Случай 2. Сортировка текста и чисел одновременно

Предположим, что в таблице есть столбец с кодами различных запчастей и агрегатов для автомобилей (part number). Причем крупные детали в сборе (например, коробка передач, двигатель, рулевое управление) обозначаются чисто цифровым кодом, а мелкие детали, которые в них входят - кодом с добавлением уточняющего номера через, допустим, точку. Попытка отсортировать такой список обычным образом приведет к нежелательному результату, т.к. Excel сортирует отдельно числа (номера крупных агрегатов в сборе) и отдельно текст (номера мелких деталей с точками):

Необходимо получить список, где после каждого крупного агрегата будут идти его детали:

Чтобы это реализовать, нужно временно добавить еще один столбец к нашей таблице, в котором превратить все коды в текст с помощью функции ТЕКСТ:

Если затем произвести сортировку по этому столбцу, то Excel спросит о том, как ему сортировать числа и текст:

Если выбрать второй вариант в этом диалоговом окне, то Excel не будет преобразовывать номера крупных агрегатов в числа и станет сортировать весь список как текст, что и даст нам нужный результат. Вспомогательный столбец потом, конечно же, можно удалить.

4. Выборочные вычисления

Имеем таблицу по продажам, например, следующего вида:

Задача: просуммировать все заказы, которые менеджер Григорьев реализовал для магазина "Копейка".

Способ 1. Функция СУММЕСЛИ, когда одно условие

Если бы в нашей задаче было только одно условие (все заказы Петрова или все заказы в "Копейку", например), то задача решалась бы достаточно легко при помощи встроенной функции Excel СУММЕСЛИ (SUMIF) из категории Математические (Math&Trig). Выделяем пустую ячейку для результата, жмем кнопку fx в строке формул, находим функцию СУММЕСЛИ в списке:

Жмем ОК и вводим ее аргументы:

Диапазон - это те ячейки, которые мы проверяем на выполнение Критерия. В нашем случае - это диапазон с фамилиями менеджеров продаж.

Критерий - это то, что мы ищем в предыдущем указанном диапазоне. Разрешается использовать символы * (звездочка) и ? (вопросительный знак) как маски или символы подстановки. Звездочка подменяет собой любое количество любых символов, вопросительный знак - один любой символ. Так, например, чтобы найти все продажи у менеджеров с фамилией из пяти букв, можно использовать критерий ?????. А чтобы найти все продажи менеджеров, у которых фамилия начинается на букву "П", а заканчивается на "В" - критерий П*В. Строчные и прописные буквы не различаются.

Диапазон_суммирования - это те ячейки, значения которых мы хотим сложить, т.е. нашем случае - стоимости заказов.

Способ 2. Функция СУММЕСЛИМН, когда условий много

Если условий больше одного (например, нужно найти сумму всех заказов Григорьева для "Копейки"), то функция СУММЕСЛИ (SUMIF) не поможет, т.к. не умеет проверять больше одного критерия. Поэтому начиная с версии Excel 2007 в набор функций была добавлена функция СУММЕСЛИМН (SUMIFS) - в ней количество условий проверки увеличено аж до 127! Функция находится в той же категории Математические и работает похожим образом, но имеет больше аргументов:

При помощи полосы прокрутки в правой части окна можно задать и третью пару (Диапазон_условия3-Условие3), и четвертую, и т.д. - при необходимости.

Если же у вас пока еще старая версия Excel 2003, но задачу с несколькими условиями решить нужно, то придется извращаться - см. следующие способы.

Способ 3. Столбец-индикатор

Добавим к нашей таблице еще один столбец, который будет служить своеобразным индикатором: если заказ был в "Копейку" и от Григорьева, то в ячейке этого столбца будет значение 1, иначе - 0. Формула, которую надо ввести в этот столбец очень простая:

=(A2="Копейка")*(B2="Григорьев")

Логические равенства в скобках дают значения ИСТИНА или ЛОЖЬ, что для Excel равносильно 1 и 0. Таким образом, поскольку мы перемножаем эти выражения, единица в конечном счете получится только если оба условия выполняются. Теперь стоимости продаж осталось умножить на значения получившегося столбца и просуммировать отобранное в зеленой ячейке:

Способ 4. Волшебная формула массива

Если вы раньше не сталкивались с такой замечательной возможностью Excel как формулы массива, то советую почитать предварительно про них много хорошего здесь. Ну, а в нашем случае задача решается одной формулой:

=СУММ((A2:A26="Копейка")*(B2:B26="Григорьев")*D2:D26)

После ввода этой формулы необходимо нажать не Enter, как обычно, а Ctrl + Shift + Enter - тогда Excel воспримет ее как формулу массива и сам добавит фигурные скобки. Вводить скобки с клавиатуры не надо. Легко сообразить, что этот способ (как и предыдущий) легко масштабируется на три, четыре и т.д. условий без каких-либо ограничений.

Способ 4. Функция баз данных БДСУММ

В категории Базы данных (Database) можно найти функцию БДСУММ (DSUM), которая тоже способна решить нашу задачу. Нюанс состоит в том, что для работы этой функции необходимо создать на листе специальный диапазон критериев - ячейки, содержащие условия отбора - и указать затем этот диапазон функции как аргумент:

=БДСУММ(A1:D26;D1;F1:G2)

5. Выпадающий список с наполнением

Задача: создать в ячейке выпадающий список для удобного ввода информации. Варианты для списка должны браться из заданного динамического диапазона, т.е. если завтра в него внесут изменения - например, удалят ненужные элементы или допишут еще несколько новых - они должны автоматически отразиться в выпадающем списке:

Способ 1. Если у вас Excel 2007 или новее

Простой и удобный способ почти без формул. Использует новую возможность последних версий Microsoft Excel начиная с 2007 версии - "Умные Таблицы". Суть его в том, что любой диапазон можно выделить и отформатировать как Таблицу. Тогда он превращается, упрощенно говоря, в "резиновый", то есть сам начинает отслеживать изменения своих размеров, автоматически растягиваясь-сжимаясь при добавлении-удалении в него данных.

Выделите диапазон вариантов для выпадающего списка (A1:A5 в нашем примере выше) и на Главной (Home) вкладке нажмите кнопку Форматировать как таблицу (Home - Format as Table). Дизайн можно выбрать любой - это роли не играет:

Обратите внимание на то, что таблица должна иметь строку заголовка (в нашем случае это А1 со словом Сотрудники). Первая ячейка играет роль "шапки" и содержит название столбца. На появившейся после превращения в Таблицу вкладке Конструктор (Design) можно изменить стандартное имя таблицы на свое (без пробелов!). По этому имени мы сможем потом адресоваться к таблице на любом листе этой книги:

Теперь выделите ячейки где вы хотите создать выпадающие списки (в нашем примере выше - это D2) и выберите в старых версиях Excel в меню Данные - Проверка (Data - Validation), а в новых нажмите кнопку Проверка данных (Data Validation) на вкладке Данные (Data). В открывшемся окне на вкладке Параметры (Settings) выберите вариант Список (List) и введите в поле Источник (Source) вот такую формулу:

=ДВССЫЛ("Таблица1[Сотрудники]")

=INDIRECT("Таблица1[Сотрудники]")

Смысл этой формулы прост. Выражение Таблица1[Сотрудники] - это ссылка на столбец с данными для списка из нашей умной таблицы. Но проблема в том, что Excel почему-то не хочет понимать прямых ссылок в поле Источник (Source), т.е. нельзя написать в поле Источник выражение вида =Таблица1[Сотрудники]. Поэтому мы идем на тактическую хитрость - вводим ссылку как текст (в кавычках) и используем функцию ДВССЫЛ (INDIRECT), которая преобразовывает текстовую ссылку в настоящую, живую.

Осталось только нажать на ОК. Если теперь дописать к нашей таблице новые элементы, то они будут автоматически в нее включены, а значит - добавятся к нашему выпадающему списку. С удалением - то же самое.

Если вам лень возиться с вводом формулы ДВССЫЛ, то можно чуть упростить процесс. После создания умной таблицы просто выделите мышью диапазон с элементами для выпадающего списка (A2:A5) и введите в поле адреса имя для этого диапазона (без пробелов), например Стажеры, и нажмите на Enter:

Фактически, этим мы создаем именованный динамический диапазон, который ссылается на данные из нашей умной таблицы. Теперь имя этого диапазона можно ввести в окне создания выпадающего списка в поле Источник (Source):

Способ 2. Если Excel 2003 или старше:

В старых версиях Excel до 2007 года не было замечательных "умных таблиц", поэтому придется их имитировать своими силами. Это можно сделать с помощью именованного диапазона и функции СМЕЩ (OFFSET), которая умеет выдавать ссылку на динамический диапазон заданного размера.

Откройте меню Вставка - Имя - Присвоить (Insert - Name - Define) или нажмите Ctrl+F3. В открывшемся окне нажмите кнопку Добавить (New), введите имя диапазона (любое, но без пробелов и начинающееся с буквы, например - Люди) и в поле Ссылка (Reference) введите вот такую формулу:

=СМЕЩ(A2;0;0;СЧЁТЗ(A2:A100);1)

=OFFSET(A2;0;0;COUNTA(A2:A100);1)

Функция СЧЁТЗ (COUNTA) подсчитывает количество непустых ячеек в столбце с фамилиями, т.е. количество строк в диапазоне для выпадающего списка. Функция СМЕЩ (OFFSET) формирует ссылку на диапазон с нужными нам именами и использует следующие аргументы:

A2 - начальная ячейка

0 - сдвиг начальной ячейки по вертикали вниз на заданное количество строк

0 - сдвиг начальной ячейки по горизонтали вправо на заданное количество столбцов

СЧЁТЗ(A2:A100) - размер получаемого на выходе диапазона по вертикали, т.е. столько строк, сколько у нас занятых ячеек в списке

1 - размер получаемого на выходе диапазона по горизонтали, т.е. один столбец

Теперь выделите ячейки, где вы хотите создать выпадающие списки, и выберите в старых версиях Excel в меню Данные - Проверка (Data - Validation). В открывшемся окне на вкладке Параметры (Settings) выберите вариант Список (List) и введите в поле Источник (Source) вот такую формулу:

=Люди

После нажатия на ОК ваш динамический список в выделенных ячейках готов к работе.