Понятие о делопроизводстве.

МАТЕРИАЛЫ К  ЛЕКЦИИ «Введение в документоведение ».

Введение: - показать актуальность темы; - довести целевую установку через основные положения лекции; - охарактеризовать место и значение данной темы в курсе; - описать обстановку, которой разрабатывалась теоретическая проблема и шла ее практическая реализация; - дать обзор важнейших источников, монографий, литературы по теме; - вскрыть особенности изучения студентами материала по рассматриваемой проблеме.

Делопроизводство — это специфическое направление деятель­ности, которое занимается составлением, оформлением докумен­тов, их обработкой и хранением.

Значение документов в управленческой деятельности трудно переоценить, так как документ является основным носителем ин­формации, на базе которой принимается любое решение.

В документах отражается и учитывается деятельность любой ор­ганизации, фирмы, предприятия. Ведение многих документов пред­писано законами, например Устава, бухгалтерских документов, пер­вичных учетных и т.д. При ревизии работы организации проверя­ются ее документы.

От того, насколько грамотно составлен и оформлен документ, часто зависит решение вопроса, а от быстроты получения и обра­ботки информации — своевременность принятия решений.

Все работающие в сфере управления имеют дело с документами. Одни с ними работают, другие составляют, подписывают, визиру­ют, третьи оформляют, обрабатывают и т. д. Документ является главным объектом труда управленца.

Организация и ведение делопроизводства требуют профессиона­льных знаний и навыков, поэтому эту работу в учреждении (фирме) ведут специальные подразделения {службы делопроизводства), а в не­больших организациях и фирмах — секретари-референты (секретари).

Навыки работы с документами складывались и вырабатывались в течение нескольких веков, поэтому вам предстоит ознакомиться с кратким очерком истории организации делопроизводства в России.

Составлением и оформлением документов занимаются практи­чески все специалисты сферы управления, в том числе и в правоохранительной системе, поэтому основное содержание дисциплины направлено на теорию и практику составления и оформления служебных документов, что, несомненно, полез­но любому управленцу.

Составление, оформление документов и организация работы с ними регламентированы законодательными и нормативно-методи­ческими актами, на основе которых учреждения составляют свои организационные и нормативно-методические документы, обеспе­чивающие рациональную постановку делопроизводства. Разбору основных законодательных и нормативно-методических докумен­тов будет посвящена одна из первых лекций.

Большое место в реализации учебной программы уделено оформлению каждого реквизита доку­мента.

Требования к тексту, особенности языка и стиля служебных до­кументов, порядок их редактирования выделены в отдельные занятия. Так как каждый вид документа — приказ, протокол, справка, письмо и др. — имеет свои особенности, их составление и оформле­ние будут рассмотрены отдельно.

Кроме того, вам предстоит ознакомиться с технологией работы с документами. На занятиях будут изложены все этапы работы с документами, начиная с их получения, пер­вичной обработки, регистрации, ведения срокового контроля, ин­формационно-справочной работы. Отдельно будет рассмотрено порядок текущего хранения документов и подготовки их для сдачи в архив.

Следует обратить внимание на на освоение вами Федеральных законов «Об информации, информационных тех­нологиях и защите информации», «О государственном языке в Рос­сийской Федерации», постановлений правительства, ведомственных нормативных актах, касающиеся вопросов организации делопроизводства, форм документов. Все они полезны как для занятий, так и для будущей практической работы.

Понятие о делопроизводстве.

Приступая к изучению курса, прежде всего следует ознако­миться с основными профессиональными терминами и опреде­лениями, постоянно встречающимися в работе с документами.

Делопроизводство — отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными доку­ментами.

Первоначально термин появился в устной речи (предполо­жительно в XVII в.) и означал процесс решения (производства) дела: «дело производить» — решать вопрос. В ходе решения воз­никала необходимость закрепления результата, например, дос­тигнутой договоренности. Для этого издревле и создавали доку­менты, так как устное слово кратковременно, может быть забы­то, искажено при передаче или не так понято. Уже в XVI в. употребляется слово дело как собрание документов, относящих­ся к какому-либо делу, вопросу. Впервые в этом понятии слово «дело» зафиксировано в документах в 1584 г.

Современное делопроизводство включает:

§ обеспечение своевременного и правильного создания до­кументов (документирование);

§ организацию работы с документами (получение, передача, обработка, учет, регистрация, контроль, хранение, систе­матизация, подготовка документов для сдачи в архив, уничтожение).

§ Параллельно с термином «делопроизводство» в последние десятилетия используется термин документационное обеспечение управления (ДОУ). Его появление связано с внедрением в управ­ление компьютерных систем и их организационным, программ­ным и информационным обеспечением для приближения к терминологии, употребляемой в компьютерных программах и литературе. В настоящее время термины «делопроизводство» и «документационное обеспечение управления» являются сино­нимами и применяются для обозначения одной и той же дея­тельности. И тот, и другой термин можно встретить, например, в названиях документов, регламентирующих организацию документационных процессов: «Государственная система документационного обеспечения управления» и «Типовая инструк­ция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Рос­сийской Федерации».

§ Документирование — это процесс создания и оформления доку­мента. Государственный стандарт определяет документирование как «запись информации на различных носителях по установ­ленным правилам».

Необходимость фиксировать информацию появилась у лю­дей в глубокой древности. До нашего времени дошли «докумен­ты» различных эпох, созданные на глиняных табличках, бересте, каменных стелах и т.д. Способы нанесения информации также были разными: рисунок, графика, письмо. В настоящее время в управленческой практике используют главным образом доку­менты, созданные каким-либо способом письма — рукописным, машинописным, типографским, компьютерным, а также с ис­пользованием графики, рисунка, фотографии, звуко- и видеоза­писи и на специальном материале (бумаге, кино- и фотопленке, магнитной ленте, диске и др.). Изучением развития способов документирования и носителей информации занимается науч­ная дисциплина — документоведение.

Древнейшей техникой документирования было текстовое ру­кописное письмо. В конце XIX в. с изобретением пишущей ма­шинки для документирования все больше стали применяться средства механизации труда. В течение XX в. канцелярская пи­шущая машинка постоянно совершенствовалась за счет появле­ния более совершенных моделей пишущих и организационных автоматов и создания электронных моделей пишущих машинок различного назначения. С внедрением в 1980-е годы вуправ­ленческую деятельность персональных компьютеров они стали широко использоваться для создания документов. В настоящее время практически все компьютеры имеют программное обес­печение, позволяющее автоматизировать процессы составления, корректировки, редактирования, оформления, изготовления и пересылки текстовых документов. Однако внедрение новых ин­формационных технологий не исключает составления докумен­тов на бумажной основе и их обязательного оформления в соот­ветствии с установленными правилами.

Документирование в аппарате управления может осуществ­ляться на естественном языке (рукопись, машинопись, теле­грамма, телефонограмма, факсограмма, машинограмма) или на искусственных языках с использованием соответствующих носи­телей (магнитные ленты, диски, лазерные диски, дискеты и др.). На сегодняшний день в управленческой практике преобладаю­щим способом документирования является машинописная или компьютерная печать. Однако ряд документов, таких, например, как заявления, объяснительные записки, создается обычно ру­кописным способом.

Во многих случаях документирование является обязательным, предписывается законами и актами государственного управления.

Так, Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» (ст. 5) указывает: «Документирование информации является обязательным условием включения ин­формации в информационные ресурсы. Документирование ин­формации осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию дело­производства, стандартизацию документов и их массивов, безо­пасность Российской Федерации».

Организация работы с документами — это обеспечение движения документов в аппарате управления, их использования в справочных целях и хранения. Термин определяется государ­ственным стандартом как «организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельно­сти учреждения».

Документооборотомстандарт называет движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. В технологию работы с документа­ми входит:

• прием и первичная обработка документов;

• их предварительное рассмотрение и распределение;

• регистрация документов;

•контроль исполнения документов;

•информационно-справочная работа;

• исполнение документов;

•их отправка;

•систематизация (формирование дел) и текущее хранение документов.

Раскроем некоторые из перечисленных понятий. Так, реги­страция означает запись учетных данных о документе по установ­ленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения; контроль исполнения документов — совокупность дей­ствий, обеспечивающих их своевременное исполнение, формирова­ние дела — группирование исполненных документов в дело в соот­ветствии с номенклатурой дел (систематизированным перечнем наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленным в установленном порядке) и систематиза­ция документов внутри дела.