Создание новых представлений.

Чтобы создать новое представление, в диалоговом окне со списком представлений нужно щелкнуть по кнопке New (Создать). В открывшемся окне определяется тип создаваемого представления: Single view (Одиночное представление) или Combination view (Комбинированное представление). После выбора типа нового представления открывается диалоговое окно определения его свойств. В зависимости от того, какое представление создается, будет открыто диалоговое окно определения свойств одиночного или комбинированного представления.

В диалоговом окне определения свойств одиночного представления, в поле Name (Имя) указывается название нового представления. Это название затем появится в списке всех представлений и в меню, если установить флажок Show in menu (Показывать в меню). Раскрывающийся список Screen (Экран) позволяет выбрать диаграмму или форму, которая ляжет в основу представления. Перечень доступных вариантов ограничивается рассмотренными диаграммами и формами. От пункта, выбранного в списке Screen (Экран), зависит, какие параметры будет настроить для создаваемого представления. Список Table (Таблица) доступен только в случае, если выбранный экран содержит таблицу. В этом списке можно выбрать таблицу, которая будет отображаться при загрузке представления. Список Group (Группа) также доступен только в том случае, если диаграмма допускает группировку данных. Тогда можно выбрать в списке группу, которая будет использоваться при группировке. Условия фильтрации данных можно определить для любой диаграммы с помощью списка Filter (Фильтр), в котором перечислены существующие фильтры, предназначенные для отбора отображаемых в представлении данных. Для того чтобы использовать фильтрацию в режиме выделения, предназначен флажок Highlight filter (Выделять результаты фильтра). Если этот флажок установлен, любые фильтры, которые в дальнейшем будут применяться к данному представлению, также будут работать только в режиме выделения.

Диалоговое окно определения свойств комбинированногопредставления, устроено проще аналогичного окна для одиночного представления. В поле Name (Имя) следует ввести название нового представления, а для того, чтобы оно отображалось в меню и на панели представлений, нужно установить флажок Show in menu (Показывать вменю). В раскрывающихся списках Тор (вверху) и Bottom (внизу) выбираются представления, которые будут отображаться в верхней и нижней частях нового представления. При этом список доступных представлений состоит не только из стандартных диаграмм (как в диалоговом окне создания одиночного представления), а из набора существующих одиночных представлений, в том числе и настроенных пользователем.

После того, как создание представления завершено, оно появляется в списке доступных представлений и его можно вызывать либо из списка, либо (если установлен соответствующий флажок) из меню или панели представлений.

Создание нового представления на основе существующего.

Часто удобнее создавать новое представление не "с нуля", а на базе уже существующего. Для этого щелчком по кнопке Сору (Копировать) в диалоговом окне со списком представлений выполняется копирование выделенного в списке представления. После щелчка по кнопке Сору (Копировать) открывается диалоговое окно, похожее на окно создания представления. В этом окне к названию исходного представления добавляется Copy of (Копия), а на месте раскрывающегося списка Screen (Экран) располагается информационное поле, не дающее возможности сменить диаграмму или форму, являющуюся базовой для скопированного представления. После щелчка по кнопке ОК представление с новым названием сохраняется.

Настройка интерфейса (таблиц, форм, полей БД).

Настройка таблиц.

Таблицы отображаются в представлениях, причем есть представления, в кото­рых таблицы совмещены с диаграммой, например Gantt Chart (Диаграмма Ган­га), а есть представления, состоящие из од­ной таблицы, например Resource Sheet (Лист ресурсов).

В настройках представления определено, какая таблица открывается по умолчанию при его загрузке. При этом в любой момент можно вывести на экран другую таблицу такого же типа. Например, в представлении Gantt Chart (Диаграмма Ганта) при открытии отображается таблица Entry (Ввод данных), а в представлении Task Usage (Использование задач) — таблица Usage (Использование). Однако можно отобразить таблицу Entry (Ввод данных) в представлении Task Usage пользование задач) или таблицу Task Usage (Использование задач) в представлении Gantt Chart (Диаграмма Ганта).

Таким образом образом, хотя в представлении заложено ограничение на тип отображаемых таблиц (таблицы с данными о задачах или ресурсов), просматривать в нем можно любые таблицы этого типа. Переключение между таблицами осуществляется с помощью команды View > Table (Вид > Таблица).

При настройке таблиц можно добавить (Insert > Column (Вставить > Столбец), удалить и форматировать колонки таблицы, если набор столбцов по умолчанию включенных в таблицы не подходит к задаче. В раскрывающемся списке Field name (Имя поля) перечислены поля, которые можно добавить в таблицу (поля из "внутренней" таблицы того же типа, что и настраиваемая).

Настройка диаграмм.

Для настройки диаграмм используются средства форматирования. Они позволяют: 1) изменять форму и цвет составляющих диаграмму отрезков; 2) определять, какая проектная информация отображается на диаграмме рядом с отрезками; 3) отображать дополнительную графическую информацию (отклонение от базового плана и пр.); 4) форматировать шкалу времени (тем самым уменьшая или увеличивая масштаб отображения проекта.

Настройка происходит с помощью диалогового окна форматирования (Format > Format Bar).

В том случае, когда требуется форматировать внешний вид сразу всех задач плана или задач определенного типа (например, завершающих), используется групповое форматирование элементов диаграммы (Format > Bar Styles (Формат > Стили отрезков). Оно позволяет полностью настраивать вид диаграммы, определяя, какая именно информация из проектного файла и каким образом отображается на диаграмме. Для этого в диалоговом окне определяются типы (или стили) отрезков. Каждый стиль соотносится с определенным типом задач и имеет свои параметры представления на диаграмме. Отбор задач происходит на основании полей типа Flag (Флаг) с использованием списка.

Для одного и того же типа задач на диаграмме может отображаться несколько отрезков, например, Task (Задача) и Progress (Ход выполнения) относятся к типу задач Normal (обычная) и потому наслаиваются друг на друга (один отрезок поверх другого). Для того, чтобы отображались друг под другом, следует воспользоваться столбцом Row (Строка) в окне форматирования.

Начальные и конечные точки отрезков выбираются из дат, хранящихся во внутренней таблице. Чтобы задачи отображались на диаграмме в удобном масштабе, в диалоговом окне форматирования шкалы времени (в диалоговом окне – шкала Format >Timescale (Шкала времени)).

Шкала времени в диаграмме Ганта состоит из 3 уровней (показывают порядок отображения на диаграмме – вверху, посередине, внизу) – верхнего, среднего и нижнего; обязателен только средний. Каждый уровень содержит единицы измерения, при этом единицы уровня, расположенного ниже, должны быть не больше единиц более высокого уровня. Например, если верхний уровень разделен на кварталы, то нижний может содержать месяцы, (недели, дни и т.д.), но не на года.

В некоторых случаях при планировании проекта нужно относить затраты к финансовому, а не календарному году. Для перехода к нему в MS Project следует установит флажок Use Fiscal Year (использовать финансовый год)

Для настройки диаграмм также используются переключатель Drow (Показывать) – определение способа отображения нерабочих промежутков на диаграмме, при стандартной настройке оно скрыто за отрезками диаграммы; диалоговое окно Zoom (Масштаб) – форматирование шкалы времени, изменение единиц измерения диаграммы в зависимости от того, сколько дней из плана проекта должны разместиться в окне MS PROJECT и др. Для удобства просмотра больших диаграмм используются вспомогательные линии (Gantt Rows - Горизонтальные линии на диаграмме, соответствующие линиям между названиями задач в сопутствующей диаграмме таблице; Current date – Вертикальная линия, соответствующая текущей дате; Top Tier – Вертикальные линии, соответствующие границам между единицами измерения на верхнем уровне шкалы времени и др.), позволяющие соотносить отрезок со шкалой времени. Их настройка производится с помощью диалогового окна Gridlines (Сетка) (в меню Format (Формат)).

Настройка параметров диаграммы не ограничивается определением параметров отображения на ней. Диалоговое окно Layout (Макет) меню Format (Формат) позволяет определить ее дополнительные свойства, общие для всех размещенных на ней отрезков. В разделе Link (Связи) диалогового окна определяется, как на диаграмме должны отображаться связи между задачами или отменяется отображение связей.

В MS Project есть возможность отображать сводную информацию о задачах, включенных в фазу на самом отрезке фазы. В этом режиме все отрезки задач совмещаются в единый отрезок фазы (установка флажка Always roll Gant bars (Всегда выполнять сведение диаграммы Ганта)). Просматривать сводную информацию обо всех задачах фазы удобно, когда на диаграмме отображаются только отрезки фаз, а отрезки задач скрыты. Когда же на диаграмме видны задачи, составляющие фазу, то потребность в сводной информации отпадает и ее можно убрать с помощью флажка Hide rollup bars when summery expended (Скрывать сведенные отрезки при развертывании суммарных задач). При небольших единицах измерения по шкале времени отрезки (например, 1,5 дня) округляются до ближайшего целого с помощью флажка Round bars to whole days (Округлять отрезки до целых дней). При этом реальная длительность задачи не меняется, удлиняется только отрезок на диаграмме). Вид показа на диаграмме задач с прерыванием определяется при помощи флажка Show bar sptits (Показывать прерывание отрезков).

Для быстрой настройки многочисленных параметров диаграммы в MS PROJECT имеется специальный компонент – мастер диаграмм Ганта (GanttChartWizard – Мастер диаграмм Ганта в меню Format (Форматирование)). Работа мастера выполняется за несколько шагов, на которых надо последовательно определить основные параметры настраиваемой диаграммы.

Диаграмма Ганта дает возможность не только просматривать проектную информацию в удобном формате, но и редактировать ее (с помощью мыши): изменения дат начала и окончания задач; задать процент выполнения задачи; произвести связывание задач; прервать задачу (например, при болезни исполнителя).

Настройка форм.

Формы вызываются с помощью окна со списком представлений, в котором представлены все доступные формы. Отличить их можно по названию, которое всегда содержит слово Form (Форма), например Resource Form (Форма ресурсов). Кроме того, при разбиении окна командой Window " Split (Окно > Разделить) до именно форма загружается в нижнюю часть комбинированного представления.

Из-за удобства редактирования и неудобства просмотра общей проектной информации формы обычно включаются в нижнюю часть комбинированного представления. В таком случае в верхнем представлении можно анализировать план проекта и выбирать нужную задачу, а в нижней части представления редактировать ее свойства в форме.

Все формы имеют одинаковую структуру: в верхней части располагается заголовок, под ним - информационный блок. Заголовок содержит элементы редактирования свойств задачи или ресурса. Число элементов зависит от типа формы, например, в заголовке формы названий ресурсов присутствует только поле Name (Название).

Рядом с элементами редактирования свойств располагаются кнопки Previous (Предыдущий/Предыдущая – в зависимости от того, к ресурсу или задаче относится форма) и Next (Следующий/Следующая), которые служат для перемещения по списку задач или ресурсов. Если данные в форме были отредактированы, эти кнопки меняют названия на ОК и Cancel (Отмена) для принятия отмены сделанных изменений.

В информационном блоке отображается дополнительная информация о ресурсе или задаче, например список задействованных ресурсов, стоимость работ каждого из них, связанные объекты, заметки и пр. Например, форма может содержать список задействованных в задаче ресурсов и список предшествующих задач.

Для выбора типа отображаемой информации можно воспользоваться командами подменю Details (Подробности) контекстного меню формы или меню Format (Формат). Состав команд для форм с информацией о ресурсах и для форм с информацией о задачах различается, но в обоих случаях в нем имеются команды Notes (Заметки) и Objects (Объекты), предназначенные для просмотра и редактирования связанных с задачей или ресурсом объектов (например, файлов) и заметок.

На форме ресурсов можно просматривать и редактировать данные о календарном плане (Shedule), затратах (Cost) и трудозатратах (Work) ресурса. При выборе этих команд в информационном блоке отобразится таблица со списком задач, в которых используется этот ресурс, и данные, соответствующие выбранной команде меню: даты участия в задаче и ее длительность, стоимость участия ресурса в работах или трудозатраты ресурса в рамках выполнения задач. В заголовке формы названий можно редактировать лишь название ресурса.

Формы с информацией о задаче с помощью команд подменю Details (Подробности) меню Format (Формат) можно просматривать и редактировать информацию как о задействованных в задаче ресурсах, так и о связях задачи с другими задачами проекта.

Команда Resources & Predecessors (Ресурсы и предшественники) отобразит две таблицы, в одной из которых будет содержаться информация о задействованных в задаче ресурсах, а в другой перечислены задачи, предшествующие выбранной. Команда Resources & Successors (Ресурсы и последователи) действует  аналогично, отображая во второй таблице информацию не о предшествующих, а о последующих задачах. А команда Predecessors & Succesors (Предшественники и последователи) объединит таблицы с данными о предшествующих и последующих задачах в информационном блоке формы.

На форме описания задачи можно также просматривать данные об участии ресурсов в выбранной задаче, основываясь на календарном плане ресурсов (Resourse Shedule), затратах на ресурсы (Resource Cost) и трудозатратах ресурса (Resource Work). При выборе любой из этих команд в информационном блоке отображается таблица со списком участвующих в задаче ресурсов, а также данные, соответствующие выбранной команде.

Если диаграммы предназначены в первую очередь для просмотра, то  формы - для их ввода и редактирования, поэтому формы и диаграммы удобно применять вместе. Если подвести мышь к нижней стрелке вертикальной полосы прокрутки окна открытой диаграммы и потащить полоску, расположенную под ней, то на экране появиться форма, сочетающаяся с открытой диаграммой.