Зарегистрируйте в журнале следующие документы:

Практикум 3

Виды документопотоков

Пример регистрации документов на вымышленном предприятии АО "Виктория"

1. Из АО "Виктория" 6 декабря 1997 года направлено письмо в организацию "Аэлита" с запросом на участие в конкурсе - это исходящий документ.

Шифр АО "Виктория" 25, номер дела для служебных писем 08 и порядковый номер документа в регистрационном журнале 5 (таким образом, индекс документа имеет вид 25/08-5) Посмотрите на образце письма на рисунке, как проставлен на нем индекс и дата.

В поле На N_________ запись отсутствует, поскольку документ инициативный и не является ответом ни на какой другой документ, поэтому нет и ссылки на его индекс.

 

Далее производится запись о документе в регистрационный журнал для регистрации исходящих документов.

Форма регистрационного журнала для исходящих документов и внутренних документов

№ п/п

Дата и № исходящего документа

Куда и кому адресован документ

Краткое содержание

Кем подписан документ

№ дела, в которое подшит документ

Отметка об исполнении

2. В АО "Виктория" 5января 1998 года получен ответ, зарегистрированный в организации "Аэлита" под номером 113/15-02 15 декабря. В поле На N __ в организации "Аэлита" внесли номер письма, на которое подготовлен этот ответ - 25/08-05. Для АО "Виктория" полученное из "Аэлиты" письмо является входящим документом. При его поступлении в АО "Виктория" документ получил регистрационный номер 25/18-33 (25 - шифр предприятия, 18 - номер дела, 33 - порядковый номер письма в регистрационном журнале для входящих документов). Для записи входящего номера на самом письме в нижней части листа под подписью проставлен штамп, в который и внесен входящий номер.

Посмотрите на образце письма на рисунке, как зарегистрирован этот входящий документ. На рисунке в серой рамке помещен реквизит Резолюция, в котором руководитель предприятия лично изложил свое решение по вопросу, изложенному в письме организации "Аэлита".

 

 

Далее производится запись о документе в регистрационный журнал для регистрации исходящих документов.

Форма регистрационного журнала для входящих документов

Дата поступления

№ п/п док

От кого получено. (Адрес и исходящий №)

Краткое содержание

№ входящий документа и дата

Резолюция и кому направлен документ на исполнение

Расписка в получении документа

Задание

1. Создайте электронный журнал в текстовом редакторе для регистрации входящих и исходящих документов. Для оформления электронного журнала используйте альбомную ориентацию страницы, которая устанавливается в Microsoft Word командой Файл Параметры страницы вкладка Размер бумаги флаг Ориентация альбомная.

Зарегистрируйте в журнале следующие документы:

а) Письмо N123456/817-01 от 04.05.04. Директору НИИ Бахметьеву Б.А. 384042 Воронеж, ул. Краснознаменная, 25 "Об изменении в штатном расписании". Документ подписан директором «Виктории» М.И. Соболевым, копийный экземпляр помещен в дело N817, оригинал отправлен почтой.

б) Письмо N123456/817-02 от 10.05.04. Директору ИПК РАН В.А. Голодовникову 384012 ул. Вавилова, 40 "О получении целевых средств на приобретение вычислительной техники". Документ подписан директором «Аэлиты» А.А. Бобровым, копийный экземпляр помещен в дело N817, оригинал отправлен почтой.

3. Зарегистрируйте в электронном журнале следующие исходящие документы:

а) Письмо N123456/56-13 от 12.05.04 генеральному директору АО "Виктория" В.В. Марининой 567234 г. Запорожье ул. Победы, 78 "О переводе сотрудника АО "Виктория" В.Ф. Кияшко. Документ подписан директором М.И. Соболевым, копийный экземпляр помещен в дело N56, оригинал отправлен почтой

б) Письмо N123456/888-4 от 22.05.04 Директору института проблем кибернетики РАН В.А. Мельникову 135 247 Москва ул. Вавилова, 40 "Об изменении в штатном расписании" Документ подписан главным бухгалтером Т.П. Паниным, копийный экземпляр помещен в дело N888, оригинал получил П.П. Антипов в). Письмо N123456/817-5 от 24.05.04 Руководителю предприятия "Плазма" В.В. Ващенко 235 678 г.Кольчугино Московской области ул.Боевская,

в) "Об изготовлении 5-ти комплектов ОЗУ-256К". Документ подписан директором М.И. Соболевым и главным бухгалтером Т.П. Паниным, копийный экземпляр помещен в дело N817, оригинал отправлен почтой.

г) Письмо N123456/931-6 от 01.06.04 Начальнику отдела охраны ГОВД Н.П. Таренову Пермь тел. 12-35-47 "Об установке пожарно-охранной сигнализации". Документ подписан директором М.И. Соболевым и главным инженером Т.Е.

4. Зарегистрируйте в журнале регистрации поступивший в организацию документ:

5. Зарегистрируйте в электронном журнале следующий входящий документ: