Разработка должностной инструкции

Оглавление

 

Оглавление

Введение

Глава 1. Организационная структура и система управления ООО «Модерн» и место в ней отдела кадров

Глава 2. Классификация и информационная характеристика кадровой документации

Глава 3. Организационное проектирование кадровой деятельности

Заключение

Список используемых источников и литературы

Приложение

Введение

Актуальность работы: В настоящее время занимаются совершенствованием делопроизводства. Важным шагом было создание унифицированных форм документов. Для кадровой документации это было утверждено в Постановлении Госкомстата от 5 января 2004 г. №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». Создание табеля унифицированных форм документов позволяет исключить применение в организации видов и разновидностей документов, несоответствующих её организационно-правовой форме или направлением деятельности, необоснованно и несанкционированно заменяющих утверждённые общегосударственные или отраслевые типовые унифицированные форм документов. Использование табеля способствует сокращению трудозатрат и рабочего времени при решении задач документирования управленческих ситуаций.

Функции управления деятельностью предприятия реализуются подразделениями аппарата управления и отдельными работниками, которые при этом вступают в экономические, организационные, социальные, психологические и другие отношение друг с другом. Организационные отношения, складывающиеся между подразделениями и работниками аппарата управления предприятия, определяют его организационную структуру.

Под организационной структурой управления предприятием понимается состав (перечень) отделов, служб и подразделений в аппарате управления, системная их организация, характер соподчиненности и подотчетности друг другу и высшему органу управления фирмы, а также набор координационных и информационных связей, порядок распределения функций управления по различным уровням и подразделениям управленческой иерархии.

В структуре управления организацией выделяются следующие элементы:

звенья (отделы)

уровни (ступени) управления;

связи (горизонтальные и вертикальные).

К звеньям управления относятся структурные подразделения, а также отдельные специалисты, выполняющие соответствующие функции управления либо их часть. К звеньям управления следует относить и менеджеров, осуществляющих регулирование и координацию деятельности нескольких структурных подразделений.

В основе образования звена управления лежит выполнение отделом определенной функции управления. Устанавливающиеся между отделами связи носят горизонтальный характер.

Под уровнем управления понимают совокупность звеньев управления, занимающих определенную ступень в системах управления организацией. Ступени управления находятся в вертикальной зависимости и подчиняются друг другу по иерархии: менеджеры более высокой ступени управления принимают решения, которые конкретизируются и доводятся до нижестоящих звеньев. Отсюда возникла пирамидальная структура управления организацией.

Организационные структуры управления отличаются большим разнообразием форм, в основе которых лежат отличительные признаки, в частности размеры производственно-коммерческой деятельности организации, производственный профиль, степень финансово-экономической самостоятельности, централизация (децентрализация) управления и др.

Отдел кадров традиционно представлял собой самостоятельное структурное подразделение предприятия, подчиненное либо руководителю предприятия, либо его заместителю по кадровой работе. В зависимости от вида и отраслевой принадлежности предприятия, количества и структуры кадрового потенциала изменилась структура и численный состав самой кадровой службы.

В условиях стремительного прогресса, рыночных отношений и конкурентной экономики своевременное и правильное решение стратегических и тактических задач определяет жизнеспособность фирмы, организации.

Термин «делопроизводство» характеризует совокупность работ по документированию управленческой деятельности учреждений и организации в них документов. Понятием «документ» определяется информация, записанная любым способом на любом материале, изданная или полученная любым физическим или юридическим лицом, в любой организации для использования в своей деятельности. Таким образом, понятия «управление», «информация», «делопроизводство», «документ» органически взаимосвязаны.

Документационное обеспечение как функция управления присутствует в любой организации, независимо от ее организационно-правовой формы, характера и содержания деятельности, компетенции и других факторов. По определению, закрепленному в ГОСТ Р 51141-98, документационное обеспечение управления – это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Документ является основным способом фиксации и передачи управленческой и иной информации в системе управления, и от того, насколько эффективно организована работа с документами, во многом зависит качество принимаемых решений и, следовательно, результативность деятельности учреждения. Именно поэтому в любой организации чрезвычайно важно обращать особое внимание на организацию деятельности службы делопроизводства и добиваться максимально рациональной постановки работы с документами.

Понятие «классификация» используется чаще всего одновременно и в значении процесса, и в значении результата, т.е. понимается как группировка и как полученная в ее результате схема.

Классификация(лат. classik – разряд, группа) документов – это система их соподчинения, используемая как средство установления связей между классами документов, а также для ориентировки в их многообразии. Структура классификации обычно представляется в виде таблицы или схемы.

Классификация является одним из методов познания. Без нее невозможно изучить многообразие существующих видов документов, систематизировать их, установить различия между видами документов, выделяемых по различным признакам. Правильно составленная комплексная классификация отражает закономерности развития документов, раскрывает связи между ними, помогает сориентироваться в любом их множестве, служит основой для их упорядочения в документных системах. Она имеет важное значение для теории документоведения и практической документно-коммуникационной деятельности.

Не случайно авторы, изучающие эволюцию управленческой мысли, начинают отчет от шумерской письменности на глиняных табличках, датированных третьим тысячелетием до нашей эры. Эти первые документы содержат информацию о коммерческих сделках и законах Шумера, являясь доказательством существования делопроизводства и практики управления еще в древнем мире. Решение проблем управления документацией в современный период прошло в развитых странах два основных этапа, Первый этап 1970-1980гг. В это время большинство авторов считали, что «бумажное управление» не нужно и устарело. Однако второй этап делопроизводства показал, что «бумажный» поток увеличивается, и делается вывод, что существование традиционного делопроизводства и обработки документов на ЭВМ будут весьма продолжительными.

Появление в делопроизводстве России бланков, которые использовались при оформлении переписки можно отнести к началу XIX в. В приложении к « Общему учреждению министерств « (1811 г.) даны образцы оформления документов, позволяющие утверждать о возникновении в указанный период постоянных реквизитов документов, использовавшихся для «сношений» между учреждениями. В 1830 г. употребление бланков на практике было закреплено законодательно.

Бланки XIX в. изготавливались типографическим способом или писались от руки. Определение «бланковой надписи» как «пометки, делаемые на левой чистой(неисписанной) стороне (ранде) странице деловой дал Н.В Варадинов в XIX в. Анализ документов XIX в. с точки зрения современного толкования понятия «бланк» позволяет выделить два вида бланков: угловой и продольный. Использование бланков с угловым расположением реквизитов было регламентировано законодательством XIX в., а бланков с продольным расположением реквизитов обусловлено ранее сформировавшимися традициями.

Со второй половины XX века термины и определения определяются в стандартах, а с середины 1990-х годов определение основных понятий стали публиковаться отдельным разделом во многих федеральных законах и законах субъектов федерации. Прежде всего потребовалось определение терминов в новой сфере – автоматизированных технологиях. К таким законам относится закон «Об информации, информатизации» от 20 февраля 1995 г. 1995 г. № 24-ФЗ. К группе законов, касающиеся информационных ресурсов можно отнести: Федеральный закон «Об участии в международном информационном обмене от 04.07.1996 г. № 85-ФЗ, Федеральный закон» Об электронной цифровой подписи» от 10.01.2002 г. №1 – ФЗ.

Работники службы ДОУ, занимающиеся приёмом и отправкой документов, используют термины Федерального закона «О связи» от 16.01.1995 г. № 15 –ФЗ и Федерального закона «О почтовой связи» от 17.07. 1999 г. № 176 – ФЗ.

Для работающих с системой бухгалтерской документации важны понятия, зафиксированные в Федеральном законе «О бухгалтерском учёте» от 21.11.1996 г. № 129 – ФЗ ( с последующими редакциями).

Федеральный закон «Об архивном деле от 22.10.2004 г.№ 125 – ФЗ закрепляет понятия: архивное дело; архивный документ; документ по личному составу и другие понятия.

Для секретаря и работника службы делопроизводства на первом месте стоит ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», имеющих уже третью редакцию (Гост 16487-70 и ГОСТ 16487-83). Понятия, связанные с разработкой унифицированных систем документации, были даны в ГОСТ 6.10.2-83 «Унифицированные системы документации. Термины и определения» Они были повторены в ГОСТ 6.10.1-88 «Унифицированные системы документации. Основные положения» ( ГОСТ был заменён ПР 50-733-93 «Основные положения Единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации и унифицированных систем документации РФ»).

Наиболее часто в литературе, в том числе в учебной, и в практических работах по документационному обеспечению управления описываются и используются 2 стандарта: ГОСТ Р 6.30 – 2003 «Унифицированная система организационно – распорядительной документации»

Отношение к принудительному труду и защита труда претерпевало различные изменения. Это отражалось в различных конвенциях. Согласно конвенции МОТ №29 (1930 г.) «О принудительном труде» в ряде случаев принуждение к труду правомерно, но при определённых условиях и ограничениях. Конвенция МОТ №105 (1987 г.) ужесточает запрещение принудительного труда по сравнению с Конвенцией № 29 и расширяет круг обязательств государств по устранению принудительного труда. Конвенция МОТ 1998 г. «Об основополагающих принципах и правах в сфере труда» определила новый механизм международного контроля над соблюдением международных стандартов в обозначенной сфере. Эта конвенция, в частности, предусматривает упразднение всех форм принудительного и обязательного труда.

Среди источников российского трудового права следует отметить Конституцию РФ, принятую в 1993 году. В Трудовом кодексе 2001 г. трудовые отношения не регулируются субъектами федераций. В новом кодексе 2006 года регулирование отношений может регулироваться также субъектами федераций, через локальные нормативные акты. Изменено отношение к принудительному труду, даются гарантии на судебную защиту трудовых прав работников.

В числе наиболее крупных разработок международного уровня можно отметить стандарт ИСО 5127 - 1985 «Документация и информация», где «документ» – это «записанная информация, которая используется как единица в документационном процессе». Таким же крупным работам отнесен и Словарь архивной терминологии, подготовленный международным советом архивов (МСА) и изданный в 1984 г. В стандарте ИСО 15489-1 «Информация и документация», опубликованном в 2001 г., «документ» рассматривается как записанная информация или объект, которые могут рассматриваться как единое целое». Данная трактовка представляется авторитетной и предельно концентрированной. Однако в ней, на взгляд автора ряда статей, посвященных понятию «документ», Гельман-Виноградова К.Б., не обозначено обязательное наличие материальной составляющей документа.

Исходя из сказанного, автор предлагает вспомнить, что еще в начале 1990-х гг. было предложено следующее терминологическое решение, не противоречащее варианту ИСО: «Документ – материальный объект, содержащий запись семантической информации». Столяров Ю.Н. предлагает признать правомерность наличия разномасштабных определений документа, признать условность, относительность понятия «документ», для каждой научной или практической задачи исходить из наиболее общего определения документа, вводя соответствующие для данного случая, наиболее существенные ограничения.

Первоначальные принципы управления были сформулированы специалистами по управлению Ф. Тейлором, Ф. и Л. Гилбертамми, Г. Гаттом, Г. Фордом, Х. Эмерсоном и др. (Школа научного управления) еще в конце XIX - начале XX века:

Созданием теории формальной организации были посвящены труды Р. Мертона, Ф. Селзника, П.М. Блау, А. Эгциони, Э. Мэйо и др. Они рассматривали проблемы эффективности административных структур, механизмы функционирования власти; формально-технические составляющие бюрократии; внутриорганизационные законы и интересы; связь с социальной средой; способы и формы ограничения бюрократии.

В этой группе теорий особое место принадлежит теории Макса Вебера, сформулированной в начале 1900-х годов. Вебер предлагает бюрократическую модель организации, но в отличие, например, от представителей концепции «организация - машина» (А. Файоль, Л. Урвик), он не занимается практическим построением бюрократических отношений, он создает теоретическую модель.

Право на отдых закреплено статьёй 21 (часть первая) Трудового кодекса РФ. Конкретизируется это право в статье 114 названного кодекса, которой предусмотрено, что работникам предоставляются ежегодные отпуска с сохранением места работы (должности) и среднего заработка. Как следует из статей 122 (части первая и четвёртая), 123 (части первая и вторая) Трудового кодекса РФ, оплачиваемый отпуск должен предоставляться работнику ежегодно. Исключение составляют лишь указанные в статье 124 Кодекса случаи, когда допускается перенесение отпуска на следующий рабочий год. Однако при этом отпуск должен быть использован не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он предоставляется.. Кроме того запрещается непредставление ежегодно оплачиваемого отпуска в течении 2 лет подряд. Согласно статье 126 (части первая и вторая) названного кодекса по письменному заявлению работника допускается замена части ежегодно оплачиваемого отпуска, превышающей 28 календарных дней. Поэтому даже при настаивании работника с просьбой не предоставлять отпуск работодатель должен предоставить ему отдых и выплатить отпускные.

В ряде случаев согласно постановлению Правительства РФ от 16.04.2003 №225 ( с изм. На 16.04.2003 г) выдаётся дубликат трудовой книжки. Дубликат трудовой книжки заполняется в соответствии с разделами 1-6 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утверждённой от 10.10.2003 г. № 69. При этом указывается когда переименовалось предприятие, наименование организации, которое существовало в момент приёма на работу, потом приводится название организации на данный момент, оттиск новой печати, отображающей наименование организации на данный момент.

Разработка организационной структуры управления осуществляется исходя из направления деятельности. Организационная структура в решающей степени зависит от производственной структуры, которая в свою очередь обусловлена специализацией и масштабами производства, уровнем технического оснащения и технологией производства. Для порядка установления и номенклатуры профессий и должностей строительной организации используется Единый квалификационный справочник работ и профессий рабочих, (выпуск 01 «Профессии общие для всех отраслей народного хозяйства» и выпуск 03 –«Строительные, монтажные и ремонтно-строительные работы»)

Согласно статьи 180 Трудового кодекса РФ при сокращении штата работников работодатель обязан предложить другую имеющуюся работу (вакантную должность). Стаьями 21 и 22 Трудового кодекса РФ закреплено, что работник обязан соблюдать требования по охране труда и обеспечению безопасности труда. Согласно статье 76 Кодекса на работодателя возложена обязанность отстранить от работы (не допускать к работе) работника, не прошедшего в установленном порядке обучение и проверку знаний и навыков в области охраны труда. При этом в этот период заработная плата не начисляется. Уволить работника работодатель может только при отказе работника от перевода на другую работу.

Действующие нормативные акты не содержат специальных требований к Положению об охране труда. Но организации могут в своей деятельности использовать ГОСТ Р 12.006-2002 «Общие требования к системе управления охраной труда в организации», который соответствует Международному стандарту и Рекомендации по организации работы службы охраны труда в организации. Составляя Положение об охране труда необходимо помнить, что оно должно отразить специфику предприятия, структуру выполнения всех работ по охране труда, проводимых в организации. Этот документ должен быть объёмный и детальный. Этот нормативный акт должен содержать основные разделы.

I. Общие положения

II. Основные направления работ по охране труда и распределение обязанностей по их выполнению.

III. Основные права и обязанности работников в области охраны труда.

IV.Обязанности работодателя по обеспечению безопасных условий и охраны труда.

V. Организация службы охраны труда.

VI.Мероприятия по охране труда, обеспечивающие безопасные условия труда в организации

VII. Порядок расследования и учёта несчастных случаев на производстве.

VIII. Контроль и ответственность в области охраны труда.

IX.Заключительные положения

В статье рассматривается подробно как заполнять данные положения.

Штатное расписание позволяет наглядно представить информацию о составе работников и помочь в оформлении трудового договора. Во-первых в штатном расписании указывается структурные подразделения. Для каждого структурного подразделения определяется оклад, тарифные ставки, надбавки, доплаты. Это важно при составлении трудового контракта. Используя графу « Тарифная ставка (оклад) и пр. руб. можно представить информацию об оплате труда и премировании. Совместителей рекомендуется оформлять как целую единицу, но в графе «количество штатных единиц» ставить 0.4. При изменении кадрового состава необходимо издавать приказ от имени руководителя и смело менять штатное расписание. Не рекомендуется для одних и тех же должностей ставить разный размер зарплаты, для избежания этого можно использовать мини и макси привязки.

Традиционные технологии документооборота создают немало проблем. Это огромное время на работу с документами, дублирование, потеря, большое время поиска нужных документов. Внедрение информационных технологий в какой-то мере решает проблемы традиционных технологий, но при этом создаются новые. Во-первых это проблема децентрализации документооборота. Появляются неслыханные ранее возможности для незаконного доступа к конфидициальной информации, а также вероятность утраты больших массивов ценной информации из-за отказа оборудования, вирусной атаки или неквалифицированных действий пользователя. Не установлен и порядок признания юридической силы электронных документов государственными органами и судами; отсутствует официально признаваемая методика (стандарт) работы с электронными документами, обеспечивающая признание их юридической силы. В статье приводятся общие рекомендации, позволяющие избежать типовых ошибок, при выборе автоматизированной системы документооборота. При внедрении таких систем могут возникать различные проблемы. При внедрении своими силами основной проблемой может стать недостаточная квалификация. При внедрении системы компанией продавцом или разработчиком вероятно возникновение трудностей при проведении предварительного обследования. При внедрении заказных систем заказных систем, основные проблемы основные проблемы могут быть связаны как с объективными причинами, касающимися непосредственно функционирования системы( неправильные настройки, например), так и с «внешними обстоятельствами». Решение данных проблем связано с формированием и ведением бизнес процессов, подготовка персонала к работе с системами. Также необходимо решить проблему социального статуса ИТ-специалистов. Одной из важнейших перспектив ИТ-технологий – это создание «мультимедийности"

Цель дипломной работы: Выявить систему кадровой документации организации ООО «Модерн»

Для реализации цели дипломной работы необходимо решить ряд основных задач.

Рассмотреть организационную структуру и систему управления ООО «Модерн»

Рассмотреть работу кадрового отдела и взаимосвязь с другими структурными подразделениями

Рассмотреть информационную характеристику кадровой документации

Разработка должностной инструкции

Разработка табеля унифицированных форм документов по личному составу

Использованы источники:

1. Устав ООО «Модерн»

2. Учредительный договор

3. Положение об отделе кадров

4. Инструкция по ведению делопроизводства

5. Постановление Госкомстата от 5 января 2004 г. №1

6. Должностная инструкция

7. Интервью с начальником отдела кадров

Устав используется для описания организационной структуры и определение основных видов деятельности ООО «Модерн»

Учредительный договор используется при описании списка учредителей, ответственности учредителей и определении лица (генеральный директор), регулирующего деятельность организации.

 Основным локальным нормативным актом в сфере делопроизводства является Инструкция по ведению делопроизводства в организации (далее – Инструкция), закрепляющая принципиальные положения и технологические решения по документационному обеспечению управления. В Инструкции отражаются особенности структуры, штатного состава и направлений деятельности организации. Традиционно в таких инструкциях описывается порядок работы с организационно-распорядительными документами без рассмотрения других систем документации.

Постановление Госкомстата от 5 января 2004 г. №1 используется для описания информационной структуры кадровой документации и при составлении табеля унифицированных форм документов.

Должностная инструкция используется для описания функциональных обязанностей, прав, ответственности работников.