Анализ систем управления и отчетность

Анализ системы управленческого учета

В самом начале работы говорилось, что цель предприятия была создать единую интегрированную систему управления затратами. Создать единое информационное пространство, в которой системы будут сопоставимы.

Анализируя систему управленческого учета можно со сто процентной гарантией можно сказать, что система дала положительные результаты в области контроля, прозрачности, регулирования затрат, а так же минимизированы трудозатраты. В рамках проекта был значительно изменен документооборот. Единая система бухгалтерского и управленческого учета отражающая в едином информационном продукте позволила конфигурировать бухгалтерии свою отчетность, планово-экономическому отделу свою отчетность, финансовой службе свою независимо друг от друга. Ведь что происходило раньше бухгалтерия выводила учетные данные на бумажных носителях и предоставляла ее в планово-экономический отдел, где происходило ручное раскладывание данных в не постатейную смету затрат согласно плана счетов, а на консолидированные статьи, что в последствии при проверках приводило к расхождению с главной книгой. Появилась возможность калькулирования себестоимости услуг поступивших от внутренних подразделений, а также более точного калькулирования услуг оказанных на сторону. Изменения в организационной структуре также оказали положительный результат. По итогам 2002 и 2003 года были выявлены не эффективные структурные подразделения, то есть с другим видом деятельности. В связи с не эффективным управлением и большой себестоимостью услуг были выведены из структуры ОАО "ТНК-Нягань" такие предприятия как: Управления технологическим транспортом –1 и 2, Няганьнефтемаш, Няганьэнергонефть, Управление по капитальному и текущему ремонту скважин, Управление промышленной автоматизации. Содержать громадный штат и основные фонды этих структурных подразделений, где на предприятии основной вид деятельности добыча нефти и газа не выгодно. По средством управленческого учета были сокращенны не материальные структурные подразделения например такие как Административные хозяйственные группы на промыслах, социальные отделы на промыслах, администрации нефтесервисов, администрации укрупненных нефтяных промыслов, геологи на промыслах. Произошло глобальное переподчинение, сокращенные руководители промыслов стали руководителями цехов добычи нефти и газа, геологи на промысле стали подчиняться руководству на промысле и выполнять для них работу, а не для блока геологии как раньше. Тоже самое упразднение произошло и со службами вспомогательного производства.

Большое значение имеет управленческая отчетность, которая стала предоставляться планово-экономическим отделом руководителям структурных подразделений. Теперь руководители начали понимать не только производственные процессы, но и сколько эти процессы стоят. В таблице №1 приведен цех добычи нефти и газа №3. В нем отражены все текущие операционные (первичные), на прямую закодированные затраты, и вторичные затраты распределенные от вспомогательных структурных подразделений за 2003 год (реальные данные).Отчет сформирован по первому уровню аналитики ЦО. Эти учетные данные можно формировать за любой период без помощи бухгалтерии и программистов на уровне пользователя.

Таблица №2.3.1. Затраты ЦО ЦДНГ-3 за 2003 год.

Исходя из этих данных по этому структурному подразделению можно посчитать себестоимость товарной нефти. Необходимо взять все затраты в сумме 1 217 451 991,56 и разделить на объем добытой нефти 522 410 тонн, получаем 2330,45 рублей за тонну нефти делим на коэфицент приведения плотности тонны к баррелю 7,3 и делим на курс доллара 29,5 получаем себестоимость товарной нефти 10,82 доллара за 1 баррель.

При необходимости можно посчитать во сколько обходится ЦДНГ-3 стоимость услуг поступивших от других подразделений. Рассмотрим одну из них. Для примера возьмем цех подготовки и перекачки сырой нефти. Этот цех оказывает две услуги, по подготовке и перекачки нефти и подготовке подтоварной воды. Для того, что бы вывести себестоимость услуги, необходимы натуральные статистические показатели. В 2003 году ЦППСН подготовил и перекачал для ЦДНГ-3: - 3 059 309 тонн жидкости, берем сумму распределенных услуг от ЦППСН (согласно таблицы №1) 53 142 665.14 делим на тоннаж жидкости получаем 17,37 рублей за тонну. Это себестоимость подготовки и перекачки нефти именно в этом цехе, в другом она совсем другая. Такой же алгоритм применяем и для исчисления себестоимости подготовки подтоварной воды. Берем сумму распределенных затрат 3 291 285,31 делим на объем приготовленного реагента 1 835 375 получаем 1,79 рублей за одну тонну приготовленного реагента.

Можно посчитать стоимость услуг ЦППСН всего предприятия. Необходимо взять все затраты ЦППСН

Первичные затраты - 323 281 588 рублей

Вторичные затраты - 11 915 680,72 рублей

Минус услуги оказанные на сторону – 20 593 055,40 рублей

Итого затрат по ЦППСН всего – 314 604 214 рублей

Берем тоннаж добытой жидкости 25 000 974

Тоннаж подготовленного реагента 20 750 331

Для того, что бы правильно распределить сумму затрат на две услуги необходимо тоннаж в натуральном выражение привести к стоймостному. Для этого необходимо взять калькуляцию на стоимость этих услуг. Она составляет по подготовке и перекачке нефти 162,06 рублей, по подготовке подтоварной воды 18,26 рублей. Необходимо сделать следующие расчеты:

 25 000 974*162,06 = 4 051 657 846

20 750 331*18,26 = 378 901 044 это необходимо для пропорционального распределения фактических затрат по услугам. Эти приведенные данные являются базой распределения. Производим дальнейший расчет:

4 051 657 846 + 378 901 044 = 4 430 558 890 это необходимо для расчета

Далее производим пропорциональное деление фактических затрат ЦППСН.

4 051 657 846/4 430 558 890*314 604 214 = 287 699 286 рублей – полная стоимость услуги подготовка и перекачка нефти.

378 901 044/4 430 558 890*378 901 044 = 32 403 587 рублей – полная стоимость услуги по подготовке подтоварной воды.

Расчет себестоимости на одну тонну. Необходимо полную стоимость услуг разделить на объем оказанных услуг:

287 699 286/25 000 974 = 11,50 рублей за одну тонну подготовленной и перекаченной нефти,

32 403 587/11 915 680,72 = 2,71 рублей за одну тонну подготовленной товарной воды.

Исходя из расчета можно сделать заключения, что в целом по предприятию подготовка и перекачка нефти дешевле чем в ЦДНГ-3, соответственно она и дешевле в других ЦДНГ. А вот подготовка подтоварной воды в ЦДНГ – 3 дешевле, чем в целом по предприятию соответственно в других ЦДНГ она дороже. Это обусловлено тем, что месторасположение ЦДНГ различно по отношению к центральному товарному парку. Конечно же, можно произвести еще множество расчетов, если в этом будет необходимость, как у финансовых служб, так и у производственных. Это говорит о том, что прозрачность затрат в разрезе структурных подразделений дает возможность производить точные расчеты. При желании можно просчитать и стоимость перекачки одного километра или даже метра, опять же, если в этом будет необходимость.

Такие анализы система позволяет проводить по любому структурному подразделению. Выводить графики отслеживать, динамику различного рода. Осуществлять распределение по методу функционально-стоймостного анализа, если говорить о попроцессном подходе, рассчитывать стоимость функций, действий, с расчетом на конечный продукт.

По объектный учет, безусловно, так же имеет положительную сторону. Он позволяет анализировать затратную часть непосредственно объектов внутри структурных подразделений.

В таблице №2 сформирован отчет по четвертому уровню аналитики номера скважин, в разрезе скважин. Можно произвести расчет по рентабельности скважины.

Выявить насколько окупаемая скважина (высоко дебетная, низко дебетная), или убыточная. Это дает возможность законсервировать скважину, и вложить капитал в более эффективную, или принять решение по проведению технологических мероприятий.

ТАБЛИЦА №2.3.2. Анализ скважин.

В отчете отражены две скважины по итогом 2003 года, имеется календарная история, наименование мероприятий и реальные суммы по отчетному году.

Остается взять частично финансовые и технологические показатели по этим скважинам и произвести расчет. В таблице №3 приведен пример по объекту социального объекта. Согласитесь красивая табличка. Отчет сформирован по второму уровню аналитики МВЗ. Прекрасно видно, сколько это общежитие за 2003 год потребила денежных ресурсов и на что. Это поможет при составлении более корректного бизнес-плана на бедующий отчетный период.

Таблица №2.3.3. Анализ общежития.

Конфигурировать отчетность можно в различной форме и объеме, как по горизонтали, так и по вертикали. В таблице №4 мы видим сформированный отчет по определенной статье в разрезе структурных подразделений. Он дает прекрасную возможность энергетикам спланировать электроэнергию на бедующий отчетный период, или провести мероприятия по снижению этих затрат.

таблице №2.3.4 Электроэнергия в разрезе ЦО

Под давлением топ-менеджеров разрабатываются программы по снижению себестоимости, например: Главный энергетик, предлагает оптимизировать производство, заменить мощные электродвигатели на менее слабые при возможности, отключить от электроэнергии и тепла здания и помещения которые на производстве не востребованы. Отдел корпоративного управления собственности предлагает реализацию основных средств, в которых предприятие не нуждается или сдача их в аренду. Производственный отдел предлагает оптимизацию скважин, заменить штанговый глубинные насосы, которые служат 290 суток по техническому паспорту и ремонту не подлежат на электроцентробежные насосы с подбором мощности. Срок эксплуатации в два раза больше и ремонт в пять раз дешевле. Возрастут затраты на электричество, не спорю, зато с экономим на текущих, капитальных ремонтах и закупе оборудования.

Анализ системы бюджетирования и отчетность.

Мы с вами рассмотрели и проанализировали систему управленческого учета и отчетность. Смогли детально рассмотреть возможности системы. Оценить доступность пользователей к этой информации и использование ее. Но так как я являюсь сторонником тех людей которые считают, что разделять управленческий учет и бухгалтерский нельзя, и тем более настроив систему управленческого учета, это не значит управлять затратами, а лишь их определение. Я придерживаюсь мнения, что система бухгалтерского, управленческого учета и бюджетный процесс, и являются той самой единой интегрированной системой управления предприятием в едином информационном пространстве. Считаю необходимым проанализировать систему бюджетирования.

Как мы знаем что, Microsoft Office совместим практически со всеми информационными продуктами, хотя бы в части Excel. Это важно, так как импорт, экспорт из ИП "Парус" и в ИП "Парус", где происходит совместимость данных. С появлением компьютеров и автоматизации производства, весь персонал на предприятии владеет данным приложением. Только одни в большей мере другие в меньшей мере, но как правило научиться использовать приложение не сложно, по сути это программный калькулятор с большими возможностями. Вот именно поэтому было принято решение составление бюджетов в данном продукте.

Разработанные унифицированные формы для всех структурных подразделений позволяют более эффективно обслуживать их. Можно добавить, что администраторами по поддержанию более 150 первичных бюджетных форм на предприятии занимается всего два человека, постоянно заменяющие друг друга по направлениям. Нет практически такой формы, с которой они были бы не знакомы и не имели представления как с ней работать.

Для того, что бы бюджетные формы заполнялись структурными подразделениями и кураторами договоров, на предприятии разработаны и утверждены следующие документы, способствующие этому.

"Единый регламент планирования бюджетов",

"Временный регламент по кодированию первичных данных",

"Положение распределения себестоимости по плановым показателям". Определены зоны ответственности каждого ответственного исполнителя, в регламенте жестко прописаны действия каждого ответственного по статье ответственности. Создан БИК – Бюджетный исполнительный комитет, который следит за исполнением бюджетов. В него входят Генеральный директор и его заместители по направлениям.

Бюджетный исполнительный комитет собирается один раз в месяц после закрытия отчетного периода. Планово экономический отдел формирует отчетность по бюджетам, где показываются отклонения план факт. БИК совместно с владельцами бюджетов и кураторами договоров анализируют суммы отклонений, определяют причину отклонений и виновных. Рассматривают предложения решению задач, после чего принимается большинством управленческое решение.

Созданные плановые бюджеты в разрезе структурных подразделений могут выступать как оперативный учет, так как плановые показатели отличаются от фактических в сумме по предприятию на пять процентов. Появляется возможность управления затратами на стадии когда они еще не произошли, но будут понесены завтра или послезавтра. Это очень важно, потому, что вчерашние цифры ни кому не интересны.

Принцип детализации расходов

С целью экономии ресурсов и контроля за использованием средств все значительные расходы детализируются, такие как электроэнергия, транспортные расходы, текущие и капитальные ремонты. Смысл детализации в том, чтобы более точно определить расхождения план факта.

"Прозрачность" информации

Чтобы исключить возможность искажения информации и усилить контроль за исполнением бюджета, специалисту, анализирующему данные итоговых бюджетных форм, разрешен доступ к бюджетам каждого центра учета, а также к операционным бюджетам в рамках самих центров учета, вплоть до самого нижнего уровня. Кроме того, он располагает информацией о том, в какой стадии находится формирование бюджетов на всех нижестоящих уровнях. И если какое-то подразделение представило бюджет позже, чем нужно, то экономит, ответственный за бюджетирование, своевременно получает информацию о причинах, по которым это произошло. Поэтому осуществляется постоянный мониторинг процесса бюджетирования по всем уровням. Исходя из практической литературы, в автоматизированных программах бюджетирования такой мониторинг осуществлять легко, гораздо сложнее это сделать, если бюджеты формируются в обычных электронных таблицах. Мое мнение, дело привычки. Специалисту по бюджетированию необходимо открыть сводный бюджет предприятия, увидеть отклонения в какой ни будь статье и по ссылке определить первичную форму, в которой есть не доработки. Из личного опыта знаю, что автоматизированные информационные продукты для составления бюджетов не такие гибкие, как Excel, и в н