, его даты и номера, например:        

УТВЕРЖДЕНО

Приказ директора АО

25.03.95 № 6

Реквизит «гриф утверждения» располагается в правом верхнем углу до­кумента после 40 печатных знаков от границы левого поля.

 

Реквизит «резолюция»

Реквизит «резолюция» проставляется на входящих и внутренних до­кументах, рассматриваемых руководством, в правой верхней части доку­мента. На письмах, факсах резолюция располагается между реквизитами «адресат» и «текст» на первом листе документа.

Резолюция содержит указания по исполнению документа или отношение руководителя к проблеме или вопросам, поставленным в документе.

Реквизит «резолюция» должен включать:

· Ф. И. О. исполнителя (кому поручается исполнение);

· содержание поручения (конкретные действия);

· срок исполнения;

· личную подпись руководителя и дату подписания.

Если в резолюции указываются несколько исполнителей, ответ­ственным за исполнение документа является лицо, указанное первым, остальные привлекаются при решении вопроса как соисполнители. Содержание поручения в резолюции может выглядеть так:

«Васильевой О.Р. Отправить факс о согласии до 04.03.95»; 

«Скорину А.В. Подготовить проект контракта до 01.05.95».

Иногда резолюцию помещают не на документе, а на прикрепленном к нему листке - поручении Это нежелательно, т. К. в этом случае воз­можна потеря резолюции или ее замена.

 

Реквизит «заголовок»

Заголовок - краткое изложение основного смысла текста состав­ляемого документа. Заголовок должен грамматически согласовываться с названием вида документа, отвечая на вопрос «о чем?» или «чего?», например «Приказ... о реорганизации АО», «Журнал регистрации входящих документов». Заго­ловки таких Документов, как протокол, инструкция, акт, устав, договор, сочетаются в падеже с названием вида документа, например, «Акт инвентаризации», «Протокол о заседания Совета директоров», «Договор аренды».

3aголовок располагается после реквизитов «дата» и «индекс документа» от границы левого поля на типографских бланках фирмы для рекви­зита «заголовок» устанавливаются ограничительные знаки.

Заголовок не должен превышать двух строк, например:

О поставке груза

по контракту № 249/16

Наличие заголовка избавляет от необходимости чтения документа полностью при его регистрации.

Допускается не указывать заголовок на документах формата А5.

 

Реквизит «отметка о контроле»

Отметка о контроле обозначается буквой «К» и наносится от руки крас­ным фломастером или специальным штампом на контролируемых по по­ручению руководителя документах. Реквизит «отметка о контроле» располагает­ся на левом поле документа на уровне заголовка.

 

Реквизит «отметка о наличии приложений»

Если к документу имеются приложения, то в документе ставится от­метка о их наличии. Этот реквизит располагается после текста перед под­писью от границы левого поля.

Если полное наименование приложения к документу упоминается в тексте, то отметка о наличии приложения оформляется в сокращенной форме:

Приложение: на 3 л. в 2 экз.                                      

Если приложения к документу не указаны в тексте, необходимо в отметке о приложении указать полностью наименования документов, входящих в приложение, с указанием количества листов и экземпляров, например:

Приложение: 1. Проект контракта с АО «Траст» на 20 л. в 2 экз;

                          2. Список поставщиков на 2 л. в 2 экз.

Если приложением к документу является документ с приложением, то отметка о наличии приложения содержит название вида документа, упоминание о его приложении и общее количество листов, например:

Приложение: Договор аренды от 21.10.95 №8 и приложение к нему, всего на 15 л.

Если приложение к документу в единственном экземпляре, то количество экземпляров можно не указывать.

Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывают, например:

Приложение: Каталог «Weil» в 1 экз.

Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз. в первый адрес.

Сами документы-приложения должны иметь все необходимые реквизиты: наименование вида документа, заголовок, дату, подпись. Кроме того, на приложениях в правом верхнем углу делается отметка, указывающая на его связь с основным документом, например:

Приложение 1

к приказу директора ОАО «ЭРА»

от 01.04.95 № 17

 

Реквизит «подпись»

Подпись - обязательный реквизит любого документа, как служебного, так и личного.

В состав реквизита «подпись» входят:

· наименование должности лица, подписавшего документ;

· личная подпись;

· расшифровка подписи (инициалы и фамилия).

Например:

Директор                                                       подпись                          А.В. Рогов

Должность лица, подписавшего документ, указывается полностью, если документ оформлен не на бланке, например:

Директор ЗАО «РЕАЛ»                             подпись                          А.И. Смелов

При оформление документа на бланке организации должность указывается сокращенно, например:

Директор                                                  подпись                          А.И. Смелов

При подписании документа несколькими должностными лицами, составные части реквизита «подпись» располагают последовательно друг под другом в соответствии с занимаемой должностью, например:

Директор                                                       подпись           И.Г. Орлов

Главный бухгалтер                              подпись       Н.Н. Зотова

При подписании документа несколькими лицами равными по должности их подписи располагаются на одном уровне, например:

Директор АО «ДИЗ»                                                             Директор 000 «ГЭЗ»   

подпись Г.К. Лан                                                             подпись И.В. Розов

Если руководитель, подпись которого предусмотрена, отсутствует, документ может подписать его заместитель или лицо, исполняющее его обязанности. При этом следует указать фактическую должность и фамилию лица, действительно подписавшего документ. Исправления «И. о.» или «Зам.» вносятся машинописным способом или от руки. 

В документах, подготовленных комиссией, указываются не должности лиц, составивших документ, а распределение обязанностей в составе комиссии (председатель, члены комиссии). Документы коллегиального органа (Совета учредителей, Общего собрания участников АО) подписываются председателем этого органа и секретарем.

Реквизит «подпись» проставляется после реквизитов «текст», «приложение» и печатается следующим образом:

· должность указывается от границы левого поля;

· расшифровка подписи после 48 печатных знаков от границы левого поля.

 

Реквизит «визы»

Внутреннее согласование проекта документа оформляется визой. Это необходимо для проверки целесообразности или своевременности составления документа специалистами предприятия. Реквизит «визы» включает в себя: должность, личную подпись визирующего, инициалы и фамилию, дату визирования. Виза располагается ниже реквизита «подпись» от границы левого поля, например:

Юрисконсульт

подпись Н.И. Власов

06.06.95

Если у визирующего есть замечания и дополнения к проекту документа, он оформляет их на отдельном листе.

На исходящих документах виза ставится на втором экземпляре, имеющемся в фирме. На внутренних документах фирмы (приказах, распоряжениях) виза может проставляться на первом экземпляре.

 

Реквизит «печать»    

На документах, удостоверяющих права фирмы или должностных лиц, фиксирующих факт расходования денежных средств и материаль­ных ценностей, а также предусмотренных государственными правовыми актами, подпись ответственного лица должна быть заверена печатью.

Оттиск печати проставляется таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ, часть его личной подписи и был хорошо читаемым.

Ответственного за хранение и место хранения печати определяет ру­ководитель фирмы.

 

Реквизит «о заверении копии»

В случае подписания руководителем только первого экземпляра до­кумента остальные заверяются секретарем-референтом.

Реквизит «отметка о заверении копии» располагается ниже реквизита «подпись».

Отметка о заверении копии включает: заверительную надпись «верно», наименование должности лица, заверившего копию, его личную подпись с расшифровкой (инициалы и фамилия) и дату заверения, например:

Верно

Референт        подпись        А.Л. Силин

00.00.00

При пересылке копии документа в другую организацию или выдаче ее на руки заверительную подпись удостоверяют печатью. В этом случае копия имеет юридическую силу оригинала.

 

Реквизит «фамилия исполнителя и номер его телефона»

Фамилию исполнителя (составителя) и номер его служебного теле­фона располагают на лицевой или, при отсутствии места, на оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу после рекви­зитов «подпись», «визы», например:

Серова 236-01-26

Этот реквизит очень важен для оперативной связи с тем, кто составил документ, уточнения и разъяснения затронутых в документе вопросов.

Ниже фамилии исполнителя при необходимости могут указываться первые буквы имени и фамилии машинистки, количество отпечатанных экземпляров и дата печатания, например:

Петров 239-15-61

КН 2 27.09.95

 

Реквизит «отметка об исполнении документа и направлении его в дело»

Если документ исполнен, т. е. решены все вопросы, поставленные в нем, на документе ставят отметку об его исполнении и направлении документа в дело.

Этот реквизит располагается в левой нижней части первого листа документа ниже реквизита «фамилия исполнителя и номер его телефона».

Отметка включает в себя:

· слова «в дело» и «номер дела», в котором будет храниться документ;

· ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего об исполнении (в случае его составления);

· краткие сведения об исполнении, если отсутствует, если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении;

· подпись исполнителя документа и дату проставления отметки.

Например:

В дело 01-05. Отправлен факс от 01.04.95 № 1218.

Логинов 02.04.95.

 

Реквизит «отметка о поступлении»

Отметка о поступлении располагается в правой нижней части перво­го листа документа и состоит из следующих элементов: сокращенного наименования предприятия, получившего документ; даты поступления документа и его входящего номера, например:

АО «ЭРА»

Дата 03.01.95

Вх. № 0001

Отметку о поступлении проставляют автоматическим нумератором, содержащим все перечисленные компоненты реквизита.